Управление временем - умейте отличать важность от срочности. Важность срочность матрица


2. МАТРИЦА «СРОЧНОСТЬ – ВАЖНОСТЬ». Как принимать решения

2. МАТРИЦА «СРОЧНОСТЬ – ВАЖНОСТЬ»

В середине прошлого столетия была придумана матрица «срочность – важность», суть которой сводится к тому, что все дела необходимо упорядочить с целью их планового накопления и последовательного выполнения. Эта матрица содержит четыре категории:

• важные и срочные дела;

• важные и несрочные дела;

• срочные, но неважные дела;

• несрочные и неважные дела.

Рекомендуется распределить по категориям все существующие и вероятные дела, а затем решать в строго запланированном порядке. Однако жизненные ситуации могут (чаще всего так и бывает) заставить внести коррективы в график, следовательно, необходимо обладать навыками перепланирования и способностью выполнять незапланированные дела, основываясь на временных переменах.

Например, в категорию «важные и срочные дела» можно отнести неотложные события, требующие быстрого разрешения: задачи с заканчивающимися сроками сдачи, незапланированные кризисы, встречи с важными людьми. К важным, но несрочным делам часто относят планирование новых проектов, налаживание различных партнерских отношений, саморазвитие или развитие направления. Срочными, но неважными делами можно назвать некоторые звонки по телефону и встречи, совещания, а несрочные и неважные дела – это рутинная, постоянная работа, разборка писем, прием звонков, другие дела.

Несрочные и не важные дела нужно передавать другим. Для важных, но несрочные срочных дел нужно обязательно находить время, иначе они станут важными и срочными.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

self.wikireading.ru

Как делегировать полномочия: Матрица Эйзенхауэра

Многие знают о матрице Эйзенхауэра «важность»-«срочность».  В соответствии с ней можно выделить четыре категории дел:

  1. Важные и срочные
  2. Важные и несрочные
  3. Срочные, но не важные
  4. Несрочные и не важные

Их рекомендуется решать в указанном цифрами порядке. Но в жизни обычно бывает иначе: срочные неважные часто меняются местами с важными несрочными. Срочные дела часто связаны с давлением каких-то людей или организаций. Например, к Вам забегает подчиненный и просит срочно решить какой-то вопрос. Или, когда Вы собираетесь заняться важным делом, зазвонил телефон…Так в рутинных делах проходит целый день, и Вы с горечью понимаете, что он не успели заняться таким важным делом, как, например, планирование нового проекта. Знакомо?

По сути дела, каждый предприниматель и менеджер должен уметь противостоять напору срочных неважных дел: отфильтровывать ненужных посетителей, ненужные звонки с помощью секретаря или другим образом.

А что же с важными срочными делами? Уж они-то конечно решаются нами в первую очередь? Отнюдь! ))

Это может быть визит в правоохранительные или налоговые органы, разрешение конфликта с начальством или подчиненными, дело, которое долго откладывалось, и все сроки по нему вышли. Поэтому каждое утро менеджер «охотно» набрасывается на подвернувшиеся пустяковые дела, лишь бы не делать те самые неприятные.

Большинство неприятных дел, в отличие от коньяка, не становятся лучше от выдержки, но как за них взяться? Есть чудесный принцип, изложенный Брайаном Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». Лягушка тут, как символ неприятного дела.

Под номером 1 поставьте самую неприятную, самую жирную лягушку.  Под номером 2 – лягушку помельче и т. д. Начните день с решения самой неприятной задачи. Вы почувствуете громадное облегчение!

Зачеркивайте в списке каждое дело, которое вы сделали. К середине дня самые жирные лягушки будут вычеркнуты из листа, а вы будете чувствовать себя легко  и свободно, решая все менее и менее трудные дела. И никаких стрессов!

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту [email protected]

delegator24.ru

Важность Vs срочность: как правильно расставлять приоритеты?

Бронни Вэр (Bronnie Ware) на протяжении многих лет была медсестрой в отделении паллиативной терапии. Вэр заботилась о пациентах в последние 12 недель их жизни. Впоследствии она составила список из пяти сожалений, о которых она слышала от пациентов чаще всего:

  1. Мне жаль, что у меня было недостаточно храбрости для того, чтобы принимать решения исходя из собственных желаний, а не ориентируясь на мнение окружающих
  2. Мне жаль, что я работал недостаточно усердно
  3. Мне жаль, что у меня не было смелости, чтобы открыто выразить свои чувства
  4. Мне жаль, что я уделял друзьям слишком мало времени
  5. Мне жаль, что я не позволял себе быть по-настоящему счастливым

Каждый день люди сталкиваются с сотнями самых разных задач. Генеральный директор Evernote Фил Либин (Phil Libin) выделяет два типа таких дел:

  1. Срочные задачи — дела, специфика которых не позволяет отложить их на более позднее время. Примером может служить необходимость принять важный звонок или отправить срочный email.
  2. Важные задачи — дела, не требующие сиюминутных решений, но способствующие достижению долгосрочных целей. К этому типу задач относится, к примеру, поиск помещения для кафе, которое вы хотели бы открыть в будущем.

