Основные методы и правила тайм-менеджмента. Тайм менеджмент методы


планируй и управляй своим временем

метод швейцарского сыра

Приветствую вас, друзья на блоге Blog-Bridge.ru! С вами Екатерина Калмыкова. Основательно изучив тайм-менеджмент, я узнала про множество различных инструментов, которые могут помочь наладить свою жизнь и стать успешным.

К таким инструментам относятся и мотивационные семинары, и групповые или одиночные упражнения, различные книги по управлению собственным временем, и  другие довольно-таки интересные методы тайм-менеджмента.

Но самое главное, чем богат тайм-менеджмент — это методы, позволяющие рационально составить свое расписание и следовать ему в большинстве случаев. Самый главный вывод, который я сделала для себя: нет единого метода, который будет подходить всем без исключения, нужно подбирать тот, который будет подходить лично вам.

Давайте посмотрим, какие основные методы тайм-менеджмента существуют, чтобы вы могли выбрать подходящий вам.

Итак, поехали.

Содержание статьи:

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Как швейцарский сыр поможет в достижении цели?

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте весьма популярен. С момента открытия данного инструмента планирования он помог множеству человек и может помочь и вам. В тайм-менеджменте методы определения целей и их достижения могут быть очень странными и этот способ тому подтверждение.

В чем его суть?

Представьте проблему в виде швейцарского сыра, если что — он с дырками. Чем больше дырок в сыре, тем быстрее его можно съесть. Чем больше «дырок» в вашей проблеме, тем быстрее ее можно решить, т.е. съесть.

Что из себя представляют дырки в проблеме? Это мелкие задачи, решив которые, можно решить основную проблему.

Например, перед вами стоит вопрос ремонта потолка. Вы не можете решить с наскока, поэтому в нем нужно проделать «дырки». Первая «дырка» — это анализ подходящих фирм по ремонту, вторая — вызов мастера на дом для оценки проблемы, третья — составление сметы на ремонт, четвертая — непосредственно сам ремонт потолка. Для пятой дырки уже нет места, потому что проблема решена.

Еще один пример работы метода швейцарского сыра: вам нужно организовать корпоратив для вашей компании, какие «дырки» проделать в этой проблеме, чтобы ее разрешить? Подумайте самостоятельно, а потом сравните с моими вариантами ответов.

  1. первая «дырка» — поиск подходящего помещения;
  2. вторая — договор с руководством заведения;
  3. третья — выбор подходящей даты, составление меню;
  4. четвертая — одобрение шоу-программы;
  5. пятая — оплата мероприятия.

Все — организация корпоратива прошла успешно.

По мере того, как мы «проедаем» сыр (подобно мышкам), мы решаем разные мелкие вопросы, которые вместе образуют крупную проблему. Этот метод можно использовать для планирования рабочего расписания или личного времени.

Статьи в тему:

Тайм-менеджмент не только для менеджеров: как научиться планировать свое время

Тайм-менеджмент на работе: успевай все с ветерком

История тайм-менеджмента на примере великих людей

техника помидор

Метод помидоров в тайм-менеджменте

Задумывался ли кто-нибудь о пользе помидоров в тайм-менеджменте? То, что они являются полезным овощем — знают все. А о пользе этого продукта в тайм-менеджменте знают немногие.

Чем же они полезны? Когда-то один студент из Италии по имени Франческо Чирилло, придумал метод помидоров в тайм-менеджменте, который помог ему справиться с большим объемом заданий в университете и сдать все экзамены на отлично.

Скачать бесплатно книгу про данную технику можно по ссылке, которую я уже давала в этой статье.

Студенты и не только, внимание: представьте, что помидор представляет собой отрезок времени в 25 минут. Это сложно, но возможно. Положите перед собой большой красный помидор, заведите таймер на 25 минут и приступайте к выполнению своей задачи. Это может быть и подготовка к экзаменам, и написание доклада или отчета, подготовка презентации, не важно. Все 25 минут занимайтесь исключительно «поеданием помидора», т.е. подготовкой\зубрежкой и т.д.

Когда прозвенит таймер, сделайте перерыв на 5-7 минут и приступите к «поеданию второго помидора», т.е. решению второй части задачи, потом снова сделайте перерыв. В среднем на решение одной задачи уходит 4 помидора, т.е. 4 интервала по 25 минут с 5 минутным перерывом. За это время можно выучить минимум одну тему для экзамена, написать минимум 2 отчета и сделать минимум одну презентацию.

Метод подойдет как для студентов и учащихся, так и для офисных работников или руководителей.

