Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планировании. Правило эйзенхауэра


Принцип Эйзенхауэра и фокус внимания

фокус вниманияВ процессе работы очень часто получается так, что хотя вроде и сделано было много, но действительно важные дела так и не были закончены, и иногда даже не были начаты.

Именно поэтому необходимо направить свой фокус внимания на установку приоритетов — научиться принимать решения о том, какие дела являются важными и срочными, а какими делами можно пренебречь, или отложить их на потом.

как достичь целиВ свое время американский генерал Дуайт Эйзенхауэр предложил правило, которое помогает быстро принимать решения относительно того, каким делам отдавать предпочтение.

Согласно принципу Эйзенхауэра приоритеты устанавливаются по таким критериям, как важность и срочность. Наряду с правилом Парето и методом Альпа, принцип Эйзенхауэра считается одним из основных в планировании дел.

Принцип Эйзенхауэра

В зависимости от степени важности и срочности задачи распределяются по четырем группам:

принцип Эйзенхауэра

  • группа А: Важные срочные дела — за них следует браться немедленно, и решать по возможности сразу.
  • группа Б: Важные дела — не требуют срочного выполнения, но существует опасность перехода их в группу А, поэтому необходимо следить за тем, чтобы они выполнялись по возможности до перехода в эту категорию.
  • группа В: Срочные дела — следует срочно делать, но желательно не самому, а делегировать.
  • группа К: Не срочные, и не важные дела — отправляйте их в корзину.

Как достичь цели

разбить большую цель на маленькиеКогда Вы ставите перед собой цель, Вы начинаете ее прорабатывать, и разделять на маленькие промежуточные. Так один человек съел самолет: резал его на кусочки и съедал. Большинство людей могут сказать, что они не знают, как это сделать. Как достичь цели, разделив ее на маленькие подцели? Их никто не учил, не делился с ними опытом. Они ничего не знают о пути, который нужно пройти. Откуда им знать, что нужно делать? Ответ на этот вопрос: моделируйте действия других людей.

Моделирование успеха

В наше время Интернета, когда при желании Вы можете найти практически любую информацию, Вы можете узнать во всех подробностях, как другие люди добивались того, чего хотите Вы. Информация, которая было раньше невозможно, или чрезвычайно трудно найти, теперь открыта перед всеми, и ей только остается воспользоваться.

Найдите человека, который уже достиг того, чего хотите достичь Вы, и изучите его методы. Сейчас легко найти наставника, Учителя, можно найти сотни книг и обучающих роликов. Вы можете изучать рассылки, покупать курсы, ходить на тренинги и посещать семинары.

Фокус внимания

Ваш фокус внимания является наиболее ценным ресурсом, за который борется огромное количество людей. Как часто было такое, что Вы занимаетесь каким-то нужным для Вас делом, а затем отвлекаетесь, и переключаетесь на призыв о помощи, заманчивое предложение, или чье-то желание пообщаться? Вашим вниманием пытаются завладеть самыми разными способами: играя на эмоциях, принципах, чувствах.

Если Вы хотите организовать свою жизнь, и распланировать свое время, Вам нужно научиться держать фокус внимания именно на своих делах, а не на чужих. Начните за собой наблюдать, и Вы удивитесь, увидев, насколько поначалу это сложно делать. Но именно фокус внимания определяет качество Вашей жизни. То, на что мы обращаем внимание, развивается. Если Ваше внимание будет расфокусировано, если Вы попеременно в своей жизни будете обращать внимание то на одно, то на другое, то результата Вы нигде не добьетесь. Главное и в жизни, и на войне, и в достижении успеха — концентрация. Концентрация внимания, сил, энергии.

Что же мешает нам концентрироваться на одной цели?