Дуайт Эйзенхауэр как-то сказал: «Важные дела редко бывают срочными, а срочные дела редко бывают важными».

Нескончаемый поток срочных задач может просто-напросто перекрыть вам путь к задачам важным. Но что вы можете сделать, чтобы не допустить подобного сценария?

Используйте матрицу решений

Матрица решений является простым и эффективным инструментом, помогающим расставить приоритеты:

Источник

В левом верхнем квадранте матрицы располагаются важные и срочные задачи (пример: разрешение кризисной ситуации в компании).

Правый верхний квадрант включает в себя задачи, которые являются важными, но при этом не требуют срочного выполнения (пример: составление долгосрочного плана развития фирмы).

Левый нижний квадрант, напротив, содержит срочные, но не слишком важные задачи (пример: выбор блюда в ресторане).

Наконец, в правом нижнем квадранте находятся задачи, которые не являются ни важными, ни срочными (пример: прокачка героя в одной из MMORPG).

Очевидно, что выполнение задач из четвертого квадранта матрицы является наименее продуктивным способом потратить время. Понятно также, что в первую очередь следует разбираться с делами, сочетающими в себе важность и срочность. Вопросы возникают в тот момент, когда перед вами встает выбор: направить усилия на выполнение важной, но не слишком срочной задачи, или же отдать приоритет срочной, хотя и не слишком важной задаче.

В большинстве своем люди в подобных ситуациях ставят на первое место неотложные дела. Как итог, выполнение важных задач отодвигается на неопределенный срок.

Пабло Пикассо говорил: «На завтра стоит откладывать лишь то, что можно было бы бросить незавершенным и умереть без сожалений». Если вы считаете какую-то задачу действительно важной, отсутствие четких сроков ее выполнения не должно становиться препятствием на вашем пути.

Сделайте важное дело срочным

Вы раз за разом откладываете важную задачу на потом? Лишите себя такой возможности, установив крайний срок выполнения этой задачи.

Если вы давно мечтаете записаться в спортзал или начать учиться играть на саксофоне, попробуйте поставить себя в более жесткие условия, установив срок, в течение которого вы должны будете сделать шаг к своей цели.

Речь идет о масштабной задаче? В таком случае, есть смысл разделить процесс ее выполнения на несколько этапов и установить крайние сроки для каждого из них.

Придайте крайним срокам вес

Необходимо понимать, что сами по себе временные границы еще не являются эффективным триггером. Если вы решили, к примеру, что с завтрашнего дня начнете совершать утренние пробежки, ничто не помешает вам передумать в последний момент. А что, если завтра вы должны внести арендную плату за жилье? Вероятно, вы сделаете это, поскольку конфликт с владельцем жилья, а тем более судебное разбирательство вряд ли входит в ваши планы.

Проблема искусственных крайних сроков заключается в том, что изначально они ничем не подкреплены. Как же вы можете исправить ситуацию?

Расскажите о своих планах другим людям

Если о сроке, который человек отвел на выполнение той или иной задачи, известно только ему самому, он рискует обмануть только собственные ожидания. Поведав о своих планах другим людям, вы получаете дополнительный стимул к активным действиям.

Художник, публично объявивший дату проведения своей выставки, вероятно, приложит максимум усилий для того, чтобы закончить последнюю картину к назначенному сроку.

Впрочем, ограничивая себе пространство для маневра, важно проявлять осторожность. Поставив себя в слишком жесткие условия, вы будете испытывать психологическое давление, которое может стать серьезным препятствием на пути к цели.

Назначьте себе наказание за невыполнение задачи в срок

Важные, но несрочные задачи часто откладываются в долгий ящик просто потому, что негативные последствия их невыполнения не кажутся существенными. Впрочем, ничто не мешает вам «поднять ставки». К примеру, вы можете дать вашему другу определенную сумму, и попросить его перечислить деньги в пользу одного из конкурентов вашей любимой футбольной команды, если вы не выполните поставленную задачу в оговоренный срок.

Убедитесь в том, что представление работающих вместе с вами людей о срочности задачи совпадает с вашим

Если один из членов команды не желает считаться с крайними сроками, работа остальных ее членов может пойти насмарку. Именно поэтому так важно синхронизировать усилия людей, совместно работающих над тем или иным проектом.

Не дайте себе забыть о задаче

Срочные задачи зачастую напоминают о себе сами. Важные задачи в большинстве своем лишены данной «функции».

Боитесь, что можете забыть о важном деле? Оставьте записку с напоминанием на своем рабочем месте или сделайте соответствующую отметку на календаре.

Заключение

Разумеется, полностью отказаться от выполнения срочных задач попросту невозможно. Однако если в какой-то момент поток неотложных дел на время ослаб, и вам наконец представился шанс заняться чем-то действительно важным, вы просто обязаны воспользоваться такой ситуацией.

Высоких вам конверсий!

