2.3. Подготовка коммерческих предложений и запросов. Подготовка коммерческих предложений


Особенности подготовки коммерческого предложения

Коммерческое предложение — это звено в цепочке действий, находящееся между определением потребностей и презентациями (иногда в окончательном виде оно может быть представлено и после презентации).

Таким образом, если вы хорошо и грамотно определили потребности (в этом вам помогут различные методики задавания вопросов, в частности техника СПИН), то у вас все получится.

Если клиент недоволен тем, что вы не представляете предложение сразу, и настаивает на нем в духе «Я прошу стандартных вещей, и вам незачем меня пытать, чтобы выяснить какие-то тонкости!», вам стоит его подать следующим образом: «В самом общем виде это выглядит так, а когда мы узнаем о вас больше, то уточним еще пять — семь моментов и сделаем его уже более адресным».

Все доказательные материалы (таблицы, графики, диаграммы, расчеты и т. д.), сопровождающие ваше предложение, должны быть обнародованы еще до того, как вы встретитесь с клиентом для обсуждения. В противном случае он будет вынужден одновременно разбираться в принесенных вами материалах и стараться заодно смотреть вам в глаза, чего требует этикет пере­говоров. Не ставьте его в трудное положение.

Делая коммерческое предложение, защитите себя от возможности того, что клиенту ваша идея понравится, но он захочет воплотить ее в жизнь самостоятельно или с помощью ваших конкурентов. Для этого включите в текст аргументы, объясняющие, почему это не стоит делать самому и почему это не стоит делать с конкурентами. Для доказательства вы можете привести примеры из личного опыта, сказать о возможных рисках при выборе неадекватного поставщика и т. п.

Ваше предложение должно быть живым, похожим на письмо, на персональное послание. Если составить его по шаблону, меняя лишь названия фирм-клиентов и спецификации, грамотный заказчик это заметит. В связи с этим малейшие детали (ссылки, намеки, даже стилистика) должны демонстрировать ваш персональный подход к клиенту. Пусть каждый абзац начинается со своеобразного напоминания: «исходя из того, что Вы нам сказали...», «опираясь на данные, полученные от Вас...», «принимая во внимание Вашу специфику...», «из трех вариантов, которые у нас есть, учитывая именно Ваши потребности, мы предлагаем второй». Это крайне важно. Читая ваше предложение, адресат видит, что вы делали его специально для него и подготовили действительно адаптированный к конкретным условиям вариант.

Вся суть коммерческого предложения должна умещаться на одной странице, причем в нескольких абзацах, где ключевые вещи выделены другим шрифтом, чтобы читающий мог по диагонали просмотреть текст и при этом уловить самое важное. Остальное (сертификаты, расчеты, доказательства) — это приложения.

У предложения должен быть срок действия. В противном случае клиент может дать согласие лишь спустя несколько месяцев, когда очень многое уже изменится, и сослаться на то, что предложение исходило от вас. Кроме того, вы не можете жить в надежде на гипотетические сделки (а их могут быть десятки) и резервировать под них ресурсы.

Если вы подозреваете, что ваш крупный потенциальный клиент уже работает с вашим конкурентом, в коммерческом предложении делайте упор на моменты, о которых вам заведомо известно: у конкурентов с этим дела обстоят хуже.

Как и в случае с любым другим документом, который предъявляют клиенту, при подготовке коммерческого предложения спросите себя, чем оно отличается от предложения конкурентов, есть ли в нем то, что конкуренты не смогут повторить, легко ли адресату сравнить вас с ними, в чем ваши преимущества.

Чем проще ваше предложение, тем легче его сравнить с предложением конкурентов. Предложение должно быть очень привлекательным. Играйте на том, что в переговорах называется «цена и ценность»: предлагайте клиенту в качестве бонусов то, что для него очень ценно, а для вас приемлемо по затратам.

Менеджер, работая с крупным клиентом, не должен просто брать 50 страниц текста от какого-то технического подразделения и передавать его клиенту, как почтальон. Он должен изучить предложение, убрать лишнее и нелогичное, добавить разумное и выгодное. Иначе он не выполнит своей задачи до конца.

Неплохо бы протестировать предложение, показав его по секрету инсайдеру из компании клиента, который мог бы что-то подсказать, поправить, посоветовать.

Если вам достались неперспективные клиенты, любопытные и безденежные, которые просто наводят справки, но ничего не покупают, делайте для них стандартные предложения без ухищрений, чтобы не тратить драгоценное время.

