Особенности реализации системы 5S в офисе. Внедрение системы 5с в офисе


Особенности реализации системы 5S в офисе — Leanbase

Метод организации рабочих мест 5S является универсальным и применяется на любых рабочих местах в любых сферах деятельности. Разумеется, мы не сможем охватить абсолютно все рабочие места. Рабочие места, связанные с обслуживанием оборудования, подробно рассматриваются при описании метода ТРМ (Всеобщего обслуживания оборудования), поэтому на них мы также старались не останавливаться подробно.Однако, чтобы у читателя не сложилось мнения, что 5S — это метод только для производства, мы решили выделить и рассмотреть примеры реализации метода в офисах. Под офисами мы будем понимать все процессы, работающие с нематериальным, информационным продуктом. Это может быть сфера услуг, консалтинг, или один из административных отделов на заводе (бухгалтерия, продажи, кадры и т.п.).В данном разделе мы остановимся на особенностях реализации 5S в офисах. Суть каждого шага остается неизменной по отношению к любому рабочему месту, однако приоритеты и фокусы в работе могут немножко сместиться. Работа в направлении организации рабочих мест в офисе имеет свои нюансы, о которых нужно помнить. Кроме того, существует определенный набор ошибок, накопленных на практике, которые надо учитывать.

Помним, что существует семь видов потерь, известных вам. Этот список вполне подходит для офиса и для любой другой сферы производства. Тем не менее, поначалу бывает достаточно сложно применить их к офисному процессу. Давайте вспомним их.Перепроизводством в офисных процессах может быть изготовление лишних копий, выполнение любой работы, которая не востребована заказчиком, разработка ненужных презентаций, документов, отчетов и т.д.Излишние запасы — это накопление необработанных документов, любой работы, приходящей от внутреннего поставщика, которая копится.Транспортировка —  это передача документов, лишний перенос и движение информации. Информацию мы не можем пощупать, потрогать, в данном случае это и есть продукт производства.Лишние движения — это поиск информации, неудобное расположение оргтехники, когда приходится ходить за принтером или ламинатором достаточно далеко. Это поиск файлов в компьютере и в информационных системах предприятия. Все это можно отнести к лишним движениям.Ожидание тоже может быть разным: ожидание утверждения документа, ожидание начала совещания в приёмной и т.д.Излишняя обработка — это чрезмерно детализированные и излишние отчеты, сбор, анализ и оформление данных, которые не нужны заказчику (чаще всего это внутренний заказчик). Если вы, например, делаете отчет для руководителя и его интересует лишь динамика производительности, а вы красочно оформляете презентацию и дополнительно приводите какую-то аналитику, которая его не интересует, то это и есть лишняя обработка.Переделки и дефекты — это исправление ошибок, опечаток в отчетах, утеря документов, уточнение информации и т.д.

Это универсальная классификация потерь. Она подходит под любой процесс.

В отличие от производства, где мы можем наблюдать продукт по мере его преобразования материала, мы можем увидеть его и пощупать, в офисных процессах все гораздо сложнее. Здесь мы не видим материальный продукт, но знаем, что происходит работа и продуктом, как правило, является информация или услуга.

Например, оформление страховки. Человек страхует свой автомобиль, его интересует готовый бланк страховки, а именно сам момент получения страховочного сертификата, но процесс оформления может быть достаточно долгим. По мере его выполнения могут изготавливаться лишние копии, копиться необработанные документы, передаваться неоднократно от одного работника к другому, могут происходить лишние движения, поиск информации в компьютере, ожидания работника для утверждения или согласования каких-то документов, может существовать излишняя обработка, может возникать множество ошибок в процессе. От человека требуются входящие данные: номер паспорта, водительские права и т.д. Здесь мы продукт не видим, однако, если мы понимаем, как движется информация, и знаем, как происходит процесс, то можем выявить все существующие виды потерь.

Вернемся к организации рабочих мест в офисе. Она способна частично либо полностью устранить некоторые виды потерь. К чему ведут потери в офисных процессах?

  • Это увеличение срока выполнения заказа. Если, например, вы могли бы получить ту самую страховку через 20 минут, а вы ждете целый час. Это может привести также к потере управленческих решений, а мы помним, что любое решение, которое принято быстро, является лучшим вариантом, чем отличное, хорошо продуманное, принятое не вовремя.  А как вы знаете, основная задача управления и менеджмента — это принимать решения быстро, вовремя и качественно. Ошибки управленческих решений также могут происходить из-за недостоверной информации. Поэтому потери могут дать и ошибки управленческих решений.
  • Может происходить увеличение себестоимости продукта, как следствие наличия потерь. То есть если для оформления страховки требуется 20 минут, а мы тратим час, то каждый сотрудник не успевает обслужить всех клиентов, приходится нанимать еще дополнительных работников, раздувать штат и т.д.
  • Опоздание с выбором нового продукта на рынок тоже может иметь серьезные последствия. Буквально день или два решают судьбу компании. Потери существуют практически везде, 5S нужен в офисе в первую очередь для стабилизации процесса, которая заключается в устранении основных потерь, возникающих на рабочих местах.

Мы сейчас не будем рассматривать все офисные процессы, это тема для отдельной книги. Здесь мы посмотрим только на потери на рабочих местах, но это уже будет являться отличным фундаментом для того, чтобы оптимизировать и улучшить офисные процессы в целом.

Цель 5S в офисных процессах такая же, как в производстве — стабилизация, вовлечение персонала, организация рациональных рабочих мест.Стабилизация в офисе имеет определенную специфику.Стабилизация по-прежнему выражается в способности выдавать результат: давать определенное количество и качество продукта и предсказывать его (предсказуемый результат). Но стабилизация в офисе зависит от других факторов. Например, от исключения ошибок в работе. Чем меньше ошибок проникают в работу, тем проще предсказать результат и соответственно планировать, прогнозировать его и исключить какие-то другие виды потерь.Например, ожидание — это исключение остановок процесса. Процесс может останавливаться из-за неорганизованности рабочего места, при скоплении документов, при потере документов и долгом поиске данных. Это исключение возвратов продукта (информации), которые могут возникать, когда недостает данных, либо обнаруживается критичная ошибка, исправить которую может только внутренний поставщик.Если рабочее место организовано правильно и рационально, то исключается большинство ошибок в работе, соответственно снижается количество возвратов. То же касается уточнения информации. Мы меньше уточняем, реже останавливаем процесс, он становится более стабильным. Если информация под рукой, если мы знаем, что конкретно необходимо сделать, то становится гораздо меньше ошибок и их исправлений. Исключение потери времени на поиск, хождение и ожидание внутренних заказчиков и поставщиков.Рациональная организация устраняет потери на рабочем месте и позволяет исключить или уменьшить некоторые факторы, негативно влияющие на стабильность процесса.