По материалам: pickcrew.com, image source: PhotosNormandie 

17-05-2015

lpgenerator.ru

Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планировании

Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планированииМатрица Эйзенхауэра (матрица приоритетов) – один из самых известных инструментов для управления своим временем. Ее придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Быть главой государства – дело хлопотное, такой человек всегда очень занят, т.к. его работа соединяет в себе разные функции. За день ему надо успеть переделать массу дел.

Поэтому Эйзенхауэр начал испытывать разные инструменты тайм-менеджмента. Он хотел  найти нечто самое эффективное. Но так и не нашел такого, чтобы его удовлетворило. Поэтому, в конце концов, он создал собственный инструмент, который в последствии получил его имя.

Организаторские способности Эйзенхауэра ценились всегда и везде. И совершенно заслуженно. Сейчас же матрицу Эйзенхауэра считают одним из самых эффективных средств для составления планов на короткий срок.

Этот замечательный инструмент, несомненно, будет полезен каждому современному человеку. Сегодня всем нужно уметь управлять своим временем. Ведь жизнь наша проходит в спешке и суете. Но, несмотря на гигантские усилия, редко кто бывает доволен результатами своей деятельности.

Все чаще люди жалуются на нехватку времени. Хотя всем нам каждый день выделяется одинаковое число минут. Однако кто-то успевает все, а кто-то беспечно тратит свое время на бесполезные дела. Матрица Эйзенхауэра помогает правильно организовать свое время и тем самым резко повысить свою эффективность.

 

Что такоематрица Эйзенхауэра

 

Матрица Эйзенхауэра используется для планирования на небольшой срок (один или несколько дней). Это эффективный метод обработки тех списков дел, что человек планирует сделать за этот срок. Как правило, люди составляют столь длинные списки, что все дела из них априори невозможно переделать.

В итоге у них накапливаются недоделанные и незавершенные дела. А это опасно, т.к. незавершенка не только тормозит движение к цели, но и вообще может навредить дальнейшему развитию жизни. Ведь велика вероятность распыления сил и энергии на то, что совершенно человеку не нужно.

Матрица Эйзенхауэра позволяет быстро и эффективно разобраться со списком дел, распределив эти дела по категориям. В результате человек ясно видит все самые важные дела, а также те дела, что вообще не стоят его внимания.

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 полей (квадрантов) – по одному на каждую категорию дел. Категории определяются по принципу срочности и важности: важно – не важно, срочно – не срочно. На рисунке ниже видно, как распределяются эти квадранты.

Матрица Эйзенхауэра - квадранты

В каждый квадрант из общего списка дел вносятся лишь те дела, что удовлетворяют критерию данного квадранта.

 

Описание квадрантовматрицы Эйзенхауэра

 

Чтобы понять, как же нужно работать с матрицей Эйзенхауэра, прежде всего, нужно разобраться с ее квадрантами – что же туда вносить. Как я уже говорила, мы рассматриваем лишь те дела, которые вы планируете выполнить в течение дня или какого-то небольшого периода.

 

Квадрант 1.Срочные и важные дела.

 

Самый большой и главный секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что первый квадрант должен всегда оставаться пустым. Только в этом случае можно сказать, что человек умеет эффективно распределять свое время и умеет хорошо планировать.

Если же есть дела, которые нужно вписать в первый квадрант, то это означает, что в жизни человека присутствуют авралы. Он не умеет правильно планировать и привык откладывать все до последнего момента. Он берется за дело лишь тогда, когда вот-вот истекают все сроки.

Поэтому, если вы стремитесь быть эффективным, то, прежде всего, вам следует найти все те причины, что мешают вашей продуктивной работе. Могу вас огорчить, что таких причин может быть огромное множество, начиная от неумения планировать и заканчивая прокрастинацией.

Естественно, все эти препятствия должны быть убраны в первую очередь. Иначе вообще не стоит говорить об эффективности.

Все же иногда могут возникнуть какие-то непредвиденные дела, которые нужно внести в первый квадрант. Но будьте аккуратны. Помните, что для выбора этих дел  есть два основных критерия:

    1. Невыполнение дела грозит отбросить назад в достижении цели.
    2. Невыполнение дела может повлечь за собой неприятности – ухудшение здоровья (при зубной боли), денежный штраф (при неуплате кредита), затопление (при протекании трубы) и т.п.

Конечно, лучше всего об этом думать заранее и вообще не допускать подобных ситуаций. Всегда гораздо легче предотвратить возможные неприятности, чем ликвидировать последствия. Обдумывайте и делайте все вовремя. Ну, а если дела из этого квадранта не нуждаются в вашем непосредственном участии, то их вообще стоит кому-то делегировать.

 

Квадрант 2.Важные и не очень срочные дела.

 

Эйзенхауэр считал работу с делами данного квадранта самой важной. Если человек своевременно помещает сюда задачу и последовательно ее исполняет, то данному делу он может посвятить столько времени, сколько оно требует.

Причем, он может работать без спешки, суеты и не страдать потом от разных пагубных последствий. Так, профилактический осмотр у зубного защитит от неожиданной зубной боли, а своевременная работа над отчетом избавит от ночных переработок.