  • Проблемы: чем больше мы на них фокусируемся, тем их больше становится. Как давно замечено, решение проблемы находится не там, где она есть, а вне ее. Самый простой пример, на заводе Вам не платят зарплату. В рамках завода Вы вряд ли эту проблему решите. Вне этих рамок это возможно — Вы можете найти другую работу, заняться бизнесом, или поискать другие источники дохода.
  • Удовольствия: предаваясь удовольствиям, мы забываем, что зачастую затем может наступить расплата. Вредные привычки оборачиваются потерей здоровья, потеря времени — финансовыми трудностями.
  • Другие люди: их проблемы и предложения. В эту группу входят и средства массовой информации и реклама. Не умея отказывать, когда это нужно, Вы рискуете потерей очень большого количества времени, энергии, сил. Хуже всего то, что Вы можете под чужим влиянием потерять направление, и начать двигаться совсем не туда, куда Вам нужно. Хорошо, если Вам удастся скорректировать курс, но это не всегда получается, ведь впереди — новые предложения, одно заманчивей другого.

Более подробные сведения Вы можете получить в разделах "Все курсы" и "Полезности", в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.

Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях. Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:     Подписаться на блог: Дорога к Бизнесу за Компьютером

Проголосуйте и поделитесь с друзьями анонсом статьи на Facebook:  

pro444.ru

Принципы Парето и Эйзенхауэра для планирования рабочего дня

Карта цели – зачем планировать предстоящий день

Известно, что каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения. Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут. При этом важно понимать, что в начале рабочего дня на то же самое планирование уйдет порядка часа. Почему? Причину можно обозначить расхожей фразой «сначала надо собраться с мыслями».

Утром планировать сложнее, поскольку мозг медленно просыпается и вступает в активную фазу работы. Одно дело проснуться с уже готовым распорядком дня и просто следовать намеченным планам, что бы ни пыталось им помешать, другое – попытаться спланировать уже начавшийся день, когда будут вклиниваться всякие социальные мелочи, текучка, неожиданные звонки. Все это будет отвлекать от расстановки приоритетов и расчета времени.

Итак, минута планирования экономит 10 минут реального времени, то есть 10-12 минут в конце рабочего дня сэкономят 100-120 минут следующего грамотно распланированного дня, то есть на 25% повысят ежедневную производительность, что в месяц может составить вплоть до 4-5 полноценных сэкономленных рабочих дней. Кроме того, разработка четкого плана на день не только экономит время, она повышает эффективность.

Законы жанра: принципы Парето и Эйзенхауэра

Существует два приоритетных принципа для планирования чего бы то ни было, в том числе и рабочего дня.

Это принцип Парето, исповедующий эффект концентрированного напряжения, и принцип Эйзенхауэра – принцип градации по приоритетам. В принципе Парето используется гипотеза о том, что концентрация на самой важной деятельности наибольшим образом влияет на достижение желаемых результатов (правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах ведет к получению 80% результатов).

Принцип же Эйзенхауэра разделяет задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (А – важные и срочные; выполнять немедленно; В – важные, несрочные; определить сроки или временные отрезки для выполнения; С – не важные, но срочные – в идеале делегировать).

В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план, состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности. При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия, если это допустимо.

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения.

Очень важно при планировании понимать наиболее приоритетные направления и не давать текучке, требованиям социальной активности (так или иначе, мы тратим какое-то время на общение с коллегами) и прочим моментам отвлекать вас от заданного «картой дня» маршрута. Рекомендуется также не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; а заодно планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время рабочего дня.

Разумеется, все мы разные, и каждый сам может отследить свое самое продуктивное время, но существуют некоторые обобщенные правила распорядка дня. Скажем, считается, что продуктивность работы действительно может зависеть от дня недели (понедельник – не для новых глобальных дел, пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов). Теоретически и по времени для выполнения творческих или трудных заданий следует выбирать промежутки с 10 часов утра и до 12 часов и с 15 до 17 часов.

В этом контексте планированию может поспособствовать следование общему шаблону, в котором определены временные промежутки для ежедневных рутин и для решения вопросов каждого конкретного дня.

Выглядеть это может примерно так:

  • 9:00-10:00 – почта, месседжеры (важно в момент основной работы отключать средства мгновенной коммуникации, иначе никакой экономии времени не выйдет), сверка сделанного ранее плана;
  • 10:00-12:00 – работа по важным задачам;
  • 12:00-13:00 – обед, почта, месседжеры, резерв времени;
  • 13:00-15:00 – работа по текущим задачам;
  • 15:00-17:00 – работа по важным задачам;
  • 17:00-18:00 – почта, месседжеры, срочные и не важные дела, планирование на завтра.

