Четкая расстановка приоритетов как главный фактор успешности. Расстановка приоритетов


Лучший способ расстановки приоритетов - Психологос

В Университете практической психологии мы прорабатываем различные методики самоорганизации и повышения эффективности. В том числе, как правильно расставлять приоритеты.

Зачем расставлять приоритеты.

Первая причина очевидная: для того, чтобы делать в первую очередь самые важные дела. Вторая причина менее очевидная: для того, чтобы в любой момент времени вы точно знали, какое дело вам сейчас делать. Чтобы не было выбора, ведь именно в момент выбора начинаются метания, отговорки, мысли вроде «Надо бы войти попить чаю» и так далее.

Долой метания, расставляем приоритеты.

Я хочу с вам поделиться моим авторским способом расставлять приоритеты, больше вы нигде не прочитаете про этот метод. На мой взгляд, это самый эффективный способ расставлять приоритеты, но у него есть один недостаток. Он требует знания высшей математики за второй класс, а точнее умение умножать и делить.

Итак, представьте, что у вас есть список дел. Давайте я набросаю дел для примера:

  1. Снять видеоролик для сайта
  2. Заказать компьютерный стол
  3. Ответить на срочные письма
  4. Разобрать коробку в шкафу

Ну вот примерно такой список был взят мной с потолка. Дальше мы будем оценивать значимость каждого дела. Значимость будет складываться из трёх параметров:

  • Важность – насколько вообще важно делать это дело? Случится ли что-то страшное, если вы вообще решите его не делать? Как много зависит от его выполнения?
  • Срочность – насколько быстро нужно сделать это дело? Всё бросать и заниматься только им? Или если в течение недели сделаете, то в принципе нормально?
  • Сложность – насколько много времени потребует это дело? Нужно ли договариваться и взаимодействовать с другими людьми, чтобы его сделать? Насколько оно эмоционально и морально простое или наоборот сложное и неприятное?

Оцените все дела по этим трём параметрам по шкале от 1 до 10 в порядке Важность-Срочность-Сложность. В итоге у вам получится примерно вот так:

  1. Снять видеоролик для сайта 8 6 7
  2. Заказать компьютерный стол 6 2 3
  3. Ответить на срочные письма 7 9 2
  4. Разобрать коробку в шкафу 2 2 6

Итак, все дела оценены по трём критериям Важность-Срочность-Сложность, но пока расставить приоритеты не получится, потому что всё-таки не понятно, какие дела ставить в первую очередь, важные или срочные? Или может быть сначала самые простые, чтобы быстро их сделать и чтобы они не отвлекали?

Чтобы расставить приоритеты будем считать конечную Значимость каждого дела.

Значимость = Важность * Срочность / Сложность

Умножаем Важность на Срочность и делим на Сложность. Таким образом на самом верху у нас будут оказываться дела очень важные и очень срочные, при этом совсем простые. Ну а внизу наоборот. И тогда наш список станет таким:

  1. Снять видеоролик для сайта 8 * 6 / 7 = 6.9
  2. Заказать компьютерный стол 6 * 2 / 3 = 4.0
  3. Ответить на срочные письма 7 * 9 / 2 = 31.5
  4. Разобрать коробку в шкафу 2 * 2 / 6 = 0.7

Я воспользовался для подсчёта калькулятором и округлил значения до десятых, такой точности будет вполне достаточно. Так вот теперь мы видим, как легко расставить дела в порядке приоритета:

  1. Ответить на срочные письма 31.5
  2. Снять видеоролик для сайта 6.9
  3. Заказать компьютерный стол 4.0
  4. Разобрать коробку в шкафу 0.7

Самое приятное в этой процедуре, что в ней не требуется никакие сложных решений, есть готовый алгоритм, который всегда расставит приоритеты правильно. Ваша задача только адекватно оценить важность, срочность и сложность дела, дальше методика берёт всё на себя.

Расставьте этим способом приоритеты с том списке, который вы делали в предыдущем задании, чтобы убедиться, что это не только просто, но и конечный список получается вполне адекватным. На первых местах оказываются те дела, которые действительно разумно делать в первую очередь.

www.psychologos.ru

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте (управление временем)

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте – это базис, на котором строится весь остальной процесс. Неправильная градация привнесет еще больший хаос в повседневность и только усугубит положение. Как справиться с этой задачей, расскажет наша статья.