В эту группу задач обязательно надо вносить дела, что направлены на достижение своих целей.

Как раз на эти дела нужно сосредотачивать максимальное внимание и именно сюда надо прилагать все свои силы. Ибо целенаправленное и методичное выполнение дел данного квадранта гарантирует большую отдачу в будущем.

В список дел второго квадранта обязательно надо включить задачи по личностному росту, саморазвитию, заботе о своем здоровье. Ведь все это составляет фундамент любого успеха. Сюда же должны входить задачи по анализу своих действий, а также разработка новых планов и анализ новых возможностей и перспектив.

Отсутствие бремени срочности позволяет вам выполнять поставленные задачи максимально качественно. Но не забывайте, что за сроками все же надо следить. И несвоевременное выполнение этих задач может перевести их в первый квадрант. А вот такого исхода надо остерегаться.

 

Квадрант 3.Срочные и неважные дела.

 

В этот квадрант помещают дела, что мешают эффективно работать, т.к. требуют к себе срочного внимания. Надо быть особо внимательным к таким делам. Часто их путают с задачами первого квадранта. Но не все срочное есть важным. Основной критерий для различения срочного и важного – приближает ли данное дело вас к цели или нет. В третий квадрант входят задачи , что никак не связаны с вашей целью.

Поэтому всегда надо четко формировать свои цели, помнить о них и быть сфокусированным на них. Самое простое – всегда иметь их описание перед глазами.

В третий квадрант попадают многие бытовые дела, например, ремонт обуви в конце сезона, помощь соседу в перевозке мебели, неважные телефонные звонки. Здесь могут появиться и незапланированные ранее дела, типа какая-то срочная встреча. А вот ремонт компьютера, к примеру, может быть и важным (если вы работаете на нем или ведете блог), и неважным (если вы используете его только для игр).

Так что, не стоит путать важность и срочность. Почему-то большинство людей автоматически начинают считать срочные дела важными. В результате в их жизни возникает напряженность и цейтнот, а их день наполняется суматохой.

Суматоха всегда удаляет от цели. Основоположник менеджмента, Фредерик Тейлор, в свое время говорил, что организацию дел можно считать хорошей, если все делается не спеша и без суеты.

Как правило, дела третьего квадранта всего лишь отвлекают от того, на что вы нацелены и что реально вам нужно. Они попросту съедают время. Поэтому лучше всего постараться не рассеивать внимание на такие дела. Понять же, важное дело или нет, достаточно просто – всего лишь спросите себя “Что произойдет, если я этого не сделаю?“.

 

Квадрант 4.Неважные и несрочные дела.

 

Сюда попадают все то, что мы делаем почти каждый день, но это никак не связано с нашей работой: просмотр телевизора, пустые телефонные разговоры, компьютерные игры, посещение форумов, социальных сетей и т.д. Это обычно приятные дела, но вовсе не обязательные.

Эти дела Эйзенхауэр назвал настоящими “пожирателями времени“, что снижают продуктивность дня.

Неужели кому-то не жалко потратить 203 часа на просмотр сериала? А ведь это больше недели нашей жизни. И это время можно было бы использовать более продуктивно.

Такие дела можно просто не делать, или же делать лишь тогда, когда у вас остается свободное время. В общей очереди ваших дел они должны стоять в самом конце. И еще не забывайте жестко лимитировать время, которые вы выделяете на такие дела.

Кое-кто может сказать, что подобные занятия помогают ему отдыхать. Но это сложно назвать полноценным отдыхом. Такие занятия не просто бесполезны, они – вредны. Лучше отдыхать качественно.

Так что найдите свои пожиратели времени и установите над ними жесткий контроль.

Кстати, многие рутинные дела из четвертого квадранта можно и нужно делегировать. В любой семье можно распределить обязанности, чтобы не перенапрягать себя и все делать спокойно.

 

Тест по оценкевашей продуктивности

 

тест по продуктивности трудаМногим людям сложно оценить свое умение организовывать трудовой процесс. И это закономерно. Нужные навыки не даются нам от рождения. Их надо в себе вырабатывать. Но ведь для этого надо знать, каких навыков тебе не хватает. Тогда будет проще найти техники, что помогут развить нужные качества.

В этом вам поможет прекрасный тест «Умеете ли вы организовывать свой труд». Это брошюра из 8 страниц, в которой помимо теста даны ключи для его расшифровки, а также пояснение к полученным результатам.

Данный тест позволит лучше понять, что же вам мешает добиться успеха, что нужно изменить и что выработать в себе для этого. Он

 

  • покажет, насколько эффективно вы можете действовать для решения поставленных задач;
  • поможет определить, что же вам надо сделать для получения более высоких результатов.

Данный тест условно бесплатен. Я подготовила его как ответный подарок на денежную поддержку этого сайта. Меня постоянно спрашивают о том, как можно выразить благодарность за мою работу. Просто. Угостите меня чашечкой кофе. Я его очень люблю и получаю массу удовольствия. А я в ответ отблагодарю вас этим тестом.