методы тайм-менеджмента

Метод лягушки в тайм-менеджменте

Как превратить неприятную лягушку в красавицу? В данном случае обойдемся без поцелуев 🙂

У каждого из нас в жизни бывает момент, когда необходимо сделать что-то неприятное, а не хочется аж до зубного скрежета. Здесь на помощь придет метод лягушки в тайм-менеджменте.

В чем же он заключается? Решение проблем с помощью этого способа можно разделить на 2 части:

  • сбор лягушек в одну банку, т.е. написание списка неприятных дел;
  • поочередное выкидывание лягушек из банки на волю — решение противных вопросов.

Стоит отметить, что решение любых неприятных вопросов лучше осуществлять в первой половине дня. Это поможет не портить себе настроение предстоящим неприятным разговором и в течение оставшегося рабочего дня думать только о насущных, относительно приятных делах.

Тайм менеджмент методом Архангельского

Наверное, многие, кто увлекается наукой управления временем, знают или хотя бы слышали имя Глеба Архангельского. Есть его популярная книга [urlspan]«Тайм-драйв: как успевать жить и работать»[/urlspan]. В ней он подробно описал, как можно научиться управлять временем.

Раньше я не верила, что этому можно научиться, но прочитав её и применив кое-какие рекомендации на практике, я, можно сказать, научилась это делать, конечно не на 100%, но всё же. Особенно я ощутила всю полезность полученных знаний и их ценность, когда стала мамой. Могу с уверенностью сказать: метод Глеба Архангельского работает!

А вообще я про эту книгу и чем мне она понравилась уже рассказывала в этой статье, поэтому переходите по ссылке и читайте.

Методы тайм менеджмента в профессиональной деятельности

Тайм-менеджмент, его основные принципы, правила, методы невозможно уместить в одной статье, потому что их слишком много.

Но для тех, кто отвечает за планирование в пределах своего офиса, мы дадим пару методов, которые облегчат сей процесс и помогут правильно поставить приоритеты. Способы, указанные ниже могут применяться также вне рабочего времени.

Метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте

Первый способ — метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте. Его основная цель — помочь в определении приоритетов для любителей брать несколько дел сразу.

Использование многокритериальной оценки подразумевает прохождение 5 шагов:

  • выписать основные критерии, влияющие на оценку той или иной задачи;
  • сравнить критерии, выявить их важность;
  • для каждого критерия выставить оценку по 3-х бальной системе, где 1- плохо, 3 — хорошо;
  • сделать свой выбор в пользу самого рационального варианта.

Чтобы было легче взвешивать критерии, каждому из них прицепите цифровое значение.

Например, у вас есть работа по 3 сделкам.

Для каждой сделки действуют критерии:

  • выгода;
  • трудовые затраты;
  • надежность;
  • адекватность клиента.

Где выгода у первого варианта будет иметь оценку 3, трудовые затраты — 1 (много сил), надежность — 2, адекватность клиента — 2. Для остальных вариантов расставьте оценки сами.

Умножьте целые числа на доли: 1*0,3; 2*0,4; 3*0,3. Тот вариант, который будет иметь больший вес будет самый подходящий для начала работы.

В этом методе очень важно, чтобы количество критериев не превышало 6 пунктов, иначе можно запутаться в расчетах.

Метод организации групп по тайм-менеджменту

Последний метод, о котором мы расскажем — метод организации групп по тайм-менеджменту. По другому он называется быстрым анализом по Эйзенхауэру.

Его суть в том, что задачи делятся на 4 группы:

  1. важные задачи, которые решает управляющий;
  2. менее значимые задачи, которые управляющий может делегировать кому-то;
  3. значимые, но не срочные задачи, которые управляющий может решить потом сам;
  4. не значимые и не срочные дела, которые могут сделать другие работники.

Метод позволяет разгрузить человека от большого количества дел, и дать ему возможность выполнить оставшиеся задачи качественно и в срок.

Как легко стать профи в тайм-менеджменте

Вы хотите знать больше о действенных методах планирования собственного времени?

Тогда я вам рекомендую обратить внимание на курс Жени Попова. Помимо уникальной информации об основных правилах тайм-менеджмента, курс содержит также и много полезных и ценных сведений о самых действенных методах управления собственным временем, которые проверены лично автором на практике.

Можно смело утверждать, что методы рабочие и при грамотном использовании могут принести человеку успех и богатство, о котором каждый из нас мечтает. В курсе содержится информация, которой нет в Интернете, вам ее не расскажут на занятиях в университете или в школе.