На чем следует акцентировать внимание при организации рабочего места в офисе?
  • Устранение потерь времени на поиск нужного документа. Следует сделать так, чтобы поиск документации, которая используется постоянно, был минимальным. Для этого нужна сортировка и упорядочивание файлов, в том числе и на компьютере. Повышение производительности компьютера способно эту проблему частично решить. Документация, которая нам нужна в первую очередь, хранится в непосредственной близости.
  • Устранение запасов и перепроизводства. Скопление документов, которые давно не нужны, должны находиться в архиве, излишки запасов канцтоваров и бумаг — все это мешает нормальной организации рабочего места, отвлекает внимание, порождает мелкие потери времени по поиску, сортировке, перекладыванию и т.д. Здесь надо подумать, откуда эти запасы появляются и как можно предотвратить появление подобных ненужных запасов на рабочем месте в дальнейшем.
  • Обратите внимание, как разделить ответственность, зоны и обязанности по поддержанию чистоты. Как правило, в офисах существует достаточно большое количество зон, которые являются зонами безответственности, то есть ни к кому не относятся. Это места общего пользования, принтеры, ламинаторы, конференц-залы. Это такие территории, за которыми никто не смотрит и не ухаживает, но тем не менее, когда необходимо, например, срочно выполнить какую-то работу, может оказаться так, что картридж не заправлен, конференц-зал не подготовлен (кто-то провел совещание и не расставил стулья, не убрал бумаги) и так далее. Такие моменты надо продумать опять же применительно к рабочим местам в офисе, разделить ответственность, она может быть поделена либо по зонам, либо по времени, либо могут быть приняты правила пользования общественными местами. Например, использовали конференц-зал, провели там собрание или совещание, и после совещания тот, кто его проводил, тратит 5-10 минут для того, чтобы привести его в нужное состояние.
  • Подумайте, какие ошибки можно исключить с помощью визуализации. Она может сэкономить достаточно много времени. Визуализация может помочь быстро найти документ, человека, сориентироваться в помещении, исключить ошибки в работе. Здесь надо подумать применительно к конкретному рабочему месту: какие ошибки возникают не только у того человека, который работает на конкретном рабочем месте, но и у тех людей, кто приходит к нему, кто с ним взаимодействует. С помощью визуализации часть этих ошибок можно исключить.
  • Поищите, где можно устранить излишние перемещения и транспортировку. Здесь можно обратить внимание на электронный документооборот. Можно применить такие решения, как единый рациональный и визуальный сбор корреспонденции. Проблемы с излишними перемещениями, как правило, связаны с почтой в офисе. Иногда, если существует большое количество перемещений на рабочем месте, целесообразно применить диаграмму «спагетти» и проанализировать, куда работник чаще всего перемещается.

Забудьте про оконтуривание мышек, подписание карандашей и ручек, мониторов, стационарных компьютеров, от подписей, из серии «это телефон», «ножницы» и прочее. Это все бесполезные вещи, которые просто тратят ваше время и ресурсы. Они ни к чему не приводят, не устраняют никаких потерь, не стабилизируют процесс, а самое главное, демотивируют коллектив.Поэтому, пожалуйста, не занимайтесь подобной ерундой.

Кратко подведём итог, на чём мы фокусируемся при устранении потерь в офисе. Это исключение ошибок в работе, остановок процесса, возвратов продукта, уточнения информации, внесения исправлений, потери времени на поиск, хождения, ожидание внутренних заказчиков и поставщиков. Это все, что повышает стабильность процесса.Начиная организовывать рабочие места, помните, что основная цель —  стабилизировать процесс при помощи устранения основных потерь, которые есть в офисе, и вовлечь персонал. Такие глупости, как подписи мышек и карандашей, демотивируют персонал.Ваш акцент в работе должен быть направлен в первую очередь на устранение времени на поиск документации, запасов и перепроизводства, исключение скопления документов, лишних перемещений и бумаг, разделение зон ответственности, закрепление общих правил, а также на исключение ошибок с помощью визуализации.

Статья подготовлена на основании материала из книги «5S. Организация рабочих мест» , 2016 г. Ф.А. Семенычев. Специально для LeanBase.ru

leanbase.ru

Система 5С на производстве и в офисе

Транскрипт

СЕРИЯ Система «Росатома»

1 СЕРИЯ Производственная Система «Росатома» Система 5С на производстве и в офисе

2 Система 5С на производстве и в офисе Цели и результат обучение Цель данной программы сформировать навык применения одного из инструментов Производственной системы «Росатома» системы 5С в своей рабочей среде В результате изучения данной программы Вы сможете:!!!!! Понять преимущества применения системы 5С. Узнать, как повысить свою эффективность за счет грамотной организации рабочего пространства. Разобраться, что необходимо сделать для сокращения времени на поиск необходимых для работы инструментов, предметов, материалов. Грамотно организовать свое рабочее пространство. Применять 5С не только на работе, но и дома. 2

3 Система 5С на производстве и в офисе Содержание 1 Предпосылки внедрения 4 2 Ключевые принципы и выгоды от внедрения системы 5С 5 3 Шаги системы Шаг 1: Сортировка Шаг 2: Соблюдение порядка Шаг 3: Содержание в чистоте Шаг 4: Стандартизация Шаг 5: Совершенствование этапов внедрения системы 5С 4.1 Этап 1: Подготовительный Этап 2: Сканирование (Диагностика) Этап 3: Сортировка и удаление ненужного Этап 4: Рациональное расположение и определение границ Этап 5: Уборка с одновременным осуществлением проверки Этап 6: Стандартизация и обмен информацией Этап 7: Поддержание достигнутого и совершенствование Рекомендации для предотвращения рисков 25 6 Дополнительная литература 26 3

4 Система 5С на производстве и в офисе 1. Предпосылки внедрения Зачем это нужно? Чтобы организовать рабочее пространство, обеспечивающее безопасное и эффективное выполнение работ. Система 5С система организации рабочего пространства, обеспечивающая безопасное и эффективное выполнение работ Система получила название от первых букв пяти слов: 1. Сортируй 2. Соблюдай порядок 3. Содержи в чистоте 4. Стандартизируй 5. Совершенствуй Оказывается, каждый день офисный работник около 13% рабочего времени что-либо ищет, 10% времени тратит на ожидания, 7% тратит по другим причинам. В год эти 30%, составляют около 30 рабочих дней! Данные проведенных исследований McKinsey в 2009 году 4

Система 5С на производстве и в офисе 2. Ключевые принципы и выгоды от внедрения Ключевые принципы: 1. Сортировка - удаление ненужного. 2. Соблюдение порядка - определение для каждой вещи своего места.