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

Методики расстановки приоритетов

Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).

С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.

Планирование по АВС-системе

Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.

То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.

  • Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
  • Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
  • Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.

Исходя из этого была разработана следующая «инструкция по эксплуатации» системы:

  1. Составьте общий список дел.
  2. Систематизируйте каждое по срочности.
  3. Пронумеруйте дела по установленной важности.
  4. Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
  5. Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
  6. Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
  7. Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.

Планирование по Эйзенхауэру

Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:

  • Важно и срочно.
  • Не важно, но срочно.
  • Важно, но не срочно.
  • Не важно и не срочно.

В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.

При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени.

Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам).

Планирование по правилу Парето

Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.

Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:

  • 20% работы = 80% прибыли.
  • 80% работы = 20% прибыли.
  • 20% клиентуры = 80% дохода.
  • 80% клиентуры = 20% дохода.

Правило пак-мена, какое-то

Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.

Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.

Как подступиться к планированию времени

Вне зависимости от того, какой из методов будет предпочтен, подходить нужно одинаково. Не хватайтесь за распределение дел сразу – это не приведет ни к чему хорошему. Начните с подготовки, которая заключается в наблюдениях. На протяжении двух-трех недель следите за своим графиком, ведите точную хронологию, вплоть до 5 минут. Сроки ведения хронологии и точность в подсчетах очень важны для конечных результатов.

Записи ведите следующим образом:

  • 07:00-07:30 – проснулся, сделал зарядку, принял душ.
  • 07:30-08:00 – позавтракал, проверил почту и социальные сети.
  • 08:00-08:30 – подготовил рабочую документацию.

Фиксацию событий можно производить в любом удобном для вас месте: в тетрадке, компьютере, специальной программе, на диктофон. На основе полученных данных вы увидите, на что расходуется время, а дальше решите, что из этого приоритетнее, а что наименее важно.

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

  1. Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
  2. Находите время на саморазвитие.
  3. Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
  4. Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
  5. Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
  6. Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
  7. Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
  8. Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
  9. Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
  10. При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
  11. Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.

zhazhda.biz

ТЕСТ: Расстановка приоритетов

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — «важно» и «срочно»; таким образом, получается четыре класса приоритетов

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей. 

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

 

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Подписывайтесь на наш аккаунт в INSTAGRAM!

 

Согласно принципу Парето 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными.

 

 

Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

 

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

 

Лучшие публикации в Telegram-канале Econet.ru. Подписывайтесь! 

 

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

 

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А____________%

B____________%

С____________%

D____________%

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

опубликовано econet.ru Если у вас возникли вопросы по этой теме, задайте их специалистам и читателям нашего проекта здесь

Автор: Игорь Иванилов

P.S. И помните, всего лишь изменяя свое сознание - мы вместе изменяем мир! © econet

econet.ru

2.3 Расстановка приоритетов в делах

Постоянное установление приоритетов – основное правило эффективной техники личной работы менеджера. Правильная расстановка приоритетов в делах позволит решить некоторые из основных проблем руководителей:

- попытки сразу выполнить слишком большой объём работы;

- трата сил на несущественные дела, не приносящие нужного результата.

Можно выделить следующие преимущества работы по приоритетам:

  • работа над действительно важными и необходимыми задачами;

  • решение вопросов в соответствии с их неотложностью;

  • концентрация на выполнении только одной задачи;

  • целеустремлённость в делах и соблюдение сроков выполнения работы;

  • исключение дел, которые могут быть выполнены другими;

  • наиболее рациональное и продуктивное использование дня.

С опытом руководители вырабатывают интуицию. Она позволяет принимать качественные решения быстро. Чтобы её выработать, следует заложить хорошие основы. Основой профессиональной интуиции являются качественные инструменты расстановки приоритетов. Выделим основные инструменты расстановки приоритетов в делах [7, с. 43]:

Для того чтобы отсеять большую часть наших дел, требуется некий критерий. Мерилом выступает соотношение 80 : 20, или принцип Парето. Применительно к тайм-менеджменту он гласит следующее: 20% всех дел, которые мы делаем, приносят нам 80% результата. Поэтому руководителю важно научиться выявлять 20% задач, которые представляются наиболее решающими. Согласно закону Парето, только 20% работ обеспечивают достижение 80% результатов. Отсюда очень важно определить, какие задачи составляют эти наиболее важные 20% и потратить основную массу времени на них. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого АВС анализа, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объём работы руководителя на три группы задач: А, В и С — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

  • Группа задач А - составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.