Чтобы получить данный тест, внесите 100 руб. на Яндекс-кошелек или WebMoney. Жители Украины на WebMoney могут внести гривну (50 грн.).

Номера кошельков:

WebMoney                 R213267026024 (рубли)                                          U136906760978 (гривна)
Яндекс-кошелек    410011224648992

При перечислении в Примечаниях укажите свою Фамилию и Имя.

После этого:

  1. Напишите мне в Форме обратной связи (разделе Контакты), категория !Финансовые вопросы».
  2. Укажите, куда вы перечислили деньги и откуда.
  3. Тест вам будет выслан на e-mail, который вы укажите в Форме обратной связи.

 

На этом мы пока прервем наше рассмотрение матрицы Эйзенхауэра. Я предлагаю вам хорошо обдумать данную информацию, попытаться ею воспользоваться, чтобы разбить свои дела по данным категориям. А во второй части статьи мы уже познакомимся более детально с тем, как же надо работать с данной матрицей.

 

Еще по теме:Матрица Эйзенхауэра –ваш надежный помощник

 

 

 

 

siellon.com

Матрица Эйзенхауэра, или расстановка приоритетов

В тайм-менеджменте часто говорится о том, что необходимо уметь расставлять приоритеты в делах. Сначала надо выполнять наиболее важные задачи, затем приступать к другим. Если приоритеты не расставлены, человеку свойственно сначала выполнять то, что проще сделать или интереснее. Но мы же помним, что наша цель – успеть выполнить великие дела, а не только простые! :-) Расстановка приоритетов – это умение выбрать по определённым критериям первоочередные задачи. Расставлять приоритеты мы будем при помощи матрицы Эйзенхауэра. В матрице встречаются такие понятия как «важность» и «срочность». Их не следует путать: не всё, что срочно, настолько важно, и не всё с пометкой «важно» требует немедленного реагирования. Срочно – требует незамедлительной реакции, выполнения действия. Важно – играет ключевую роль для успеха всего дела, достижения цели, но не всегда требует немедленного реагирования. Таким образом мы используем свои ресурсы времени в зависимости от критериев важности-срочности. Давайте уже составим нашу матрицу Эйзенхауэра (или как по-другому называют, квадранты Кови).

Все свои задачи разделяем на четыре категории:

СРОЧНОНЕ СРОЧНО
ВАЖНОАБ
НЕ ВАЖНОВГ
Задачи группы А – самые важные и срочные – это дела-пожары, авралы, критические ситуации, завалы, дела, невыполнение которых может привести к проблемам и затруднениям (экзамен через три дня – выучить 100 вопросов, сдать реферат завтра – а он ещё не готов, приготовить презентацию по исследованию послезавтра – но исследование ещё даже не начато). Тайм-менеджмент говорит о том, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым (иногда, конечно, подобные дела могут появляться у любого человека). Если туда каждый день попадают какие-то задачи, это показывает нашу неорганизованность, недисциплинированность. Если мы правильно организуем наше время, то задачи просто-напросто не будут успевать доходить до этого квадранта, мы их уже все выполним. Способ работы с этой категорией только один – брать и делать, тушить пожар!

Задачи группы Б – по важности равны первой категории, но не срочные, время ещё есть (написать диплом, пройти курс мехенди до конца декабря, купить подарки к Новому году в начале декабря, сделать исследование, которое нужно будет сдать в зачётную неделю). Выполнение данных задач является основой эффективного тайм-менеджмента, это опережающий стиль деятельности, это возможность освободить свою жизнь от авралов, а значит – уменьшить стресс. Люди, преимущественно занимающиеся квадрантом Б, имеют больше свободного времени. Задачи из этой категории можно выполнять более обдуманно, но помните – если не делать их вовремя, они могут с лёгкостью перейти в квадрант А – в зону аврала и кризиса. Способ работы с квадрантом Б – мотивация, планирование, контроль.

Задачи группы В – требуют срочного выполнения, это различные просьбы, поручения, внезапные навязанные встречи, неожиданные домашние хлопоты – разошёлся шов на вашем платье, перегорела лампочка в ванной, завёлся вирус на компьютере, и другие дела подобного рода, которые не приближают нас к цели, не продвигают вперёд, а являются отвлекающими факторами, только тормозят нас. Очень важно не перепутать квадрант В с квадрантом А. Учитывайте не только срочность дел, но и важность. Квадрант В – это постоянное тушение мелких очагов возгорания. Способ работы с квадрантом В – отсев навязанной срочности, определить степень важности дел, если риска нет, то говорим: «Нет».

Задачи группы Г – не важные и не срочные, но часто очень увлекательные занятия, простые в выполнении (болтовня с друзьями, бесполезное времяпрепровождение в VK, сериалы). Они не являются значимыми для достижения наших целей. Это поглотители времени, от которых надо избавляться. Безусловно, человеку нужно отдыхать, но поглотители времени не относятся к такому отдыху. Например, мы запланировали себе на день задачи из группы Б и отдых, а вместо этого полдня просидели в соцсетях. В итоге: и дел полезных не сделали, и нормально не отдохнули. Если вы всё-таки не можете избавиться от навязчивых задач группы Г, то откладывайте их хотя бы на момент, когда всё переделаете из квадрантов Б и В.