5 Система 5С на производстве и в офисе 2. Ключевые принципы и выгоды от внедрения Ключевые принципы: 1. Сортировка - удаление ненужного. 2. Соблюдение порядка - определение для каждой вещи своего места. 3. Соблюдение чистоты - систематическая уборка, проверка. 4. Стандартизация процессов, операций. 5. Совершенствование порядка и самодисциплина. Система 5С помогает быстро избавиться от накопившегося на производстве и в офисе хлама и исключить его появление в дальнейшем. Создать оптимальные условия для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии для повышения производительности, предотвращения несчастных случаев, снижения загрязнения окружающей среды. Для организации: рост качества продукции; сокращение количества брака по причине ошибок работников; снижение вероятности несчастных случаев; Для работника: поддержание постоянного порядка на рабочем месте, избегание повторного захламления; снижение утомляемости; рост удовлетворенности работой; сокращение времени на поиски, ожидания и другие потери. Для руководителя: повышение скорости выполнения заданий; снижение количества ошибок работников; улучшение психологического климата в коллективе; повышение производительности труда; управляемость и прозрачность рабочего процесса; взаимозаменяемость в коллективе. 5

Система 5С на производстве Шаги системы 5С 2. вещь на своем месте! чтобы их было легко найти СОДЕРЖАНИЕ В ЧИСТОТЕ чистоте! комфортным и безопасны. 1. ненужного! к потере пространства, СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ свое рабочее место! система 5С стала

6 Система 5С на производстве и в офисе 3. Шаги системы 5С 2. СОБЛЮДЕНИЕ ПОРЯДКА «Каждая вещь на своем месте!» Расположи предметы так, чтобы их было легко найти и использовать. 3. СОДЕРЖАНИЕ В ЧИСТОТЕ «Содержи рабочее место в чистоте!» Сделай свое место комфортным и безопасны. 1. СОРТИРОВКА «Избавься от ненужного!» Ненужные предметы ведут к потере пространства, времени и денег. 5. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ «Постоянно совершенствуй свое рабочее место!» Сделай так, чтобы система 5С стала неотъемлемой частью твоей жизни. 4. СТАНДАРТИЗАЦИЯ «Создай стандарт рабочего места, операций!» Стандартизируй все улучшения, проведенные в процессе. 6

Система 5С на производстве и в офисе 3.1.

7 Система 5С на производстве и в офисе 3.1. Шаг 1: Сортировка Цель Задача Комментарий Освободить рабочее пространство от ненужных предметов, создать предпосылки для организации наглядного и эффективного производства. Классификация предметов, на степени их необходимости на рабочих местах На рабочем месте должны находиться в необходимом количестве только те предметы, которые требуются для выполнения текущей деятельности. Все предметы в рабочей зоне разделяются на 3 категории, в зависимости от частоты их использования: ненужные, не нужные срочно и нужные. В зависимости от частоты использования предмета принимается решение о необходимости его хранения. Частота использования предмета Статус Решение о хранении Низкая Средняя Высокая ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! не использовался в течение последнего года использовался только один раз в течение последних 3 12 месяцев не используется в технологическом процессе использовался только один раз в течение последних 2 3 месяцев используется более одного раза в месяц используется 1 раз в неделю используется ежедневно используется ежечасно Ненужный Нужные не срочно Нужный Удалить Хранить вне рабочей зоны на известном расстоянии Удалить Хранить в пределах рабочей зоны на среднем расстоянии Хранить близко к рабочей зоне, либо носить при себе Начните внедрение системы 5С с проведения генеральной уборки. Это позволит быстро освободиться от существенной части грязи, мусора, ненужных документов, «черновиков» и пр. С особенной тщательностью проверьте типичные места скопления ненужных предметов: полки и шкафчики; коридоры, проходы и углы; пространство под и за оборудованием, стеллажами, транспортными тележками, бункерами и т.д.; углубления в полах; пространство за перегородками; пространство рядом с колоннами, под лестницами; пространство вдоль стен; стены и информационные доски Организуйте «Зону карантина». «Зона карантина» представляет собой временное место хранения ненужных предметов, ожидающих решения о целесообразности их нахождения на территории данного участка (рабочего места), обозначенное цветовой маркировкой красного цвета и информационной табличкой «Зона карантина» 7

Система 5С на производстве и в офисе 3.2. Шаг 2: Соблюдение порядка ШАГ 2: Соблюдение порядка Цель Задача Комментарий Рационально разместить предметы.

8 Система 5С на производстве и в офисе 3.2. Шаг 2: Соблюдение порядка ШАГ 2: Соблюдение порядка Цель Задача Комментарий Рационально разместить предметы. Обеспечить надежный и безопасный доступ к инструменту. Сделать визуализацию, так чтобы брать и класть предметы на место, было легко Стандартизировать работу расположение предметов, транспортировку изделий, хранение запасов, обслуживание клиентов). Основные правила размещения предметов. Рациональное расположение предусматривает применение средств визуального управления, для информирования о местонахождении предметов Правила Производство Офис Общие правила каждый предмет имеет свое место + + для исключения переполнения и просыпания емкости для хранения мелких предметов должны заполняться на 80% и иметь отметку, до которой они должны заполняться + определен запас каждого вида необходимых предметов + + указаны количественные показатели по пределам хранимых запасов ящики для инструмента/канцелярских принадлежностей не должны быть глубокими; запрещается хранение инструмента/предметов навалом Удобство доставания и транспортировки обеспечить свободный доступ к часто используемым предметам + + безопасность при складировании: тяжелые вещи располагать ниже легких, перемещать на транспортных тележках + Быстрый поиск и доступ к предметам (1) размещение предметов должно обеспечить быстроту, легкость доступа к ним и свободу перемещения предметов место хранения должно быть точно установлено (иметь бирки, надписи) использовать кодирование формой и цветом + + 8

9 Система 5С на производстве и в офисе 3.2. Шаг 2: Соблюдение порядка Правила Производство Офис Быстрый поиск и доступ к предметам (2) каждый работник должен иметь возможность найти или положить на место нужные инструменты или документы в течение 30 секунд + + размещение предметов должно быть безопасным + + учет высоты хранения: предметы легче доставать, если они находятся на высоте от колена до плеча при размещении учитывать легкость доставания, для тяжелых или сложной конфигурации предметов удобство перемещения Легкое поддержание порядка размеры ячеек должны соответствовать размерам и форме хранимых в них предметов число мест (ячеек) хранения должно соответствовать числу хранимых в них предметов каждый работник обязан возвращать инструменты на место после их использования рабочий инструмент хранят по видам и размерам + для облегчения пользования рабочим инструментом применяют «трафаретный» способ (метод теней) инструмент вкладывается в выдвижные ящики, коробкифутляры и т.п применяются перегородки, коврики + + места и контейнеры для бракованной продукции окрашиваются в яр-ко-красный цвет, отмечаются ярлыками-указателями. + + Исключение загрязнений хранение должно обеспечить защиту от пыли, ржавчины, грязи + для исключения загрязнения применять дверцы, кожухи + необходима периодическая проверка состояния запасов на предмет повреждений, ржавчины, загрязнений, срока годности + + 9