При наличии шаблона запланировать остается именно конкретные задачи в блоках А, Б и В. По возможности, как мы уже оговаривали, крупные дела нужно дробить, а небольшие однородные задачи группировать и выполнять сериями. Шесть раз поговорить по телефону по 10 минут не то же самое, что час уделить звонкам, поскольку в этом случае шесть раз приходится производить соответствующую подготовку к однородной деятельности. Зачем?

Сопутствующие секреты планирования рабочего дня

Но не столько важен сам факт составления списка на день, сколько подход и ряд сопутствующих компонентов. Так, не обязательно, например, записывать дела: можно сформулировать план и в голове. Или, например, можно не расписывать день по минутам, делая извечную ставку на форс-мажор, но точно знать, какие у тебя реально сроки по делам и при каком выходе из графика следует опустить не важные дела или прекратить заниматься тем, что отрывает сильно больше времени.

Полезно также плотно и вкусно завтракать перед работой (это залог энергии), начинать работу в одно и то же время (это правило самодисциплины), начинать день не с кофе и сигарет с коллегами, а с перепроверки плана дна, а заодно – и об этом очень многие забывают чаще всего – согласовывать план дня с секретарем и участвующими в этом плане сотрудниками.

Помогает сосредоточиться на главном и не захламленный стол, и умение «выторговывать время» (честно признавать недостаток времени на задание, если тебе ставят нереальные сроки), и отрицание импульсивных действий и решений (кто-то что-то написал в письме – захотелось резко отреагировать, на это ушло время и нервы, это совершенно лишнее), и избегание действий, которые могут вызвать нежелательные последствия (излишнее любопытство или попытка выслужиться могут привести к увеличению обязанностей без увеличения времени на их исполнение).

Казалось бы, напрямую к планированию это не относится, но в действительности это очень помогает структурировать каждый конкретный день работы, а в идеале и недели, и месяцы.

К аналогичным небольшим секретам относятся также: правило конструктивных пауз (отдыхать – нужно, но только эти минуты отдыха в течение дня тоже следует планировать), правило завершенного действия (в идеале нужно заканчивать все начатое точно в срок) и правило максимального сосредоточения (нельзя заниматься одновременно несколькими делами сразу).

Если держать все эти несложные законы в голове, не забывать планировать каждый следующий день, можно не только сэкономить время, но и в целом максимально повысить свою эффективность, что неизбежно приведет к успеху в делах и дальнейшему развитию к лучшему.

vseznam.ru

Принцип Эйзенхауэра | Целеполагание

Целеполагание. Принцип ЭйзенхауэраУспешные люди отличаются от неудачников одним ценным качеством — умением контролировать время. Грамотное и эффективное планирование дел способно реализовать самые смелые мечты и большие цели. Способность планировать и самому подчиняться составленному графику действий подразумевает целеустремленность и организованность. Набор всех этих качеств характерен успешным бизнесменам, добивающимся всего.

Если вы желаете реализовать свой потенциал, обратите внимание на тайм-менеджмент. Многие деловые люди прибегают к ее помощи, так как без элементарного планирования невозможно добиться удовлетворяющего результата. Одним из самых полезных и ценных методов тайм-менеджмента является принцип Эйзенхауэра.

Дуайт Д. Эйзенхауэр, уроженец Техаса, прожил интересную жизнь, которая наложила отпечаток на всю историю США. Творческая натура сумела преодолеть весьма противоречивый жизненный путь. Несмотря на задатки художника, он окончил военную академию и дослужился до генерала. Но в мире он известен как 34 президент Соединенных штатов Америки. Именно он стал автором знаменитого принципа Эйзенхауэра в тайм-менеджменте.

Умей расставлять приоритеты

Смысл принципа сводится к тому, что все дела и задачи должны подразделяться согласно их важности и срочности. Точкой ориентира считается жизненная установка, то есть для чего вообще все это делается. Принцип Эйзенхауэра делится на четыре составляющих:

1.       Важные — срочные дела.

2.       Важные — несрочные дела.

3.       Срочные — неважные дела.

4.       Несрочные — неважные дела.