Итак, самый эффективный способ организовать своё время – это • концентрация на задачах группы Б, главное, чтобы они не перешли в состояние аврала; • уделять внимание задачам категории А; • минимизировать задачи В; • и не попадать в квадрант Г, где собрались все наши поглотители времени. В итоге вы заметите, что у вас появилось свободное время, все дела выполнены, без всяких авралов и кризисов, все цели постепенно достигаются, и вы находитесь в бодром хорошем настроении.

Мария Зайцева (Лютаева) 

04.12.2016 

yourtar.ru

Управление временем (матрица Эйзенхауэра)

Что же такое управление временем?

Но если понятия баланса, нехватки времени и само управление им только мифы, о чем мы здесь вообще говорим?

Умение распоряжаться временем действительно один из важнейших компонентов выдающейся жизни, так что вернемся к модели мышления ВВП. Если вы хотите эффективно распоряжаться им, вот чем вы на самом деле будете управлять.

  1. Своими приоритетами: вы и только вы должны решить, что для вас важнее всего.

  2. Своей сосредоточенностью: вы и только вы должны определять, чему и когда уделять внимание.

  3. Своими действиями: вы и только вы должны решать, что делать в определенный момент, час, день или неделю.

Умейте отличать важность от срочности

Мы часто по ошибке тратим время на дела, которые создают у нас мимолетное ощущение удовлетворения, но не приносят реальной пользы. Во многом это объясняется тем, что мы поддаемся влиянию срочности.

В любом нашем действии есть два компонента: важность и срочность. Необходимо понимать, что они не тождественны. Важность отвечает на вопрос: «Насколько сильно это влияет на мою жизнь?» Срочность «Как скоро это должно случиться?». Это два совершенно разных вопроса.

Матрица Эйзенхауэра

Считается, что впервые название этому способу понимания наших действий дал президент Дуайт Эйзенхауэр. Стивен Кови популяризовал эту модель в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», но она называется «матрица Эйзенхауэра», и ее необходимо понимать. Матрица изображена на рисунке 1.

Я далеко не первым указываю на очевидный вывод: лучше проводить как можно больше времени в квадрате 2, но я пойду дальше. По сути, квадраты 1, 3 и 4 вас убьют, просто каждый по-своему и с разной скоростью.

Рис. 1. Матрица Эйзенхауэра

Квадрат 1 ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ

Примеры: инфаркт, приближение крайнего срока, подача налоговой декларации

Вызывает чувство восторга, но изнуряет - будьте осторожны.

Убивает вас, истощая ваши запасы энергии

Квадрат 2 ВАЖНЫЕ, но не срочные

Примеры: тренировки, постановка целей, уплата налогов

Потраченное здесь время - отличное ВЛОЖЕНИЕ, так как это сокращает количество времени, проведенного во всех остальных квадратах, к тому же приносит чувство большого удовлетворения!

Квадрат 3 СРОЧНЫЕ, но не важные

Примеры: помехи, проблемы других людей

Тратя здесь время, вы заняты/устаете, но потом разочарованы, так как на самом деле ничего не достигли

Убивает, заваливая вас множеством мелочей

Квадрат 4 Не срочные и не важные

Примеры: бессмысленный просмотр телепередач, сплетни, другие «расхитители времени» Тратить время здесь просто скучно Убивает вас, разрушая вашу душу

Квадрат 1

Здесь находятся действия, которые одновременно важны (большое влияние) и срочны (ими нужно заняться сейчас). Это чрезвычайные жизненные обстоятельства. Если у вас выдавался день в квадрате 1, вы уставали, но это было приятно. Ведь вы блестяще справились с авралом и оказались на высоте в трудный момент. Ситуация была напряженной, но вы не подвели!

Добившись успеха в квадрате 1, вы чувствуете себя на верху блаженства, но здесь есть подвох. Вы можете пристраститься к такой жизни и, задержавшись там слишком долго, однажды столкнетесь с провалом. Либо вы попадете в трудное положение, которое окажется вам не по зубам, либо просто выдохнетесь. Квадрат 1 вызывает чувство восторга, но и сильный стресс. Умение достичь цели в нем очень полезно, но постоянная жизнь в нем удар по здоровью.

Квадрат 3

Вам известно, что некоторые дела отнимают время и силы, а взамен вы получаете мало или ничего. Они включены в квадрат 3, который Кови называл «обманчивым». У вас возникает заблуждение, будто ваши действия важны, но в итоге вы понимаете, что ничего не совершили. Проведя день в этом квадрате, вы ощущаете усталость и опустошенность.