Система 5С на производстве и в офисе 3. размещения предметов на производстве и красных ярлыков Вертикальное размещение Метод трафаретов (под каждый инструмент размеру) Размещение мелких предметов в Наименование хранимых деталей максимальный уровень их хранения применением ярлыков и цветов Сортировка сортировки входящей корреспонденции для

10 Система 5С на производстве и в офисе 3.2. Шаг 2: Соблюдение порядка Примеры размещения предметов на производстве и в офисе Зона карантина Использование красных ярлыков Вертикальное размещение предметов с применением метода теней. Метод трафаретов (под каждый инструмент сделано свое углубление, подходящее по размеру) Размещение мелких предметов в ячейках. Наименование хранимых деталей одновременно является указанием на максимальный уровень их хранения Сортировка предметам по назначению с применением ярлыков и цветов Сортировка файлов по цветам Контейнеры для сортировки входящей корреспонденции для разных отделов и сотрудников Удобный доступ к канцелярским товарам с помощью использования перегородок и ячеек. 10

Система 5С на производстве и в 3. Шаг 3: Содержание в чистоте Содержание рабочих помещений в полной чистоте. поддержания комфортных и Регулярная проверка своего порядка; проверка исправности Привлечение к устранению Уборка это не только

11 Система 5С на производстве и в офисе 3.3. Шаг 3: Содержание в чистоте Цель Задача Комментарий Содержание рабочих производственных и офисных помещений в полной чистоте. Устранение неисправностей для поддержания комфортных и безопасных рабочих мест. Регулярная проверка своего рабочего места для поддержания порядка; проверка исправности оборудования. Привлечение к устранению неполадок соответствующих служб. Уборка это не только поддержание порядка и чистоты, но и проверка рабочих зон и оборудования. Результаты внедрения системы 5С (фото «до» и «после») До После 11

Система 5С на производстве и в офисе 3.4.

12 Система 5С на производстве и в офисе 3.4. Шаг 4: Стандартизация Цель Задача Комментарий Зафиксировать достижения и предотвратить откат к предыдущей ситуации, когда рабочие места постепенно будут приходить в состояние хаоса. Самые эффективные решения, найденные в ходе предыдущих шагов необходимо закрепить стандартом рабочего места. Разработать оптимальные приемы работы, обслуживания оборудования и техники с использованием визуального контроля. Стандартизация это превращение процедур сортировки, рационального расположения и уборки в привычку. Главная трудность при внедрении системы 5С неизбежное столкновение со старыми привычками сотрудников. Эти стереотипы придется разрушиться, чтобы организовать рабочий процесс по-новому. Эффективным приемом при внедрении 5С могут стать фотографии рабочих зон до и после введения новых правил. Такие снимки стимулируют сотрудников поддерживать порядок в своих рабочих зонах. Преимущества наличия стандарта рабочего места: новые сотрудники быстрее и успешнее адаптируются; возможность быстро и объективно провести аудит; легче выявить существующие проблемы и проанализировать их; поддержание качества продукции; обеспечение безопасности проводимых работ. Примеры основных средств стандартизации и визуального контроля: информационный стенд; указания, где должны находиться те или иные предметы; знаки обозначения оборудования; предостережения и оперативные напоминания; краткие инструкции, памятки, схемы. 12

3.4. Шаг 4: Стандартизация Информационный стенд с улучшений Схема Схема процесса, Инструкция на стене Стандарт обслуживания Минимальный уровень запаса заказа.

13 3.4. Шаг 4: Стандартизация Примеры стандартизации Информационный стенд с фотографиями проведенных улучшений Схема производственного процесса Схема процесса, изображенная на полу Инструкция на стене Стандартизация процесса Стандарт обслуживания центра консультирования Минимальный уровень запаса бумаги отмечен карточкой заказа. Сигнал о необходимости дозаказа картриджа обозначен красным фоном. Стандарт деловой переписки

3.5. Шаг 5: Совершенствование Цель Задача Комментарий Поддержание выполнения установленных процедур первых четырех этапов 4С, чтобы предотвратить откат назад.

14 3.5. Шаг 5: Совершенствование Цель Задача Комментарий Поддержание выполнения установленных процедур первых четырех этапов 4С, чтобы предотвратить откат назад. Обеспечить условия для возникновения желания совершенствовать результаты Обеспечить условия, при которых поддержание порядка и дисциплины сулят больше выгоды нежели их отсутствие. Инструменты и методы совершенствования системы 5С: Самооценка, проверка руководителем Плакаты с описанием шагов 5С Совершенствование это личная инициатива людей и оно может проявляться только в их поведении Плакаты будут напоминать о важности пяти этапов системы 5С и / или сообщать результаты выполнения тех или иных процедур. Лозунги 5С Напоминают о внедрении системы 5С. Можно поместить на значки, наклейки, флажки, плакаты. Например: «Клади вещи на то место, где ты их взял»; «Не захламляй рабочее место»; «Чисто не там, где убирают, а там, где не мусорят»; «Работай только надежным и проверенным инструментом»; «Ликвидируй источники загрязнения». Информационные доски с фотографиями и рассказами о внедрении 5С Наглядные результаты внедрения системы 5 вдохновляют работников на постоянные улучшения. Рассылки 5С Информирование о ходе и результатах внедрения системы 5С. Взаимный обмен лучшими практиками Позволяют обменяться опытом, познакомиться с лучшими наработками, стимулировать дальнейшее внедрение системы 5С. Конкурсы Организация конкурсов по 5С в номинациях «Лучшее подразделение», «Лучший склад», «Лучший участок», «Лучшее рабочее место», «Лучший офис».

15 ПОДГОТОВКА Система 5С на производстве и в офисе 4. 7 этапов внедрения системы 5С ЭТАП 1: Подготовка Определение лидера проекта Определение целевых зон Формирование команды внедрения Обучение команды внедрения Руководитель или ответственный сотрудник Зоны, с которыми надо работать немедленно Лидер команды 3 4 сотрудника Создать план обучения Обучить сотрудников 5С Итог этапа «Подготовка»: Выделены ресурсы Персонал обучен Определена зона работы 15

16 СКАНИРОВАНИЕ этапов внедрения системы 5С ЭТАП 2: Сканирование (Диагностика) Необходимо создать систему показателей 5 6 Сбор данных, фотоотчет Создание Информационного стенда Фотография текущего состояния в целевой зоне (открытых ящиков, рабочего пространств) Стенд отражает результаты внедрения системы 5C на каждом этапе Фотоотчет разместить на стенде Итог этапа «Сканирование»: Созданы фотографии рабочих зон Создан инфоцентр, фотографии размещены Определены показатели