Опираясь на список классификации, можно приступать к планированию. Самым важным в поддержании принципа является умение понимать разницу между важными и неважными делами, срочными и несрочными. Степень важности определяется исходя из поставленной глобальной цели. Например, задача пункта 1 имеет первостепенное значение, так как ее невыполнение приведет к краху глобальной цели. Сначала нужно думать о делах, которые продвигают вас к намеченной цели. Если видите, что прописанная задача в списке не имеет отношения к общей цели, значит, она относится к пункту 4. Ее можно выбросить в мусорную корзину и забыть. Расшифровка принципа Эйзенхауэра выглядит следующим образом:

1. Первые пункты списка плана будут посвящены делам, имеющим непосредственное отношение к глобальной цели. Они требуют срочного выполнения, так как любое промедление может существенно отбросить назад или привести к краху организации.

2. Под вторым пунктом подразумеваются дела, относящиеся к важным переговорам, заседаниям, налаживанию контактов. Это задачи, имеющие отношение к общей цели, они помогают в развитии бизнеса и подталкивают его вперед. Однако их выполнение не носит срочный характер.

3. Задачи третьего пункта не имеют отношения к достижению общей цели. Такие дела являются срочными, но неважными. Грамотный руководитель поручит их своей команде. Задачи этой категории, как правило, не требуют вмешательства со стороны начальства. Делегируйте дела и занимайтесь важными задачами.

4. В этот пункт входят задачи, которые никак не связаны с поставленной целью. Более того, они несрочные и не носят полезного коэффициента. К ним могут относиться дела, относящиеся к развлечениям, досугу и т. д.

Успешное введение принципа Эйзенхауэра в работу поможет быстро и эффективно добиться поставленных целей, задач. Разумеется, на проработку и внедрение принципа уйдет какое-то время. Но когда все наладится и войдет в колею, результаты превзойдут ожидания. Потраченное время быстро окупится, останется лишь пожинать плоды в виде очередного успеха!

Яровой Олег

http://tselepolaganie.com/blog

tselepolaganie.com

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра

Эффективность

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела.

Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

Спросите себя:

 Привык ли я от одной срочной задачи «спешить» к другой?

 Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи?

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

1.  Срочные/важные дела.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2.  Срочные/менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3.  Менее срочные/важные задачи.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Поэтому мы Вам рекомендуем: перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что Вы себя разгружаете, Вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела.

4.  менее срочные /менее важные задачи.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!

Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «К» на схеме)!

Если вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра, Вы значительно повысите свою производительность (продуктивность, результативность)!

Еще раз аргументы в подтверждение этого вывода:

 Вы начинаете с важнейших задач и концентрированно занимаетесь исключительно ими. Вы разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и мотивируете труд своих подчиненных.

 Вы втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности,  поручая им для  исполнения не только менее важные (рутинные) дела.

 Вы можете увеличить требовательность к своим подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями.

Украинская компания "ДИС" уже много лет занимается изготовлением, сборкой и реализацией различной мебели на заказ. За годы ее существования тысячи киевлян установили в свои дома и квартиры действительно качественную и, …

Я часто приобретают строительные материалы и инструменты в интернет-магазине taurus-2000.com.ua. Компания Таурус-2000 предлагает товар высокого качества и по самым доступным ценам. В последний раз мне понадобился металлический трос. Конечно же, …

Ни один автомобильный кондиционер не может работать без такого вещества, как фреон. Время от времени возникает потребность в его замене, и перед владельцами автомобилей возникает вопрос, какой же фреон подходит …