Поскольку клиенты не похожи один на другого, коммерческие предложения тоже различаются — по объему, затраченным усилиям, времени и т. д. В любом случае старайтесь предложить потенциальным клиентам то, что облегчит им процесс принятия решения — приобрести продукт именно у вас. Например, возможность «попробовать и купить» (try and buy).

Желательно показывать свое коммерческое предложение перед отправкой двум-трем коллегам. Не жа­лейте времени. Предоставьте коллегам текст, допустим, в пятницу и скажите: «Буду очень рад, если в понедель­ник вы выскажете мне свои соображения».

В предложении должен содержаться некий намек на действия, которых вы ожидаете от клиента. Коммерческое техническое предложение — это художественная форма, с помощью которой рациональные и конкретные моменты надо очень красиво упаковать. Естественно, последнее во многом зависит от того, кому вы его адресуете, поскольку кто-то ценит лаконичность, а кто-то, наоборот, хочет получить максимум информации. Выясните, что приоритетно для данного клиента.

Если вы не сами готовите предложение, то подойдите к вашим техническим специалистам и другим сотрудникам и спросите, какая информация им помогла бы подготовить хороший, грамотный и адресный документ.

В коммерческом предложении надо учитывать различные нюансы. Например, клиент может сказать: «Я не спорю, ваше предложение интересно. Но это все-таки из области высоких технологий, а у меня кадры неподготовленные». Его опасения справедливы, и вы должны их вместе обсудить. Это возвращает вас к работе с рисками.

В написании коммерческих предложений всегда присутствует элемент творчества. Любой человек, у которого есть желание научиться создавать выигрышные коммерческие предложения, если он хочет совершенствоваться, обучаться, шлифовать свои навыки, должен получать для этого как можно больше обратной связи.

Будут ли коммерческие предложения отличаться друг от друга, если в одном случае мы вышли на клиента активным поиском (и он проявил интерес), а в другом — он сам нашел нас?

Подготовка к встрече, сама встреча, методика определения потребностей в данных случаях различаются. Клиент, который сам вышел на вас, легче поддается определению потребностей. Ведь если рассуждать логически, человек, который первым пошел вам навстречу, настроен лояльно и более готов к обстоятельному, длительному общению. Он уже знает: «Мне это нужно, и с этими людьми я могу этого до­стичь». Если же это вы нашли клиента, а он ранее не прилагал никаких стараний, чтобы с вами пообщаться, то, разумеется, вы делаете более обстоятельное и раз­ностороннее коммерческое предложение, поскольку во­прос состоит прежде всего в том, нужен ли клиенту вообще ваш продукт (услуга), а не только в том, у кого он предпочтет его купить.

Однако вопрос: кто на кого первым вышел, — не единственный критерий в данном случае. Есть и другой: насколько вы серьезно подошли к вопросу? Например, отсутствие единой команды у вас в компании и пример­но равной заинтересованности в клиенте у всего кол­лектива может значительно отразиться на результатах. В связи с этим старайтесь более грамотно работать со своими коллегами-непродавцами, чтобы предложение было подготовлено своевременно и качественно.

Один из способов добиться успеха — это перестать быть единственным посредником между своей компанией и клиентами, начать знакомить людей в ком­пании клиента со своими сотрудниками. Если ваш технический специалист говорит вам: «Чтобы я смог это сделать, мне нужно то-то и то-то», в идеале вы должны ответить: «Отлично, с кем из сотрудников компании клиента ты хочешь встретиться и все обсудить, чтобы не ошибиться?»

Если вы сами выходите на клиента, не стоит сразу писать некое стандартное, безликое предложение. В данном случае вы также можете и должны идти на некоторые нестандартные шаги, чтобы клиент не на словах, а на деле почувствовал себя особо важной персоной. Дайте ему понять, например, что обычно (по стандарту) вы делаете одну предпродажную подготовку, а в его случае — совсем другую.

  • Чем проще ваше предложение, тем легче его сравнить с предложением конкурентов.
  • Менеджер, работая с крупным клиентом, не должен просто брать 50 страниц текста от какого-то технического подразделения и передавать его клиенту, как почтальон.
  • Если вы сами выходите на клиента, не стоит сразу писать некое стандартное, безликое предложение.
  • Если вам достались неперспективные клиенты, любопытные и безденежные, которые просто наводят справки, но ничего не покупают, делайте для них стандартные предложения без ухищрений, чтобы не тратить драгоценное время.