В наше высокотехнологичное время очень легко выбросить на ветер целую неделю, месяц или жизнь, оказавшись в квадрате 3. Если вы не научитесь устанавливать границы и следить за их соблюдением, отказываться от определенных действий и говорить «нет» некоторым людям, случится вот что:

Помехи и проблемы других людей поглотят вашу жизнь. Всю без остатка! И это произойдет, потому что вы это допустите.

К счастью, этого можно избежать. Четко определив свои цели, внедрив «решение двух часов» и заботясь о своем уме (об этом вы узнаете в главе 11 и далее), вы избежите западни, но нужно сохранять бдительность. Если я сгущаю краски, пусть; просто я насмотрелся случаев, когда люди теряли годы в квадрате 3. Держитесь от него подальше!

Квадрат 4

Квадрат 4 состоит из действий, которые не важны и не срочны. Они влияют на вашу жизнь слабо или вообще никак, и никому не важно, выполняете ли вы их. Здесь находятся, например, бездумные перескакивания с одного телеканала на другой, бессмысленные игры, проверка своего кредитного рейтинга в третий раз за неделю и другие простые «расхитители времени». Я не буду описывать этот квадрат подробно, потому что вы и так поймете, когда попадете в его ловушку. Скажу только, что он убьет вашу карьеру, здоровье, отношения с людьми, финансы и амбиции, и вы даже не получите от этого удовольствия. Очутившись в квадрате 4, начните делать что-то другое. Просто сверните с того пути, который завел вас в этот квадрат.

Жизнь в квадратах 1, 3 и 4 убьет вас так или иначе, так что рассмотрим единственный квадрат, проведенное в котором время удачное вложение, а не трата.

Квадрат 2

Это важные, но не срочные дела. События, существенно влияющие на вашу жизнь, обычно начинаются с постановки сроков, до которых далеко; чаще конкретного срока нет. Например, тренировки, полноценное общение с семьей, постановка целей, чтение, молитвы сильно влияют на нашу жизнь, обогащают ее, и вы никогда не завершите эти действия.

Вы будете выполнять их всегда и охотно, потому что они подпитывают вас, а не истощают. День, проведенный в квадрате 2, оставляет ощущение, что вы сделали нечто по-настоящему полезное для себя. И в конце такого дня у вас будет больше энергии, чем в начале.

Говорят, действительно важные дела обычно не бывают срочными, и наоборот. Подвох в том, что наш мозг запрограммирован природой реагировать не на важное, а на срочное. Положение усугубляется тем, что наше общество поощряет такой подход. Все это значит, что если вы намерены тратить время с умом на действительно важное, то вам понадобится система.

Ее мы сейчас и рассмотрим.

Из главы 11 вы узнаете о «решении двух часов». Это всесторонний подход к созданию графика. Он точно поможет вам сокращать время на действия, которые вас истощают, и расходовать на то, что сделает вас сильнее. Но в этой главе мы заложим основы такой системы распоряжения временем.

Ваша система начинается с правильных вопросов.

Самые важные вопросы при управлении временем

Вы хотите получить план действий, который займет 2 минуты, но улучшит способы использования времени на всю оставшуюся жизнь?

Запишите на листе эти три вопроса и поместите его на видное место.

  • В каком квадрате я нахожусь в данный момент?
  • Мои действия в данный момент помогают мне продвинуться к целям?
  • Лучший ли это способ распорядиться временем прямо сейчас?

Вот и все три вопроса на листе. Слишком просто? Простота обманчива, ведь эти три вопроса очень действенный прием для обучения вашего мозга. Вне зависимости от ответов сами они создают для вас беспроигрышные ситуации. Все они помогают мозгу так же эффективно, как и три вопроса «разумного чтения».

Я подробнее остановлюсь на их пользе в главе 14, но сейчас подчеркну: это великолепная тройка. В основном они повышают осознанность: нельзя вырваться из западни, не зная, что вы в нее попали.

Одно только повышение осознанности автоматически приказывает вашей модели мышления ВВП работать на вас. Определив, в каком квадрате вы находитесь, вы автоматически побуждаете свой мозг к поиску более продуктивного пути.

Спрашивая, продвигают ли вас нынешние действия к вашим целям, вы автоматически начинаете лучше осознавать свои цели. Задаваясь вопросом, действительно ли ваши нынешние действия лучшее применение вашего времени, вы автоматически начинаете лучше осознавать, каким был бы оптимальный путь. А главное, даже если ответы вас не удовлетворяют, сами вопросы повышают эффективность использования времени.

Задавайте себе только эти три вопроса несколько раз в день в течение недели, и вы заметите, что производите полезные коррективы в своих действиях гораздо быстрее. Делайте это постоянно в течение трех недель, и вы создадите положительный импульс в каждой области своей жизни.

Запишите эти три вопроса на листе бумаги прямо сейчас, если вы еще этого не сделали. А лучше сделайте один экземпляр для офиса, второй для дома, третий для машины. Повесив их там, вы улучшите свое осознание времени раз и навсегда.