  • Группа задач В - составляет 20% общего количества, также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.

  • Группа задач С - составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АВС руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь. На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач В, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач. Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчинённых и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Основная опасность задач группы В для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки. Задачи группы С должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы С не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Д. Эйзенхауэром правила. Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов.

«Важность» — такой же критерий как в принципе Парето;

«Срочность» — насколько задача близка к опасной зоне, так называемой «линии смерти» — deadline;

Рис. 2.1 – Матрица Эйзенхауэра [9, с. 107]

Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

- А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

Если задачу нужно сделать сегодня и она, по Парето, попадает в 20% ключевых дел, то это и есть задача категории «А». Одновременно, главная причина перегруженности на работе - огромное количество таких задач в день. В результате чего руководители ежедневно работают в ситуациях аврала и цейтнота (недостатка времени), что неминуемо приводит к хроническому стрессу.

- В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто нужно регулярно выделять себе время на выполнение дел В и найти им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит к намеченной цели. Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. Отсюда и возникает огромное количество задач группы А, т. к. со временем эти задачи переходят в разряд А, что резко увеличивает нагрузку на руководителя. В связи с этим очень важно никогда не допускать того, важные дела становились срочными. Поэтому желательно стараться срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать.

- С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Задачи этой категории – «воры времени». В таких ситуациях важно: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

- D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградив себя на время от выполнения дел D, позволит отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Обобщая эти принципы, можно обозначить важнейшие правила для любого руководителя по расстановке приоритетов:

  1. Распределить все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом, вы отделите «нужное» от «бесполезного».

  2. Помнить: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует непосредственного внимания.

  3. Обращать внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять всё то, что требует спешки. Стараться не подчиняться диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

  4. Для разумного планирования времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинать работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны они ни были. Если к концу рабочего дня не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

Каждый день нужно работать над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами необходимо также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так возможно уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Благодаря следованию этих методов работы у руководителя появятся следующие позитивные последствия в повседневной деятельности:

- соблюдение установленных сроков;

- большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы, избежание стрессовых перегрузок;

- удовлетворение получают подчинённые и коллеги, как следствие – избежание конфликтов;

- значительное повышение производительности трудовой деятельности.

studfiles.net

Расстановка приоритетов: примеры и рекомендации

расстановка-приоритетов

Добрый день, дорогие друзья! «Как страшно жить» эту фразу порой произносят совсем без иронии или тени иносказания.

Действительно, идти по жизни бывает страшновато и тяжеловато, особенно, когда постоянно что-то не успеваем, когда за нами тянется «хвост» нерешенных проблем и незавершенных дел.

Для того, чтобы уметь «обрубать хвосты»,  существует «палочка-выручалочка» в виде планов и приоритетов.

Содержание статьи:

Жизнь — это калейдоскоп задач

Чтобы девятый вал проблем не накрыл нас с головой, все же необходимо в этом море бушующем ставить некие «буйки». Хорошо, пусть не море-океан, пусть мы в жизни банально плутаем по извилистым тропинкам. Но и тут важно не заблудиться, не уйти в сторону от основной дорожки. А для этого нужны ориентиры.

Так и в нашей работе, да и в обычных бытовых делах не обойтись без таких «оселков». Иначе засосет болото рутины, мелких назойливых дел, необязательной болтовни и прочих временных потерь. Именно мелочи часто нас губят, набираясь, сплетаясь в клубок солидных потерь энергии, сил, настроения, здоровья.

Правильная расстановка приоритетов поможет отогнать этих назойливых «мух», заставляющих тратить драгоценные минуты и часы впустую.

Для начала выделим основной круг наших обязанностей и сфер деятельности:

  • Здоровье;
  • Семья;
  • Работа;
  • Учеба, самообразование;
  • Хобби;
  • Общение;
  • Имидж, внешность.