Вспомогательные материалы:

systemsales.pro

Как подготовить коммерческое предложение для боссов. В примерах.

5 правил подготовки коммерческого предложения для боссов.Андрей Якимович

"Габровец решил послать жене такую телеграмму: "Все купил выгодно. Приеду во вторник утром. Твой Пятрас". Потом посчитал, подумал:– А-а, Марите знает, что я всегда выгодно покупаю, – и зачеркнул ненужное.Осталось: "Приеду во вторник утром. Твой Пятрас". И опять ему показалось, что много платить придется.– И так известно, что домой приеду, не оставаться же на чужбине, – и оставил только: "Твой Пятрас".– Конечно, я ее, а то чей же? Да и телефонистка, не дай Бог, может перепутать и передаст "твой" пять раз! Э-э, на что тогда такие деньги тратить? – и порвал бланк." (Габровские уловки)

В этой статье я покажу на примере, как из обычного КП сделать КП для боссов.

Берем наше обычное КП для менеджеров и безадресной рассылки. Оно конечно не идеально, но со средним звеном работало хорошо. Название компании я изменил на Икогнито, дабы никто не упрекнул меня в рекламной статье. 

 

<фирм. бланк с телефоном компании, email, web>

<дата>

Здравствуйте.

 

Наша компания является лидером автоматизации погрузочных работ в России. Нашими клиентами являются такие компании, как Пивоваренная компания "Балтика", Газпромнефть, DHL, Agility и многие других.

Если Ваша организация осуществляет перевозку товаров «навалом», т.е. без использования паллет, либо комбинировано, то наше программное обеспечение по расчету схемы оптимальной загрузки транспортных средств  позволит Вам загружать до 15% грузов больше за счет более плотной укладки.

Наша система отвечает на вопросы:

1. Как оптимально разместить товар в транспорте, чтобы максимально загрузить его и в то же время целым довезти товар до потребителя? (сокращение расходов)

2. Сколько транспорта, и какого надо заказать, чтобы загрузить весь товар, и не возить воздух? (планирование отгрузок)

3. Поместится ли в данный транспорт весь товар, который мне нужно перевезти?

Основа программы – разработанные в МГУ уникальные алгоритмы по заполнению пространства предметами с учетом множества ограничений.За счет эвристики и элементов "искусственного интеллекта" наш алгоритм особенно эффективно работает с большим количеством грузов и типов грузов.

Качество укладки программы - 85-95%. Это на 10-15% выше, чем среднестатистическая загрузка, что позволяет значительно снизить затраты на транспортной логистике.

Наша система прекрасно интегрируется и дополняет функционалом логистические, WMS, ERP и другие информационные системы.

Основной функционал системы:

  • расчет схемы оптимальной укладки ящиков в транспортные средства;
  • укладка в грузовики, фуры, вагоны, контейнеры, платформы;
  • загрузка в несколько транспортных средств одновременно;
  • загрузка с разных складов;
  • загрузка с учетом разгрузки на разных складах;
  • сигнализация при попытке отправить недогруженный транспорт;
  • расчет списка SKU для дозагрузки в недогруженный транспорт;
  • оперативный перерасчет в случае подачи другого транспорта по факту;
  • учет специальных условий транспортировки груза: «хрупкость», «не кантовать», «по ходу движения» и т.д.
  • учет ограничений транспорта: грузоподъемность, давление на ось, размеры дверей, скругленная крыша вагона и др.
  • неделимые группы товаров и порядок загрузки;
  • варианты работы с паллетами: загрузка навалом с паллет, загрузка паллетами с предварительной паллетизацией, загрузка паллет и навалом одновременно.
  • оптимизация заполнения транспорта по стоимости груза;
  • размещение груза в грузовом отсеке в зимнее время в зависимости от его морозостойкости;
  • интеграция в существующую информационную систему предприятия и работа с одними базами;
  • неограниченное кол-во клиентских подключений к системе, в том числе из филиалов;
  • просмотр схемы укладки в виде 3-х мерных рисунков и таблиц различной детализации;
  • экспорт/импорт данных;
  • и многие другие ...

Вы можете получить дополнительную информацию на нашем сайте www.inkognito.ru

Подтвердите, пожалуйста, получение данного письма и свяжитесь со мной любым удобным Вам способом, если Вас заинтересовало наше предложение.  