17 СОРТИРОВКА Система 5С на производстве и в офисе этапов внедрения системы 5С ЭТАП 3: Сортировка и удаление ненужного. Реализация шага 1 системы 5С Важно определить стандарты сортировки Сбор данных, фотоотчет Создание Информационного стенда Создание Информационного стенда Форму листа контроля сортировки Подготовить красные ярлыки Зона временного хранения создается для каждой целевой зоны Итог этапа «Сортировка»: Определены критерии сортировки Определена «Зона карантина» Выполнена сортировка предметов (инвентарь, инструмент и т.д. ) в рабочей зоне 17

18 СОБЛЮДАТЬ ПОРЯДОК этапов внедрения системы 5С Этап 4 Рациональное расположение и определение границ. Реализация шага 2 системы 5С Важно наблюдать за процессами и потоками, найти «узкие» места Создание карты текущего расположения Разработка плана рационального расположения Выполнение рационального расположения Подготовить карту будущего состояния Помните про общие правила: o Каждый предмет имеет свое место o Определен запас каждого вида необходимых предметов o Указаны количественные показатели по пределам хранимых запасов Проверка плана рационального расположения Перемещение предметов, документов на свои места Итог этапа «Соблюдение порядка»: Всё необходимое имеет своё место

19 СОБЛЮДАТЬ ПОРЯДОК Система 5С на производстве и в офисе этапов внедрения системы 5С Этап 4. Рациональное расположение и определение границ. Реализация шага 2 системы 5С Думаем Делаем О предметах, которые используем совместно О предметах используемых часто О предметах удаленных друг от друга Размещаем их вместе Располагаем их ближе к месту использования Сокращаем возможность лишних перемещений 19

20 СОДЕРЖАНИЕ В ЧИСТОТЕ этапов внедрения системы 5С Этап 5. Уборка с одновременным осуществлением проверки. Реализация шага 3 системы 5С Уборка = Проверка = Выявление отклонений от нормы Определение критериев уборки Разработка и внедрение плана уборки Разработка стандартной Разработка контрольного листа с критериями Итог этапа «Содержание в чистоте»: Разработан и применяется стандарт уборки Разработан и применяется контрольный лист уборки

21 СОБЛЮДАТЬ ПОРЯДОК Система 5С на производстве и в офисе этапов внедрения системы 5С Этап 5. Уборка с одновременным осуществлением проверки. Реализация шага 3 системы 5С Думаем Делаем Создать процедуры для поддержания порядка Как и чем определяются граничные состояния О том, как визуализировать отклонение от нормы Стандарт уборки Учет всех требований Визуализируем индикаторы превышения границ, норм, граничных состояний 21

22 СТАНДАРТИЗА- ЦИЯ этапов внедрения системы 5С Этап 6. Стандартизация и обмен информацией. Реализация шага 4 системы 5С Ежедневно поддержание достигнутых результатов Разработка и внедрение стандартов Внедрение визуального управления Подготовка карты итогового состояния целевой зоны Распределение обязанностей по поддержанию 5С Задача: наглядность Итог этапа «Стандартизация»: Важно ежедневно поддерживать достигнутый уровень

23 СТАНДАРТИЗА- ЦИЯ Система 5С на производстве и в офисе этапов внедрения системы 5С Этап 6. Стандартизация и обмен информацией. Реализация шага 4 системы 5С Думаем Делаем Где? (местоположение, размещение) Что? (предметы) Сколько? (количество) Наглядно Просто (понятно) По потребности 23

24 СОВЕРШЕНСТ- ВОВАНИЕ этапов внедрения системы 5С Этап 7. Совершенствование. Реализация шага 5 системы 5С Ежедневно поддержание достигнутых результатов Сделать систему 5С привычкой Продолжить улучшения Сделать шаги 5С частью ежедневной деятельности Самооценка и проверка руководителя Плакаты 5С с описанием Информационные доски (реализация этапов внедрения) шагов 5С Конкурсы Чек-лист с критериями реализации шагов 5С Итог этапа «Совершенствование»: Выполнение шагов по системе 5С внутренняя потребность персонала

25 Система 5С на производстве и в офисе 5. Рекомендации по предотвращению рисков, влияющих на результативность внедрения системы 5С Типичная проблема На что влияет Как устранить Нет заинтересованности первых лиц предприятий Отсутствие методики списания лишних предметов (инструмент, оснастка, оборудование, материал и др.) Отсутствие единых правил, стандартов, методик Отсутствие финансирования Отсутствие инструментов визуализации Отсутствие «Зоны карантина Отсутствие обеспечения рабочих групп тарой для отходов производства и мусора Отсутствие организации своевременного вывоза лишних предметов, отходов производства и мусора Провал на первом же шаге Время нахождения предметов в «Зоне карантина» растягивается на неопределенное время Приводит к путанице и «двойным» стандартам Время на внедрение растягивается на неопределенное время Сложность: сопоставления «было стало»; создания базы данных по «лучшим практикам» и передачи опыта; вовлечения персонала Захламленность, порча и смешивание годного с браком, не рациональное использование рабочего времени (поиск) и пространства Образуются по всему производственному участку «кучки», которые в дальнейшем разбрасываются по цеху, аннулируя результаты третьего шага Нагромождение лишней тары на участке Возложить ответственность за внедрение 5С на Генерального директора (прописывается в приказе). Привлекать руководство к презентации системы 5С. Разработать методику списания лишних предметов (оговаривается в приказе) При внедрении системы 5С пользоваться едиными методическими указаниями (МУ ПСР ) Предусмотреть строчку бюджета на внедрение системы 5С: канцелярские товары, хозяйственный инструмент, краска, знаки визуализации и безопасности (наклейки), информационные доски, обучение, премия рабочей группе и т.д. (оговаривается в приказе) Обязать руководителей подразделений определить зоны складирования лишних предметов и нанести их на планировку. Назначить ответственное лицо за принятие решения о дальнейшей судьбе хранение предметов в «Зоне карантина» (оговаривается в приказе) Обязать руководителей подразделений обеспечить рабочие группы необходимой тарой (оговаривается в приказе) Обязать руководителей подразделений организовать работу транспорта для своевременного вывоза лишних предметов, отходов, мусора (оговаривается в приказе) 25

6. Список дополнительной литературы Дополнительная Теппинг «5S для офиса: как организовать эффективное

26 6. Список дополнительной литературы Дополнительная литература Т.Фабрицио, Д.Теппинг «5S для офиса: как организовать эффективное рабочее место». Х.Хирано «5S для рабочих: как улучшить свое рабочее место» Для записей

27 Система 5С на производстве и в офисе 27

28 Все интересующие Вас вопросы по ПСР, пожалуйста, присылайте на Мы с удовольствием поможем сделать Вашу работу еще более эффективной

docplayer.ru

Почему система 5S не работает в офисе | Мировые советы

В этом посте я объясню, почему система 5S не работает в офисе, основываясь на своих собственных размышлениях и многолетнем опыте работы с ней. Для тех, кто еще незнаком с системой 5S: она представляет собой инструмент бережливого производства, связанный с организацией рабочего места. На самом деле, 5S – это аббревиатура для 5 японских слов: seiri, seiton, seiso, seiketsu и shitsuke. Их обычно переводят на английский как sorting, или сортировка (ненужные вещи должны быть удалены с рабочего места), straightening, или соблюдение порядка (каждый из оставшихся предметов должен быть на своем месте), cleaning, или содержание в чистоте (реальная уборка, например, бумажными полотенцами), standardization, или стандартизация (предыдущие три пункта должны выполняться систематически), и sustain, или совершенствование (постоянное выполнение этих правил). Компании тратят огромные средства на внедрение этой системы в производство, чтобы заложить основу для других инструментов бережливого производства, таких как TPM (всеобщий уход за оборудованием) и SMED (быстрая переналадка). Они справедливо считают, что организованное рабочее место – залог дальнейшего совершенствования. В действительности, любое организованное рабочее место лучше, чем неорганизованное, поскольку степень организованности в производственной среде влияет на две причины возникновения вопросов к качеству в производстве (ошибки и чрезмерные отклонения).