Ценность данного материала обусловлена ее уникальностью и тем, что все рассказанное автором в этом курсе, опробовано на его личном опыте, и результаты, скажу я вам, просто впечатляют. Информация эффективна и является рабочей. Главное — все стараться применить в реальной жизни, и успех не заставит вас ждать.

***

Друзья, вы хотите стать богатым и успешным, научиться грамотно планировать свой день и не переживать по поводу небольшого количества часов в сутках? Тогда изучайте методы тайм-менеджмента вместе со мной.

Ведь изучив даже основы, вам не понадобится впредь искать время для общения с семьей и друзьями, для создания отчета и презентаций. С момента начала обучения ваша жизнь пойдет в гору, а ваша задача будет только в том, чтобы не скатиться вниз. Чего я вам искренне желаю!

Друзья, понравилась статья? Тогда дайте ей жизнь — поделитесь в любой социальной сети.

Не забывайте, что есть возможность подписаться на получение анонсов статей с блога, а также на наш канал на Youtube.

До новых встреч!

С вами была Екатерина Калмыкова

blog-bridge.ru

Основные методы тайм-менеджмента

«Тайм-менеджмент» - совокупность методик, ориентированных на решение проблем, связанных с вопросом рационального использования рабочего времени. Однако не стоит утверждать, что тайм-менеджмент строгий свод правил, который поможет максимально рационализировать свой рабочий процесс и рабочий день своих подчиненных. Таким образом, тайм менеджмент есть ни что иное как совокупность общих методов и рекомендаций, которые следует применять в индивидуальном порядке к конкретному человеку и к конкретной организации.

Основатель школы научного управления Фредерик Тейлор является одним из родоначальников философии тайм-менеджмента, он установил хронометраж трудовой деятельности. Также, к отцам основателям можно отнести Генри Форда, который, благодаря введению на производстве конвейера, смог сократить время сборки автомобилей, уменьшил расход времени рабочих, тем самым сделав их деятельность более специализированной.

В нашей стране одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.

Анализ использования временного ресурса

В случае если руководитель решил всерьез заняться проблемой неправильного распределения времени, первым его шагом должен стать анализ использования временного ресурса. Он выявит временные потери, покажет плюсы и минусы практикуемого рабочего стиля. Такой анализ будет полезен, если руководитель не понимает, на что тратиться рабочее время, и не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Для анализа проблемы необходимо правильно вести учет времени. Самый эффективный способ учета времени - ведение записей. Также, полезно будет использовать для этих целей компьютер.

Время, затраченное на работу можно учитывать в таблицах, где учтены следующие критерии:

  • вид деятельности – для определения вида деятельности;

  • время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

  • длительность соответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Необходимо учитывать время непосредственно в процессе работы, так как если делать эту операцию потом, можно забыть и упустить важные детали. В результате анализа становятся видны сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Чтобы процесс был наиболее эффективен, необходимо ответить на следующие вопросы:

  • Насколько проделанная работа была необходима? В случае если 10% рабочего времени потрачено на неважную работу, стоит обратить внимание на расстановку приоритетов.

  • Насколько оправданы затраты рабочего времени? В случае, если 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе.

  • Было ли целесообразно выполнение работы? Если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации.

  • Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени.

С помощью такого нехитрого анализа можно выявить факторы потери рабочего времени, а также разного рода ошибки в использовании рабочего времени. Далее нужно определить причины неудач, создать стратегию борьбы с ними с учетом индивидуальных особенностей ситуаций.

studfiles.net

Основные методы и правила тайм-менеджмента – Конструктор Успеха

Содержание

  • Забрасываем якорь
  • Метод помидора
  • Метод швейцарского сыра
  • Едим лягушек
  • Бифштекс из слонов
  • Метод резиновой уточки

«Провести время! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» убеждал Алису Безумный Шляпник, даже не подозревая, что сегодня его наверняка бы засмеяли авторы многочисленных методик и правил по тайм-менеджменту и повышению личной эффективности.

Сегодня как никогда модно быть организованным и мобильным: книгами по планированию рабочего дня забиты все магазины, а в интернете на каждом шагу попадается реклама семинаров по управлению временем и мультитаскингу, которые из каждого раздолбая обещают сделать приличного человека, способного справляться с пятью делами одновременно. Тех, кто требует от тайм-менеджмента чуда и мгновенною превращения в «успешную личность», ожидает разочарование: гуру модного движения вряд ли откроют кому-то Америку, а советы в духе «заранее рассчитывайте дневную нагрузку» помогут настоящему прокрастинатору не больше, чем аскорбинка — туберкулезному больному.