С уважением,Вася Пупкин,директор по продажам компании "Инкогнито"

тел. +7 (123) 4567891ICQ: 380933456Skype: callto://inkognito/Эл. почта: [email protected]сервер: www.inkognito.ru

 

Начинаем делать из этого словоблудия КП для боссов, следуя простым и очевидным правилам.

Правило №1. Будьте кратки.Боссы ОЧЕНЬ дорожат своим временем. Поэтому КП должно быть максимально кратким. После того, как Вы подготовите КП уберите из него все лишние слова-паразиты. Убрали? Теперь уберите расшаркивающее вступление и информацию о фирме. При желании босс сумеет набрать Вашу ссылку в интернете. Ваши контакты с 5-ю телефонами, скайпом, аськой, должность на 2 строки и другая «полезная» информация в подписи, занимающая 20% площади листа боссу не нужна. Достаточно имя, фамилия и моб. телефон. Все лишнее убрали? Отлично! Теперь перечитайте КП и сократите его еще в 2 раза.

Правило №2. Нет рекламе.Давно известно, что реклама не действуют на людей с высоким IQ. А боссы, как правило, не глупы.  Удалите рекламные слоганы о вашем продукте из КП.

Правило №3. Списки.Выделите основные мысли списками. 

Правило №4. Нет понтам.   Любое надувание щек боссы воспринимают как слабость.  Возможно, справедливо. Нещадно удалите все ваши «Наша компания является лидером на рынке мыльных пузырей» и т.д.

Правило №5. Ничего не просите.Побуждение к действию раздражает боссов.  Кто вы такой чтобы подталкивать их или, о ужас, ограничивать время?

В результате мы имеем КП с 2-3 абзацами максимум.  

<фирм. бланк с телефоном компании, email, web>

<дата>

Иван Иванович, добрый день!

Наша компания готова рассмотреть возможность внедрения в "Рога и Копыта" компьютерной системы по оптимальной загрузке транспорта. Данная система позволит:

  • Уменьшить повреждение груза при транспортировке.
  • Увеличить загрузку транспорта на 5-15% за счет более плотного расположения груза.
  • Ускорить загрузку до 30%.
  • Моделировать предстоящие отгрузки в 3D и точно знать, вместится весь заказ в контейнер или нет.

С уважением,Вася Пупкин+7 (123) 4567891

Все размещается в верхней половине листа. Это КП тоже не идеально, но оно работает! Еще две кулинарные хитрости заключаются в том, что

  1. КП должно быть адресовано боссу персонально.
  2. В КП надо четко указывать какому предприятию босса Вы делаете предложение. У босса может быть десяток компаний.

Что же делать, когда нет возможности описать ситуацию одним абзацем? Тогда используется т.н. summary. Мы вставляем детали нашего КП ниже основной части. С одной стороны босс сможет ознакомиться с ними, если захочет, с другой стороны они не захламляют лист.

Например:

<фирм. бланк с телефоном компании, email, web>

<дата>

Здравствуйте!

Наша компания готова рассмотреть возможность внедрения в "Рога и Копыта" компьютерной системы по оптимальной загрузке транспорта. Данная система позволит:

  • Уменьшить повреждение груза при транспортировке.
  • Увеличить загрузку транспорта на 5-15% за счет более плотного расположения груза.
  • Ускорить загрузку до 30%.
  • Моделировать предстоящие отгрузки в 3D и точно знать, вместится весь заказ в контейнер или нет.

С уважением,Вася Пупкин+7 (123) 4567891

 

Подробнее о возможностях системы.

Основной функционал системы:

  • расчет схемы оптимальной укладки ящиков в транспортные средства;
  • укладка в грузовики, фуры, вагоны, контейнеры, платформы;
  • загрузка в несколько транспортных средств одновременно;
  • загрузка с разных складов;
  • загрузка с учетом разгрузки на разных складах;
  • сигнализация при попытке отправить недогруженный транспорт;
  • расчет списка SKU для дозагрузки в недогруженный транспорт;
  • оперативный перерасчет в случае подачи другого транспорта по факту;
  • учет специальных условий транспортировки груза: «хрупкость», «не кантовать», «по ходу движения» и т.д.
  • учет ограничений транспорта: грузоподъемность, давление на ось, размеры дверей, скругленная крыша вагона и др.
  • неделимые группы товаров и порядок загрузки;
  • варианты работы с паллетами: загрузка навалом с паллет, загрузка паллетами с предварительной паллетизацией, загрузка паллет и навалом одновременно.
  • оптимизация заполнения транспорта по стоимости груза;
  • размещение груза в грузовом отсеке в зимнее время в зависимости от его морозостойкости;
  • интеграция в существующую информационную систему предприятия и работа с одними базами;
  • неограниченное кол-во клиентских подключений к системе, в том числе из филиалов;
  • просмотр схемы укладки в виде 3-х мерных рисунков и таблиц различной детализации;
  • экспорт/импорт данных;
  • и многие другие ...