В связи с популярностью этой системы и с тем фактом, что ее грамотное применение приводит к большей организованности рабочего пространства, в один прекрасный момент кто-то решил, что было бы неплохо воспользоваться системой 5S в офисе. И так началось неверное использование этого инструмента бережливого производства, которое в иных условиях работает очень даже хорошо. Сегодня во многих компаниях можно встретить людей, терпеливо объясняющих посетителям, как офисная система 5S способствовала повышению организованности, снижению издержек, а также прочие магические эффекты, в которые верит руководство компании, которому должно быть виднее. Правда такова, что при внедрении офисной программы 5S обычно проводится тренинг, за которым следуют уборка и организация, а затем кто-то один (или группа людей) начинает проводить аудит 5S в офисе. Видите ли, нельзя эффективно контролировать что-либо, если не можешь это измерить (тут я иронизирую, поскольку подобное умозаключение – одно из самых вредоносных во всей деловой сфере). Люди с планшетами снуют вокруг и постоянно беспокоят офисных работников, тщательно обследуя их рабочие столы, проверяя, находятся ли их степлеры на обозначенных клейкой лентой местах, а иногда даже выдвигая ящики и подсчитывая количество ручек внутри. Все ради усовершенствования. Для тех, кто ведет счет, или для тех, чей бонус зависит от цифр, и для вышестоящего руководства, которому не виднее, эти меры представляются тесно взаимосвязанными с теми волшебными усовершенствованиями, которых ожидаешь от обычного применения хорошей идеи в другой области бизнеса. Для остальных же это, в лучшем случае, веселый повод отвлечься, а в худшем – полнейшая бестактность и пустая трата времени. Я это знаю, потому что мне довелось побывать на обеих сторонах аудита 5S: как в качестве аудируемого лица, так и в качестве аудитора. Могу честно сказать, что даже не знаю, на какой из сторон хуже.

5S в качестве инструмента для организации рабочего пространства на производстве – идея неплохая: это просто проявление немного структурированного «здравого смысла». Те, кто работают на производстве (операторы, технические специалисты и контролеры), способны оценить ту ограниченную значимость, которую привносит такая организованность, и у них обычно с этим нет никаких проблем. Бессмысленные аудиты, которыми должна сопровождаться подобная инициатива (иначе как руководству узнать, что рядовые сотрудники справляются со своей работой?), являются необходимым злом для достижения чуточки чистоты и организованности. И вот, в чем суть: для повторных операций и/или тех операций, которые зависят от точного следования подробным рабочим инструкциям, сохранение рабочего места в чистоте и порядке может способствовать сокращению количества ошибок и отклонений, что неизбежно приводит к повышению качества. Однако подобные повторные операции в офисе, как правило, не осуществляются, а отсюда и отсутствие ценности системы 5S для офиса. Позвольте мне объяснить…

Представьте себе, что Вы – начальник производственного отдела на фабрике с сотнями сотрудников и около 100 миллионов долларов годового объема продаж. Ваш типичный рабочий день может включать утреннее совещание с Вашей командой, за которым следуют несколько часов на производственном участке, в течение которых Вы смотрите, что произошло за предыдущий день, и наблюдаете за различными операциями. У Вас может быть встреча с инспектором для обсуждения ежемесячного объема производства и с руководителем службы техники безопасности, чтобы разобрать новое постановление местных органов власти. Вы перекусываете на ходу, перепроверяете свою электронную почту, беседуете несколько минут с директором предприятия, а затем отправляетесь обратно на производственный участок, чтобы посмотреть, что происходит в начале второй смены. Возможно, Вы обнаружите поломку относительно важной детали оборудования и начнете работу с начальником службы технического контроля над составлением соответствующей документации по отклонению от стандартного течения процесса, а также с главным инженером – над подготовкой запасного оборудования. Наконец, Вы завершаете свой рабочий день короткой встречей с менеджером по персоналу касательно системы оценки производительности труда сотрудников на следующий год, прежде чем отправиться домой с наступлением темноты. Вы вкалывали сегодня более 10 часов и нацелились сделать еще больше дел завтра.

Ни в один момент в течение Вашего рабочего дня не имело совершенно никакого значения, что степлер на Вашем рабочем столе лежал в пределах, обозначенных тонкой клейкой лентой желтого цвета, или что в ящике Вашего рабочего стола было точно три ручки. Такой динамичной и подвижной работе ничуть не способствуют нанесение необходимой разметки на рабочем столе и наличие конкретных точек для расположения этой книги или того ящика для документов. Никто не запоминает результаты последних офисных аудитов 5S, увиденные на информационном стенде. Для людей, выполняющих такой вид работ, офисная система 5S очень быстро попадает в категорию пустой траты времени. Такие люди выполняют работу, которая практически противоположна повторяющимся действиям, и ей ни на йоту не способствует использование концепции, заключающейся в нанесении разметки из клейкой ленты на рабочих столах сотрудников и подсчете количества ручек в их ящиках. Конечно, профессиональная деятельность начальника производственного отдела должна вписываться в рамки определенной системы. Именно поэтому у нас есть ISO 9001 и прочие стандарты системы управления, но применение концепции, предназначенной для производственной сферы, в подобной рабочей среде, в действительности, вредит тем людям, которые занимаются ключевыми видами деятельности для поддержания бизнеса в рабочем состоянии.