Вывод таков: легко поддаться мифам и сделать неправильные выводы по поводу времени, которое есть у нас в распоряжении. Все получают ровно те же 168 часов в неделю. Управлять временем нельзя, но можно управлять собой: своими действиями и сосредоточенностью. И тогда ваша жизнь резко улучшается. Из глав 11 и 12 вы узнаете, как именно это делать.

Дата публикации: 27 июля 2015 г.

paralife.narod.ru

Матрица приоритетов - управляем своим временем.: lean_area

Пожалуй один из самых известных инструментов по управлению своим временем - матрица Эйзенхауэра.Для тех, кто еще не успел познакомиться с данным инструментом, будет полезна эта публикация.

01. Матрица Эйзенхауэра.

В чем же помогает матрица Эйзенхауэра? Она помогает нам правильно организовать свое время для выполнения задач и тем самым повысить свою эффективность.Основная задача матрицы главным образом заключается в том, чтобы научиться правильно распределять все свои задачи.Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, распределение дел в которых определяется по принципам важности и срочности.Благодаря такому распределению своих ежедневных задач, образуется предельно ясная картина, чем необходимо заняться в первую очередь, чем во вторую, а чем заниматься вообще не стоит.

02. Классический вид матрицы.

С первого взгляда все кажется предельно просто, но тем не менее комментарии к каждому квадранту будут не лишними.

квадрант АЕсли Вы уже умеете эффективно использовать свое время, то соответственно и с планированием у Вас все в порядке. Основной фокус данной матрицы в том, что при идеальном планировании - этот квадрант будет оставаться пустым, так как появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и не умения эффективно распоряжаться своим временем. Если у Вас есть дела, которые требуют, чтобы их внесли в данный квадрант, то это означает, что в Вашей жизни присутствуют авралы. Конечно же сделаем исключение на то, что в жизни каждого человека временами могут появляться такие дела, но это не должно быть системным. В противном случае необходимо обратить внимание на те причины, которые мешают Вашей продуктивности.Итак, что же нам заносить в данный квадрант, если такая необходимость имеется? Это несомненно задачи:- невыполнение которых впоследствии отрицательно скажется на поставленных целях;- которые, могут повлечь за собой неприятности (здоровье, штрафы и т.д.)

квадрант BДанный квадрант заслуживает наибольшего внимания, так как дела находящиеся в нем являются наиболее приоритетными и именно из них большую часть времени должны состоять повседневные задачи эффективного человека. Не трудно заметить, что отсутствие срочности позволяет нам более обдуманно и конструктивно подходить к решению любых задач. Но нельзя забывать, что за сроками выполнения все же необходимо следить, так как в противном случае задачи из этого квадранта со временем перетекут в квадрант "А". В книгах по тайм-менеджменту замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами квадранта "B", достигают в жизни наибольших успехов, имеют достаточно свободного времени для того, чтобы жить счастливой и насыщенной жизнью. В список дел этого квадранта следует включать задачи по личностному росту и саморазвитию, текущие дела связанные с основной деятельностью, спортивные занятия.

квадрант С Дела этого квадранта можно назвать отвлекающими, которые мешают сосредоточиться на выполнении важных задач. Часто дела этого квадранта путают с делами квадранта "А", чтобы этого не произошло научитесь четко формулировать свои цели и сфокусируйтесь на их достижении. Помните, не все срочное - является важным. Обычно в этот квадрант попадают бытовые дела, неважные телефонные звонки, незапланированные ранее дела (встречи). Как правило дела третьего квадранта рассеивают Ваше внимание и отвлекают от целей, проще говоря "съедают" время. Прежде чем приступить к выполнению дел этого квадранта задайте себе вопрос: "Что произойдет, если я этого не сделаю?"

квадрант DЗадачи последнего квадранта не приносят практически никакой пользы. Именно эти задачи являются основными "пожирателями" времени.Почему мы с радостью приступаем к их выполнению? Да потому, что они наиболее привлекательны для нас, просты в выполнении, доставляют удовольствие и позволяют приятно провести время. В этот квадрант помещают такие дела, как просмотр телевизора (сериалы, фильмы, развлекательные телепередачи), серфинг в интернете, компьютерные игры и т.п. Конечно же отказаться от этих дел совсем - мы не можем, каждый человек должен отдыхать и периодически развлекаться. Можно просто определить для себя такие дела, которые помогут наиболее интереснее и с пользой проводить свое свободное время.

Несколько полезных советов по составлению матрицы.- очень важно научиться правильно расставлять приоритеты задач, чтобы определить важность и срочность задавайте себе вопрос: "Что произойдет, если я этого не сделаю?", "Как это повлияет на достижение моих целей?"- матрицу Эйзенхауэра желательно располагать на видном месте или носить с собой;- если есть возможность делегировать некоторые из срочных дел - сделайте это;- пронумеруйте задачи в каждом квадранте по степени важности и приоритетности;- сосредоточьтесь на задачах из квадранта "B". Эйзенхауэр считал их наиболее важными и первоочередными, своевременное выполнение именно этих задач поможет впоследствии избежать важных и срочных дел.

Удачи Вам в реализации!

lean-area.livejournal.com