msd.com.ua

21.5. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра

Конспект лекций. основы менеджмента

Вместо того, чтобы использовать время для действительно важных дел, мы часто тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко получается, что важная задача сегодня выполняют, или на этой неделе, тогда как срочное задание, как правило, стараются выполнить якнайшвидше.Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность справи.В зависимости от степени срочности и важтивости задачи различают четыре возможных их оценки (в итоге) виконання.Срочные (важные) дела. За них следует приниматься немедленно и самому их виконувати.Срочные (менее важные) дела. Здесь существует опасность попасть под "тиранию" поспешности и в результате полностью отдаться решению конкретной задачи, что оно срочное. Если же оно не столь важно, то в любом случае должно быть делегировано, поскольку для его выполнения нет необходимости иметь какие-либо особые якости.Менее срочные (важные) задачи. их не нужно выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами решены в кратчайшие термин.Поэтому следует проверять степень важности и задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что Вы разгружаете себя, Вы можете осуществлять повышение мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные справи.4. Цели срочные (менее важные) задачи. Очень часто дела циеикатегории лежат на письменном столе, и без того заваленном паперамы. Если Вы начинаете заниматься этими делами, забывая о завдания первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны браться за задачи этой группы. Видзадач несущественных и несрочных надо утримуватися.В этом случае следует чаще использовать корзины для паперу.Еще аргументы в подтверждение того, что когда Вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с принципом Эй-зенхауера, то значительно повысите результативность своего труда: Вы начинаете из важнейших задач и концентрированно заниматься исключительно ими; Вы разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и стимулируете труд своих подчиненных; Вы втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им не только менее важные (рутинные) дела; Вы можете увеличить требовательность к своим подчиненным и стимулировать тех, кто имеет соответствующие способности.

econbooks.ru

Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра

Автор: доктор Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А___________%

B____________%

С____________%

D_________%

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

ridiska.blogspot.com

Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планировании

Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планированииМатрица Эйзенхауэра (матрица приоритетов) – один из самых известных инструментов для управления своим временем. Ее придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Быть главой государства – дело хлопотное, такой человек всегда очень занят, т.к. его работа соединяет в себе разные функции. За день ему надо успеть переделать массу дел.

Поэтому Эйзенхауэр начал испытывать разные инструменты тайм-менеджмента. Он хотел  найти нечто самое эффективное. Но так и не нашел такого, чтобы его удовлетворило. Поэтому, в конце концов, он создал собственный инструмент, который в последствии получил его имя.

Организаторские способности Эйзенхауэра ценились всегда и везде. И совершенно заслуженно. Сейчас же матрицу Эйзенхауэра считают одним из самых эффективных средств для составления планов на короткий срок.

Этот замечательный инструмент, несомненно, будет полезен каждому современному человеку. Сегодня всем нужно уметь управлять своим временем. Ведь жизнь наша проходит в спешке и суете. Но, несмотря на гигантские усилия, редко кто бывает доволен результатами своей деятельности.

Все чаще люди жалуются на нехватку времени. Хотя всем нам каждый день выделяется одинаковое число минут. Однако кто-то успевает все, а кто-то беспечно тратит свое время на бесполезные дела. Матрица Эйзенхауэра помогает правильно организовать свое время и тем самым резко повысить свою эффективность.

 

Что такоематрица Эйзенхауэра

 

Матрица Эйзенхауэра используется для планирования на небольшой срок (один или несколько дней). Это эффективный метод обработки тех списков дел, что человек планирует сделать за этот срок. Как правило, люди составляют столь длинные списки, что все дела из них априори невозможно переделать.

В итоге у них накапливаются недоделанные и незавершенные дела. А это опасно, т.к. незавершенка не только тормозит движение к цели, но и вообще может навредить дальнейшему развитию жизни. Ведь велика вероятность распыления сил и энергии на то, что совершенно человеку не нужно.

Матрица Эйзенхауэра позволяет быстро и эффективно разобраться со списком дел, распределив эти дела по категориям. В результате человек ясно видит все самые важные дела, а также те дела, что вообще не стоят его внимания.

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 полей (квадрантов) – по одному на каждую категорию дел. Категории определяются по принципу срочности и важности: важно – не важно, срочно – не срочно. На рисунке ниже видно, как распределяются эти квадранты.

Матрица Эйзенхауэра - квадранты

В каждый квадрант из общего списка дел вносятся лишь те дела, что удовлетворяют критерию данного квадранта.

 

Описание квадрантовматрицы Эйзенхауэра

 

Чтобы понять, как же нужно работать с матрицей Эйзенхауэра, прежде всего, нужно разобраться с ее квадрантами – что же туда вносить. Как я уже говорила, мы рассматриваем лишь те дела, которые вы планируете выполнить в течение дня или какого-то небольшого периода.