А что Вы думаете о применимости системы 5S в офисе?

stepconsulting.ru

5s в офисе

Жизнь творит порядок, но порядок не творит жизнь.А. Сент-Экзюпери

Без дисциплины нет коллектива, без коллектива нет организации. Д. А. Фурманов

остается только присматривать

5s для офиса

Автор:  Киселев Игорь Игоревич

 

сертифицированный Lean Expert,

эксперт по производственному планированию и управлению проектами,  опыт внедрения системы 5С на предприятии более 10 тыс. человек

Преимущества системы 5С:

  • производительностьза счет удобства рабочего места и учета эргономики
  • качествоотсутствуют отвлекающие факторы, ниже утомляемость
  • удовольствиегде приятнее работать в чистоте и порядке или бардаке и грязи?
  • безопасностьотсутствие лишних предметов гарантирует, что они не станут причиной несчастного случая
  • результативностьупорядоченность в вещах приводит к упорядочению мыслей и возможности фокусирования на главных вещах
  • управляемость и прозрачность рабочего процесса (для руководителей)если для всего определены свои места, шаги системы выполнены, то Вы не просто будете иметь чистый офис, Вы сможете видеть своими глазами потоки ценности
5С для офиса (чистая практика)

 

Если в офисе внедрено 5С, то сразу ВИДНО, если хоть что-то не так!

 

Содержание:
  • История (очень кратко)
  • Общий обзор
  • Суть каждого шага
  • Главное- как ввести в традицию
  • Ловушки внедрения и как их избежать
  • Практические приемы

Стоимость:   500 руб.  бесплатно

 

Я сделал из записи книгу в pdf, что-то добавил, что-то улучшил. Качайте- внедряйте.

Есть вариант пройти полную прокачку 5С и Lean- зарегистрироваться по ссылке в системе удаленного кураторства.

Отзывы

 

Александр Кондрат (предприниматель): Здравствуйте, Игорь!  Ещё раз спасибо за вебинар!  Интересно  и  очень ценно!  Ценность в том, что это готовый рецепт!  Прослушал - внедрил!   Рассказано просто, доступно. Можно в школе транслировать с 5 класса . Спасибо!!!

Алексей Синельников (начальник отдела перспективного развития): Вебинар вдохновил, понравился.  Информация предельно понятная, действенная, а значит и полезная. Ощутил нехватку видеоряда, но это прошло буквально через минуту.

Татьяна Анаприенко (менеджер на птицефабрике):  Информация вебинара была полезной. Если бы была возможность получить её в письменном виде... Слушать не всегда представляется возможным. А читать можно практически в любом месте, несколько раз при необходимости.  Спасибо.

Зульфира Азатовна (менеджер): Прослушала вебинар, заинтересовалась, это так скажем новое веяние в бизнесе и вообще, пытаюсь навести дома порядок, но пускай не все получается, но я стараюсь.Информация полезная, так как информации про "бережливый офис" очень мало в интернете.

 

tobetter.ru

3 вопроса и ответа по системе 5С

Жил-был я. Случилось мне когда-то общаться с одним бизнесом по вопросу трудоустройства. Как пробное задание был предложен т.н. «кейс» по системе 5С. Что спрашивали и что я ответил- читайте ниже.

  1. Какие выгоды может может получить компания в случае успешного внедрения инструмента 5S в различных подразделениях компании? Какие цели должны быть достигнуты в результате внедрения , какие задачи решены?

5S улучшает состояние в следующих сферах:

  • увеличение удовольствия от работы
  • снижение вероятности ошибки
  • сильно сократится время обучения нового сотрудника
  • безопасность рабочих мест (охрана труда)
  • повышение качества
  • повышение производительности труда
  • сокращение лишних перемещений и поисков
  • создает базу для внедрения визуального управления (сокращение запасов)
  • удаление ненужных запасов
  • порядок в инструментах и документации
  • санитарно-гигиенические условия
  • во время очистки происходит ревизия оборудования- раннее выявление неисправностей

Цели внедрения:

  • Практическая реализация 5 фаз системы на производстве (в офисе)
  • Создание системы документов и бизнес-процессов, которые обеспечат постоянные действия сотрудников по оптимизации рабочих мест

Задачи внедрения (фазы):

  • Теоретическое обучение сотрудников
  • Практическая реализация 5С-акций (учебных)
  • Разработка руководящих и прочих документов (положения, критерии и листы самоаудита, обмен опытом, стандарты рабочих участков и мест и т.д.)
  • Отладка бизнес-процессов
  • Аудит работоспособности системы

После завершения проекта реализуются поддерживающие и улучшающие действия.

  1. Назовите 5 основных измеримых показателя результата деятельности, являются подтверждением успешности внедрения инструмента 5S в различных подразделениях компании?

Разные источники используют разные системы показателей для оценки успешности или уровня внедрния. Мы используем систему QCD-S (качество, стоимость, доставка, безопасность) на стендах визуального управления. На них же есть раздел, посвященный документам по системе 5С. По ней у нас разработана методика и бланки аудита с объективными вопросами, оценив которые можно сказать реализован ли шаг в проверяемом участке или нет (приложу к отчету)

Как альтернативу можно использовать такой список:

  1. Освободившиеся площади (в % или м2)
  2. Повышение производительности
  3. Повышение качества
  4. Количество рацпредложений
  5. Выручка, полученная при избавлении от ненужного инструмента и материалов
  6. Снижение затрат на содержание рабочего места
  7. Снижение травматизма
  8. Какие угрозы могут возникнуть при внедрении 5S на предприятии?

Некоторые риски проекта внедрения можно узнать из моей статьи по этой ссылке. Кстати, если ввести в Гугле «ошибки при внедрении 5с», то она будет на первом месте, что говорит о её полезности для пользователей сети. Сайт http://5s.ucoz.net/ это мой первый опыт публикаций. На главной его странице можно увидеть мое фото и ссылку на мой сайт, который сейчас актуален.

Вкратце основные риски проекта внедрения (по канонам Project Management):

Финансовые:

  • недооценка стоимости обучения персонала
  • недооценка объемов финансирования изменений рабочих мест (оборудование, переоборудование, мебель, инструмент и пр.)
  • недооценка стоимости поддержания чистоты и порядка (расходные материалы, трудозатраты)

Сроки:

  • реализация дескридитирующих решений, которые вызовут сопротивление сотрудников «на принцип»
  • не учитывать время на трансформацию сознательности сотрудников
  • вероятные длительные сроки согласования различных документов

Объема работ:

  • обучение 100% персонала
  • аудиты в ходе внедрения, поддерживающие аудиты
  • специфические работы по проекту (очистка спец. средствами сторонними организациями, утилизация мусора, списание оборудования, изменения в зданиях и сооружениях)

Ожиданий

Часто руководство под визуальным впечатлением от демонстрации преображения рабочего пространства, а также продающего текста презентации возлагает слишком большие надежды на этот единственный инструмент. Однако, после успешного внедрения зачастую остаётся ощущение, что не всё так замечательно. Даже целевые показатели могут быть достигнуты, но цифры могут вводить в заблуждение.