Универсальной и при этом супердейственной методики управления временем просто не существует, но ничто не мешает попробовать в применении разные методы и правила тайм-менеджмента и собрать по кусочкам свою собственную технологию. Наполеона из вас она вряд ли сделает, зато наверняка поможет минимизировать потерю рабочего времени. Итак, основные методы и правила тайм-менеджмента:

Забрасываем якорь

Не спешите доставать из шкафа тельняшку и белые клеши: якорем в тайм-менеджменте называют любую материальную привязку (звук, цвет, вкус, действие), настраивающую на выполнение определенной задачи. Кто-то привык проверять почту за чашкой кофе, кто-то делает отчеты под саундтреки ко второй части «Терминатора», а не задумывающиеся о вреде курения товарищи обдумывают важные дела после сигаретки-другой. Самый доступный и безопасный для легких якорь, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых, — музыка. Попробуйте составить плейлисты для разных обстоятельств, только не зацикливайтесь на книжных шаблонах типа «классическая музыка для интеллектуальной работы», «тяжелый рок перед жесткими переговорами». Якорь, как правило тайм-менеджмента — штука индивидуальная: некоторым и под Эминема думается отлично.

Метод помидора

Об этом методе тайм-менеджмента мы уже говорили в одной из статей, его итальянец Франческо Чирилло придумал еще в конце 1980-х, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Если бы изобретатели кухонной утвари были действительно изобретательными, то, возможно, мы имели бы дело с техникой сельдерея или даже артишоковой терапией. А так всего лишь метод помидора, основанный на исследованиях психологов, считающих, что человек может концентрироваться на чем-то максимум 25 минут. Это и есть один помидор непрерывной работы, после которого 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров вы заслужили право на 15-минутньй long break. В общем, до боли похоже на школьную систему уроков и перемен. Ради большей аутентичности можно заказать тот самый таймер на eBay.

Метод швейцарского сыра

Если якорь заброшен, но увяз в трясине ежедневных дел и тащит вас за собой, на помощь приходят гастрономические метафоры. Сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дырки на поверхности Эмменталя. Скучная презентация? Для начала найдите иллюстрации, выберите шрифт, затем сделайте пару интересных вам слайдов — и очень скоро в сыре будет столько дырок, что доесть его будет совсем легко.

Едим лягушек

Для применения этого метода тайм-менеджмента необязательно быть французом и откупоривать бутылку сухого белого (хотя с ним наверняка будет веселее). «Лягушка» на сленге тайм-менеджеров — мелкое, но неприятное дело, к которому не хочется подходить. Оно постоянно откладывается, грозя перерасти во что- то более серьезное. Написание неприятного письма, телефонный звонок, уборка в ящиках стола — все это и есть противные скользкие лягушки, громко квакающие в вашем пруду. И их надо есть! Каждый день по штучке. Согласитесь, это не то удовольствие, которое стоит растягивать, поэтому не нужно долго сидеть над «блюдом» — лучше съешьте с самого утра и без лишних предварительных размышлений. А вечером можно и бокал вина.

Бифштекс из слонов

Кроме неприятных мелочей есть и действительно важные, крупные задачи (выучить язык английский язык, получить права, сделать ремонт). Отпугивают они именно своей масштабностью: непонятно, с чего начать и хватит ли сил на все. Такого слона лучше всего разделать на небольшие бифштексы и есть по частям, чтобы каждый кусок не вызывал дискомфорта и поглощался с аппетитом. Прежде чем приступить к приготовлению блюда, нужно убедиться, что все кухонные принадлежности и специи находятся под рукой: на рабочем столе должно быть только то, что относится к решаемой сейчас задаче. При этом желательно как можно конкретнее ее формулировать: не «выучить грамматику за эту неделю», а «выучить правила употребления инфинитивов». Новая неделя — новый бифштекс. Так постепенно даже самый большой слон будет съеден. Главное — не ждать, пока он испортится, и не думать постоянно о его размерах. А аппетит, как известно, приходит во время еды.

Метод резиновой уточки

Если приведенные технологии так и не помогли вам справиться с особенно заковыристой задачей, можно обратиться к излюбленному способу программистов — делегированию ее мысленному помощнику. Проше говоря, достаньте где-нибудь резиновую уточку для ванной, поставьте на стол и предупредите, что сейчас вы немного с ней поработаете. Если она не против, объясните ей суть вопроса, максимально просто и подробно. Считается, что верная формулировка проблемы содержит половину решения. На одном из этапов объяснения вы наверняка поймете, что пошло не так, а утка будет счастлива от того, что помогла вашей работе.

Автор: Инга Халиманович

constructorus.ru