 

Квадрант 1.Срочные и важные дела.

 

Самый большой и главный секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что первый квадрант должен всегда оставаться пустым. Только в этом случае можно сказать, что человек умеет эффективно распределять свое время и умеет хорошо планировать.

Если же есть дела, которые нужно вписать в первый квадрант, то это означает, что в жизни человека присутствуют авралы. Он не умеет правильно планировать и привык откладывать все до последнего момента. Он берется за дело лишь тогда, когда вот-вот истекают все сроки.

Поэтому, если вы стремитесь быть эффективным, то, прежде всего, вам следует найти все те причины, что мешают вашей продуктивной работе. Могу вас огорчить, что таких причин может быть огромное множество, начиная от неумения планировать и заканчивая прокрастинацией.

Естественно, все эти препятствия должны быть убраны в первую очередь. Иначе вообще не стоит говорить об эффективности.

Все же иногда могут возникнуть какие-то непредвиденные дела, которые нужно внести в первый квадрант. Но будьте аккуратны. Помните, что для выбора этих дел  есть два основных критерия:

    1. Невыполнение дела грозит отбросить назад в достижении цели.
    2. Невыполнение дела может повлечь за собой неприятности – ухудшение здоровья (при зубной боли), денежный штраф (при неуплате кредита), затопление (при протекании трубы) и т.п.

Конечно, лучше всего об этом думать заранее и вообще не допускать подобных ситуаций. Всегда гораздо легче предотвратить возможные неприятности, чем ликвидировать последствия. Обдумывайте и делайте все вовремя. Ну, а если дела из этого квадранта не нуждаются в вашем непосредственном участии, то их вообще стоит кому-то делегировать.

 

Квадрант 2.Важные и не очень срочные дела.

 

Эйзенхауэр считал работу с делами данного квадранта самой важной. Если человек своевременно помещает сюда задачу и последовательно ее исполняет, то данному делу он может посвятить столько времени, сколько оно требует.

Причем, он может работать без спешки, суеты и не страдать потом от разных пагубных последствий. Так, профилактический осмотр у зубного защитит от неожиданной зубной боли, а своевременная работа над отчетом избавит от ночных переработок.

В эту группу задач обязательно надо вносить дела, что направлены на достижение своих целей.

Как раз на эти дела нужно сосредотачивать максимальное внимание и именно сюда надо прилагать все свои силы. Ибо целенаправленное и методичное выполнение дел данного квадранта гарантирует большую отдачу в будущем.

В список дел второго квадранта обязательно надо включить задачи по личностному росту, саморазвитию, заботе о своем здоровье. Ведь все это составляет фундамент любого успеха. Сюда же должны входить задачи по анализу своих действий, а также разработка новых планов и анализ новых возможностей и перспектив.

Отсутствие бремени срочности позволяет вам выполнять поставленные задачи максимально качественно. Но не забывайте, что за сроками все же надо следить. И несвоевременное выполнение этих задач может перевести их в первый квадрант. А вот такого исхода надо остерегаться.

 

Квадрант 3.Срочные и неважные дела.

 

В этот квадрант помещают дела, что мешают эффективно работать, т.к. требуют к себе срочного внимания. Надо быть особо внимательным к таким делам. Часто их путают с задачами первого квадранта. Но не все срочное есть важным. Основной критерий для различения срочного и важного – приближает ли данное дело вас к цели или нет. В третий квадрант входят задачи , что никак не связаны с вашей целью.

Поэтому всегда надо четко формировать свои цели, помнить о них и быть сфокусированным на них. Самое простое – всегда иметь их описание перед глазами.

В третий квадрант попадают многие бытовые дела, например, ремонт обуви в конце сезона, помощь соседу в перевозке мебели, неважные телефонные звонки. Здесь могут появиться и незапланированные ранее дела, типа какая-то срочная встреча. А вот ремонт компьютера, к примеру, может быть и важным (если вы работаете на нем или ведете блог), и неважным (если вы используете его только для игр).

Так что, не стоит путать важность и срочность. Почему-то большинство людей автоматически начинают считать срочные дела важными. В результате в их жизни возникает напряженность и цейтнот, а их день наполняется суматохой.