Вот еще ряд ошибок внедрения:

  1. Спешка при внедрении
  2. Нарушение порядка шагов (не по порядку)
  3. Остановка на одном уровне
  4. Считать, что 5С когда-то закончится
  5. Выполнение для галочки (формализм)
  6. Недостаточное обучение персонала
  7. Отсутствие мотивации, поощрения: более моральной, чем материальной
  8. Подавление сопротивления изменениям: это не для нашей культуры
  9. Попытка усложнения
  10. Попытка упрощения

 

 Комментарии:

Очень часто собственники, которые со мной сотрудничают хотят «внедрить 5С», однако мне приходится их отговаривать. Первым шагом нужно выявить перечень проблем, или как их называют НЖЯ (нежелательных явлений), а также их взаимосвязь. Затем разработать стратегию разрушения этой системы проблем. В результате такого анализа всегда выходит, что с внедрения 5С начинать не стоит.

 

Результат общения- меня не взяли, но ведь не бывает провалов. Бывает только обратная связь.

Я свои выводы сделал.

 

Скоро опубликую подведение итогов работы с AGT-plus (Максим Рогожин).

 

tobetter.ru

МЕТОДИКА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ « 5 S для офиса»

Описание презентации МЕТОДИКА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ « 5 S для офиса» по слайдам

МЕТОДИКА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ « 5 S для офиса» Начальник службы по управлению качеством и маркетингу В. А. Хрылов Санкт-Петербург

ЦЕЛЬ ДОКЛАДА: Показать алгоритм внедрения системы « 5 S для офиса» как первый шаг на пути к созданию бережливой компании и внедрению других инструментов системы менеджмента.

5 S – это система организации и поддержания эффективной, комфортной и производительной рабочей среды. Система состоит из пяти действий. № этапа По-японски По-английски По-русски 1 整整 (Seiri) Sorting Сортируй 2 整整 (Seiton) Set in Order Соблюдай порядок 3 整整 (Seisō) Sweeping Содержи в чистоте 4 整整 (Seiketsu) Standardizing Стандартизуй 5 整 (Shitsuke) Sustaining the discipline Совершенствуй. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ – 5 S

Практическая цель 5 S – выявить и устранить 7 основных потерь: переделка и исправление; ожидание; ненужные движения; излишняя обработка; простои оборудования; излишние запасы; проверки.

Предлагается осуществить внедрение системы « 5 S для офиса» используя сетевой график состоящий из 7 этапов, которые включают себя 20 шагов. « 5 S для офиса — как организовать эффективное рабочее место» Том Фабрицио Дон Теппинг

Этап 1. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА Шаг 1. Обеспечить участие руководства. Шаг 2. Определить целевые зоны. Шаг 3. Сформировать команду внедрения. Ответственный: Лидер проекта Срок выполнения: 1 – 2 недели Предложение по Проекту 5 S в офисе Форма для целевой зоны Устав команды. Цель: определение лидера, выбор зоны в офисе для применения 5 S , создание межфункциональной команды для планирования и внедрения 5 S.

ЭТАП 2. ВЫПОЛНЕНИЕ СКАНИРОВАНИЯ ОФИСА Шаг 4. Разработать систему показателей для проекта и собрать первоначальные данные Шаг 5. Сфотографировать текущие условия Шаг 6. Применить контрольный лист для сканирования офиса Шаг 7. Создать информационный стенд проекта. Цель: создать систему показателей, задокументировать существующую ситуацию, осуществить диагностику, дать информацию о проекте. Ответственный: команда внедрения Срок выполнения: 1 – 1, 5 месяца Лист выбора показателей фотография Контрольная карта Форма стенда

ЭТАП 3. СОРТИРОВКА И УДАЛЕНИЕ НЕНУЖНОГО Шаг 8. Определить критерии для сортировки Шаг 9. Приготовить зону временного хранения Шаг 10. Выполнить сортировку. Цель: определение руководящих указаний и стандартов, убрать ненужные предметы из целевой зоны. Ответственный: команда внедрения. Срок выполнения: 3 – 4 недели Список задач по сортировке Лист контроля Красные ярлыки Список не нужных предметов

ЭТАП 4. РАЦИОНАЛЬНОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ГРАНИЦ Шаг 11. Создать карту текущего состояния для целевой зоны Шаг 12. Разработать план рационального расположения Шаг 13. Выполнить рациональное расположение. Ответственный: команда внедрения и работающие в данной зоне. Срок выполнения: 1 – 2 недели Бланк карты целевой зоны Контрольный лист. Цель: оценить размещение всего в целевой зоне, найти узкие места, определить стратегии рационального расположения, обеспечить нахождение предметов в оптимальных местах.

ЭТАП 5. УБОРКА С ОДНОВРЕМЕННЫМ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ПРОВЕРКИ Шаг 14. Определить критерии уборки Шаг 15. Разработать и внедрить план уборки. Ответственный: команда внедрения и работающие в данной зоне. Срок выполнения: 1 – 2 дня Контрольный лист План уборки. Цель: разработать правила уборки и проверки, произвести уборку и использовать уборку как метод проверки.

ЭТАП 6. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ Шаг 16. Разработать и внедрить стандарты, обеспечивающие идеальное состояние Шаг 17. Внедрить визуальное управление. Ответственный: команда внедрения и работающие в данной зоне. Срок выполнения: 1, 5 – 2 месяца Таблица точек контроля. Цель: определить идеальное состояние и привести целевую зону в идеальное состояние, создать визуальный язык.

Этап 7. ПОДДЕРЖАНИЕ ДОСТИГНУТОГО И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ Шаг 18. Развернуть всеобщее обучение Шаг 19. Сделать 5 S привычкой Шаг 20. Продолжить улучшения. Ответственный: команда по обучению и работающие в данной зоне. Срок выполнения: постоянно План обучения Чек-лист. Цель: обеспечить всех работников знаниями, навыками для внедрения системы 5 S , внедрить процесс постоянного улучшения.

Матрица внедрения системы « 5 S для офиса» этап цель ответственный формы, бланки срок 1. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА Лидер проекта Предложение по проекту, форма для целевой зоны, устав команды 2 -3 недели 2. ВЫПОЛНЕНИЕ СКАНИРОВАНИЯ ОФИСА Команда внедрения Лист показателей, фотографии, контрольный лист, стенд 1 -1, 5 месяца 3. СОРТИРОВКА И УДАЛЕНИЕ НЕНУЖНОГО Команда внедрения Список задач по сортировке, лист контроля, красные ярлыки, список ненужных предметов 3 -4 недели 4. РАЦИОНАЛЬНОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ГРАНИЦ Команда внедрения и работающие в данной зоне Бланк карты целевой зоны, контрольный лист 1 -2 недели 5. УБОРКА С ОДНОВРЕМЕННЫМ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ПРОВЕРКИ Команда внедрения и работающие в данной зоне Контрольный лист, план уборки 1 -2 дня 6. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ Команда внедрения и работающие в данной зоне Таблица точек контроля 1, 5 -2 месяца 7. ПОДДЕРЖАНИЕ ДОСТИГНУТОГО И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ Команда по обучению и работающие в данной зоне План обучения, чек-лист аудита постоян но

Спасибо за внимание!

present5.com