расстановка-приоритетов

Приоритеты меняются

Понятно, что расстановка приоритетов зависит от ряда факторов. Они меняются в зависимости от возраста, обстоятельств, состояния здоровья и т.д.

Однако, цельные люди, знающие, чего хотят от жизни, ставят некие значимые цели и идут к ним последовательно. Да, с остановками или замедлением хода. Даже порой с некоторыми попятными шагами. Но идут и достигают этих целей.

Статьи в тему:

Как научиться ставить цели и добиваться их: практикум для начинающих

Как сосредоточиться на одной цели: 8 шагов, которые вам в этом помогут

Серьезно влияет на «рейтинг» задач возраст. Юные во главу угла часто ставят общение с друзьями, учебу, выстраивание карьеры. Здоровье пока что не воспринимается как ценность, это часто их и подводит.

Но события жизни могут резко изменить подходы. Родился ребенок, и у юных и часто эгоистичных молодых людей появляются серьезные заботы. Семья выходит на первый план. Работа тоже не обесценивается, она важна для имиджа и для благосостояния семьи.

В зрелом возрасте карьерные дела часто становятся превалирующими, хотя приходит и осознание иных ценностей. Часто спасательным кругом в море проблем становится хобби и общение с друзьями. Спорт и здоровье присоединяются порой поневоле, чтобы быть состоятельным в разных смыслах приходится делать упражнения утренней зарядки, ходить в бассейн и тренажерный зал.

Статьи в тему:

Чем нам поможет простой комплекс утренней зарядки

Особенности проведения утренней гимнастики и ее значение

Утренняя гимнастика при остеохондрозе: заряжаемся здоровьем

Да и вопросы имиджа, улучшения внешнего облика в молодости и зрелости волнуют большинство из нас. А для кого-то они становятся решающими, если продвижение в профессии от этого зависит в значительной степени.

У пожилых людей значимость здоровья и семейных уз переходит на первое место.

Теории как инструмент практики

Существуют десятки теоретических выкладок и практических рекомендаций по тайм-менеджменту. Напомним основные из них.

Матрица Эйзенхауэра — одна из первых серьезных разработок в данной области. Это таблица из четырех квадрантов задач, распределенных по степени значимости и неотложности.

Многофакторный анализ тоже является инструментом расстановки целей. Предполагает исследование их важности, но включает и иные многочисленные факторы, способные повлиять на результат.

Анализ парных сравнений помогает выбрать из двух задач приоритетную путем анализа и сравнения. Применяется, когда мы «запутались» в множестве дел. Сравнивая важности их попарно, постепенно можно вычленить самые существенные на данный момент.

Техника номинальной группы разработана для решений, которые уместно и полезно принимать коллективно. Но это планирование не «колхозным собранием», а компактной рабочей группой с четким разделением труда либо по типу «коллективного разума».

Матрица Ансофа и Бостона оценивает, скорее, не сами цели, а имеющиеся у вас возможности для их достижения. Помогает выявить и ранжировать вероятные риски. Включает и те «подсказки», что дает нам окружающая среда.

Анализ Парето базируется на принципе Эйзенхауэра, то есть тоже рекомендует выделять группы задач и систематизировать их. Но акцент делается не на текущие дела, а на нарастающие проблемы, которые требуется решать по возможности быстрее.

Методика Альпы включает многие рекомендации из других систем. Но учит обязательно фиксировать и все намеченное, и все сделанное. То есть вести своеобразный дневник-ежедневник и постоянно анализировать.

Этот метод расстановки приоритетов помогает четче ориентироваться во времени. Ставить в планы опорные «колышки», то есть вбивать события, строго привязанные к конкретному времени. И продумывать возможные зазоры по времени, чем можно заполнить, например, стояние в автомобильной пробке или сидение в больничном коридоре в ожидании приема врача.

Про каждый из этих методов мы будем говорить подробнее в будущих статьях, поэтому подписывайтесь, чтобы не пропустить такой интересный и полезный материал.

расстановка-приоритетов

Что поможет определиться с жизненными приоритетами

Способ, похожий на метод Альпы, но более детализованный, описан Глебом Архангельским, одним из популяризаторов практики расстановки приоритетов в работе и по жизни.

В книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» автор подробно описал, как можно научиться управлять временем.

Давайте я расскажу, чем понравилась мне данная книга.

Во-первых, в очень доступной форме, буквально на пальцах, автор дает ответ на вопрос: «Каким образом можно успевать больше?» Согласитесь весьма актуальный вопрос, в том числе и для блогеров.

Во-вторых, в книге содержатся реальные примеры. Причем взятые не из жизни иностранцев, а конкретные такие российские примеры 🙂 Кстати, вот именно книги с практической составляющей мне нравится читать больше всех, когда в книге чисто теория – как-то скучновато. Уверена, я не одна такая.

В-третьих, в книге очень много советов по эффективному планированию времени, по организации работы и отдыха, по расстановке приоритетов и т.д.

Таким образом, могу порекомендовать ее всем, кто хочет научиться понимать себя, узнать какими инструментами можно «проложить» себе дорогу среди постоянной нехватки времени. С такой книгой-ориентиром вы никогда не собьетесь с правильного пути тайм-менеджмента.

книга-архангельский

Самая полезная и увлекательная книга об управлении временем. Разошлась тиражом более 100 000 экземпляров.

Купить книгу можно вот здесь.

Также в книге автор подробно расписал доступную всем методику, изобретенную Виталием Королевым. Опишу ее кратко, а полную версию читайте в печатном издании.

Каждый вечер находите несколько минут для своей собственной «бухгалтерии времени». Ведите записи постоянно.

Оценивайте пройденный день, выделив событие, которое посчитаете главным. Оно не обязательно будет масштабным. Скажем, вы наконец-то выбрались с сынишкой в развлекательный парк, так как он давно просил и остался очень доволен.

Потом так же определите основное событие недели. Увы, оно может быть и с негативным оттенком: поссорились со второй половиной, не сдали вовремя отчет шефу и получили выговор и т.д.

Аналогично, полистав ежедневник или записную книжку, фиксируете «событие месяца». Потом вам несложно будет понять, что же именно для вас было самым важным в эти прошедшие периоды. А значит, на основе этого опыта и анализа вполне можно реально определиться с принципами расстановки приоритетов на будущее.

Как раздвинуть границы времени?

«Время обязывает», «границы, рамки времени» — подобных выражений множество, мы слышим и произносим их часто. Они напоминают о том, «кто в доме хозяин». А нам с горечью приходится констатировать, что часто не мы сами дирижируем собственной судьбой.

Как не плыть по течению, а стать хозяином своей жизни? Ответ есть.

Для начала надо научиться организовывать время. Да, мы не в силах его менять, но использовать рационально можем и должны. В этом нам поможет суперский курс видеоуроков «Хозяин времени».

Автором тренинга является Евгений Попов, человек, который, как любят говорить американцы, сделал себя сам. Вернее, с помощью других уроков и множества книг, которые он прочел. Овладев массой полезных знаний, Евгений решил выделить из этого объема самое важное, то, что проще всего применить на практике и способно дать максимальный эффект.

Так появился курс «Хозяин времени», который любой из вас может приобрести.

Чем он ценен более всего, чем отличается от других подобных пособий?

Тем, что уже обкатан на практике и доказал свою результативность. Хотя бы примером своего автора, который давно и успешно работает в Сети. Состоялся и в других сферах жизни: семья, спорт, увлечения. Ему времени всегда хватает и на главные дела, и на просто любимые.

Присоединяйтесь к числу его единомышленников!

***

Дорогие друзья, мы с вами сегодня многое узнали о грамотной расстановке приоритетов. Очень надеюсь, что это поможет вам по-новому оценить свои способности и стать увереннее в себе.

Удачи вам в делах и радостного, оптимистичного видения мира!

А как вы планируете свое время? Помогает ли вам расстановка приоритетов все успевать? С нетерпением жду ваших ответов!

С вами была Екатерина Калмыкова

 

blog-bridge.ru

Как расставить приоритеты: 10 надежных методов

Привет, друзья. С вами Юрий Окунев.