Суматоха всегда удаляет от цели. Основоположник менеджмента, Фредерик Тейлор, в свое время говорил, что организацию дел можно считать хорошей, если все делается не спеша и без суеты.

Как правило, дела третьего квадранта всего лишь отвлекают от того, на что вы нацелены и что реально вам нужно. Они попросту съедают время. Поэтому лучше всего постараться не рассеивать внимание на такие дела. Понять же, важное дело или нет, достаточно просто – всего лишь спросите себя “Что произойдет, если я этого не сделаю?“.

 

Квадрант 4.Неважные и несрочные дела.

 

Сюда попадают все то, что мы делаем почти каждый день, но это никак не связано с нашей работой: просмотр телевизора, пустые телефонные разговоры, компьютерные игры, посещение форумов, социальных сетей и т.д. Это обычно приятные дела, но вовсе не обязательные.

Эти дела Эйзенхауэр назвал настоящими “пожирателями времени“, что снижают продуктивность дня.

Неужели кому-то не жалко потратить 203 часа на просмотр сериала? А ведь это больше недели нашей жизни. И это время можно было бы использовать более продуктивно.

Такие дела можно просто не делать, или же делать лишь тогда, когда у вас остается свободное время. В общей очереди ваших дел они должны стоять в самом конце. И еще не забывайте жестко лимитировать время, которые вы выделяете на такие дела.

Кое-кто может сказать, что подобные занятия помогают ему отдыхать. Но это сложно назвать полноценным отдыхом. Такие занятия не просто бесполезны, они – вредны. Лучше отдыхать качественно.

Так что найдите свои пожиратели времени и установите над ними жесткий контроль.

Кстати, многие рутинные дела из четвертого квадранта можно и нужно делегировать. В любой семье можно распределить обязанности, чтобы не перенапрягать себя и все делать спокойно.

 

Тест по оценкевашей продуктивности

 

тест по продуктивности трудаМногим людям сложно оценить свое умение организовывать трудовой процесс. И это закономерно. Нужные навыки не даются нам от рождения. Их надо в себе вырабатывать. Но ведь для этого надо знать, каких навыков тебе не хватает. Тогда будет проще найти техники, что помогут развить нужные качества.

В этом вам поможет прекрасный тест «Умеете ли вы организовывать свой труд». Это брошюра из 8 страниц, в которой помимо теста даны ключи для его расшифровки, а также пояснение к полученным результатам.

Данный тест позволит лучше понять, что же вам мешает добиться успеха, что нужно изменить и что выработать в себе для этого. Он

 

  • покажет, насколько эффективно вы можете действовать для решения поставленных задач;
  • поможет определить, что же вам надо сделать для получения более высоких результатов.

Данный тест условно бесплатен. Я подготовила его как ответный подарок на денежную поддержку этого сайта. Меня постоянно спрашивают о том, как можно выразить благодарность за мою работу. Просто. Угостите меня чашечкой кофе. Я его очень люблю и получаю массу удовольствия. А я в ответ отблагодарю вас этим тестом.

Чтобы получить данный тест, внесите 100 руб. на Яндекс-кошелек или WebMoney. Жители Украины на WebMoney могут внести гривну (50 грн.).

Номера кошельков:

WebMoney                 R213267026024 (рубли)                                          U136906760978 (гривна)
Яндекс-кошелек    410011224648992

При перечислении в Примечаниях укажите свою Фамилию и Имя.

После этого:

  1. Напишите мне в Форме обратной связи (разделе Контакты), категория !Финансовые вопросы».
  2. Укажите, куда вы перечислили деньги и откуда.
  3. Тест вам будет выслан на e-mail, который вы укажите в Форме обратной связи.

 

На этом мы пока прервем наше рассмотрение матрицы Эйзенхауэра. Я предлагаю вам хорошо обдумать данную информацию, попытаться ею воспользоваться, чтобы разбить свои дела по данным категориям. А во второй части статьи мы уже познакомимся более детально с тем, как же надо работать с данной матрицей.

 

Еще по теме:Матрица Эйзенхауэра –ваш надежный помощник

 

 

 

 

siellon.com