Сегодня поговорим о том, как расставить приоритеты. Я уже написал об этом ряд статей. Сегодня обобщу все сказанное ранее и добавлю ещё несколько интересных инструментов.

В большинстве случаев, при составлении плана на неделю или день достаточно просто расставить дела по значимости, от более важных к менее важным.

Однако, если ваши задачи уже толкаются локтями и рвут календарь на части, пытаясь выбить себе, местечко под солнцем вашего внимания, значит, пришло время для более сложных процедур.

битва х

В связи с этим возникают два вопроса.

  1. Как выбрать наиболее приоритетные дела.
  2. Как выделить их в органайзере, чтоб приоритет был очевиден даже при беглом взгляде на список задач.

На второй вопрос отвечать нужно находясь в системе того или иного органайзера. Поэтому сейчас сосредоточимся в основном на первом пункте.

Базис для построений

фундамент

Основой для ранжирования служит цель. Мы уже определились с нашей миссией и главной жизненной целью и, с этой точки зрения, находимся в завидно выгодном положении. Вопрос лишь в том, какое действие продвигает к цели в большей степени.

Однако, как быть, если целей несколько? Помните у нас как минимум восемь ключевых областей деятельности, по каждой поставлена своя цель. Мы и тут подстелили себе соломки. Ключевые области тоже расставлены по ранжиру. У меня, например, порядок такой:

  1. Тайм-менеджмент, как фундамент для управления всеми остальными областями.
  2. Здоровье.
  3. Семья
  4. Самообразование
  5. Работа.
  6. Отдых
  7. Самообслуживание
  8. Хозяйство

Понятно, что важность эта может варьироваться в зависимости от обстоятельств. Работа иногда жестко корректирует планы по здоровью или семейные мероприятия. Здоровье (или его отсутствие) тоже может неожиданно стать приоритетом №1. Действуем по ситуации, имея в виду идеальную картину и полагаясь на здравый смысл.

Как бы то ни было, основа для расстановки приоритетов у нас имеется. Переходим непосредственно к процедурам.

водные процедуры 2

Существует несколько известных способов расстановки приоритетов. Единственная рекомендация здесь – «Чем проще, тем лучше». Сначала выбирайте самый простой инструмент и только если он не справляется с вашим объёмом задач, переходите к более сложному.

Следуя такой логике, перечислим эти способы, заодно формируя содержание нашей статьи.

Лидеры топ-листа

Простой список

список 2 х

Вы составляете список ваших дел, а потом расставляете их по порядку: от более важных к менее важным. Выполняете в таком же порядке. Даже если какие-то дела из списка останутся не выполненными не жалко. Это всегда будут менее значимые дела.

Правило Парето

Вильфредо Парето (1948—1923) итальянский инженер, экономист и социолог сегодня широко известен благодаря названному в его честь правилу: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

проценты на пружинке хПарето установил это соотношение, исследуя структуру распределения доходов итальянских домохозяйств. Для других видов деятельности цифры могут быть другими, но общая идея, быстрого получения значимых результатов, за счет выделения главного остается неизменно актуальной.

Чтоб применить этот принцип нужно в своем списке дел выделить те, что составляют золотые 20% и делать их в первую очередь. Есть и более экстремальный способ – из каждых пяти задач вашего списка вычеркните четыре, оставив только самую важную. Подробней об этом читайте в статье: «Закон Парето в бизнесе и жизни»

Метод АБС

абс

Это чуть смягченный вариант «Правила Парето». Задачи делятся уже на три группы:А – самые важные Б – средней важности С – не особенно важные

Если требуется сортировка внутри получившихся групп, используется обычная нумерация: А1, А2, А3 и т.д.

АБС анализ часто используется в бизнесе, для выявления более и менее прибыльных групп товаров.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Девид Эйзенхауэр (1890—1969) генерал армии и 34-й президент США предложил новый уровень работы с приоритетами, в котором помимо важности задач, учитывается и их срочность.

Матрица выглядит так:

матрица 3хх

Берем свой список задач и распределяем по получившимся категориям.

Важно и срочно (квадрат катастроф).Важно и не срочно (квадрат созидания).Не важно и срочно (квадрат суеты).Не важно и не срочно (квадрат разрушения).

Главный результат такого распределения – более глубокое понимание относительного веса каждой задачи. Очевидно, что главный квадрат продуктивного человека важные и несрочные дела. Нужно стремиться максимум времени посвящать именно им.

Важные и срочные дела разгребаем и делаем выводы, чтоб в дальнейшем авралы не возникали.

Неважные и срочные — по возможности делегируем, или игнорируем, если можем себе это позволить.

делегировать

Неважные и несрочные дела бравые тайм менеджеры смело отправляют в мусорную корзину. Досадно только, что частенько в этот раздел попадают и наши маленькие радости жизни: почитать художественную книжку, посмотреть кино, пообщаться с друзьями и т.п.

Возможно, стоит слегка повысить важность именно этих рекреационных задач, или заранее запланировать для них определённое время. Подробней об этом инструменте читайте в статье: «Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки приоритетов: срочное или важное?».

Менее популярные способы

Олимпийская система

Обратимся к опыту спортсменов. Можно устроить для задач игру на выбывание. Думаю, особых объяснений не требуется. Делим дела на двойки, сравниваем между собой, и повторяем цикл до выявления абсолютного победителя.

олимпийка 1

Попарное сравнение

Продолжим спортивные параллели. Более точным, но и более трудозатратным методом является попарное сравнение.Когда все задачи, кажутся одинаково важными, можно по очереди сравнить каждую задачу со всеми остальными. Та, что наберет больше «побед» по итогу «встреч» и будет самой важной.

попарное

Оценка взаимного влияния

Этот способ, позволяет оценить важность задачи по степени её влияния на общую ситуацию . Самыми важными будут задачи, от которых отходит большее количество стрелок. Менее значимые связи можно обозначить пунктиром.

взаимосвязи целей

Вклад в ценности (надцели)

Одна задача может работать одновременно на несколько ценностей. Соответственно, более важной будет задача, позитивно влияющая на максимальное их количество.

вклад в надцели

Многофакторный анализ

Чтоб сравнить наши задачи или цели по нескольким показателям можно составить двумерную таблицу. В левый столбик выписываем объекты для сравнения. В верхней строке определяем критерии. Ставим в строке задачи плюсы и минусы, или оценку в баллах по каждому критерию и смотрим итоговый результат.

ДелоВажн.Срочн.Цена победыЦена пораж.Наличие ресурсовИТОГО
Проект 1
Проект  2
Проект 3

Такой способ также хорошо подойдет для выбора весомых жизненных решений: покупки недвижимости, автомобиля, определения подрядчика для ответственных работ. В тех случаях, когда у нас есть время, чтоб неторопливо все взвесить.

Средневзвешенное

весы 1х

В случаях, когда значимость факторов, по которым мы оцениваем задачи, изначально не равна, можно использовать расчет средневзвешенного. Интересный метод который я подробно описал здесь.

«Народные» методы

Существует также ряд распространенных, но не отличающихся практичностью методов расстановки приоритетов.

  • Мишень - что попалось на глаза, то и делаю.
  • Скрипучее колесо – кто больше ноет, для того и делаю.
  • Сначала легкое — делаю то, что не напрягает.
  • Жареный петух – делаю то, что уже горит.

Думаю понятно, что эти варианты идут под грифом «Как не стоит делать».

Приоритеты мужчин и женщин

мужчина и женщина

Ну и напоследок, можно поразмыслить о том, как отличаются приоритеты мужчин и женщин. Я написал по этому поводу две отдельные статьи.Приоритеты мужчины в жизни, какие они?Приоритеты в жизни женщины: как найти свой путь.

Подведем итоги

Мы вспомнили, что является основой для расстановки приоритетов и пробежались по основным подходам к этому процессу.Ещё раз подчеркну приоритеты не самоцель. Выберите для себя один, максимум два самых простых способа, внедрите в повседневную практику и пользуйтесь.

Делитесь информацией с друзьями, подписывайтесь на новости блога, присоединяйтесь к практикам на курсе «РПД тайм-менеджмент». А я на сегодня прощаюсь с вами.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

До скорых встреч.Ваш Юрий Окунев.

my-day.pro

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А___________%

B____________%

С____________%

D_________%

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

Источник: Elitarium.ru

hr-portal.ru