Подробности можно расписывать на 2-3 страницы, если есть желание. Как правило они адресуются исполнителям, которым босс передаст ваше КП. Главное визуально отбить их от основной части, чтобы босс видел, что от него требуется прочесть только один абзац. Если КП отсылается на бумаге, то подробности лучше распечатать на отдельном листе и приколоть к основному.

Аналогично готовятся деловые записки.

Успехов!

www.prodaznik.ru

2.3. Подготовка коммерческих предложений и запросов

После определения потенциального круга контрагентов приступа-ют к установлению с ними контактов. Для этого существуют различные способы, в частности:

  • направить предложение (оферту) одному или нескольким возможным покупателям;

  • принять и подтвердить заказ покупателя;

  • направить покупателю предложение в ответ на его запрос, в котором оговорить конкретные условия будущего контракта;

  • участвовать в торгах путем предоставления тендера;

  • участвовать в выставках, ярмарках.

Если инициатива принадлежит продавцу, он рассылает оферты. Они бывают в следующих формах:

а) деловые письма, содержащие коммерческие и технические условия предполагаемой сделки;

б) типовая оферта с указанием условий продажи;

в) проект контракта, подписанный экспортером;

г) телексное или телеграфное сообщение.

Текст оферты должен быть предельно кратким, и, вместе с тем, четким и ясным. По возможности не допускать различных толкований, встречных запросов, на согласование которых уходит время.

Оферта, в которой обозначен товар, определен порядок становления цены и количества, считается определенной. Предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, считаются приглашением делать оферты.

Оферты, как правило, содержат следующие условия: наименования товара, его количественные и качественные характеристики, базисные условия и сроки поставки, условия платежа, характер тары и упаковки, порядок сдачи-приемки товара, санкции, условия арбитража, юридический адрес и подписи.

Существует две разновидности оферт:

  1. направляемая экспортером по собственной инициативе;

  2. направляемая экспортером в ответ на запрос покупателя.

Когда инициатива исходит от продавца, ему предстоит решить ряд сложных вопросов, прежде всего определиться с видом оферты: твердая или свободная.

Твердая оферта высылается только одному возможному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением и не может сделать аналогичное другому покупателю. Если покупатель со всем согласен, он посылает письменное подтверждение. Его получение продавцом считается моментом вступления сторон в договорное обязательство. Неполучение ответа в течение установленного срока, освобождает продавца от сделанных им предложений.

В том случае, когда покупатель не согласен с отдельными условиями оферты, он посылает продавцу контроферту с указанием своих условий и срока до ответа. Если продавец согласен со всеми условиями контроферты, он ее акцептует и письменно уведомляет об этом покупателя. Если не согласен, он либо считает себя свободным от своих обязательств по оферте, о чем письменно извещает покупателя, либо посылает ему новую оферту. Так продолжается до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Свободная оферта делается одновременно на одну и ту же партию товара нескольким возможным покупателям. Она не устанавливает срок для ответа и по этому не связывает оферента. Согласие покупателя подтверждается твердой контрофертой. После акцепта продавцом контроферты, сделка считается заключенной.

Продавец акцептует контроферту того покупателя, которую он получил раньше, или покупателя, с которым он предпочел заключить сделку. Покупатель не вправе предъявить претензии продавцу, если ему отказали.

Какая из оферт выгоднее? Поскольку по большинству товаров позиции у продавцов слабее чем у покупателей, то покупатели мало считаются со свободной офертой, так как не имеют уверенности, что, приняв ее, смогут стать собственниками товара, а время при этом может быть упущено. По этому экспортеры предпочитают направлять твердые оферты. Свободные оферты применяются при проникновении на новый рынок, при входе на рынок с новым товаром.

Большое значение имеет оформление оферты. Если контрагенты не знакомы, то оферта должна носить еще и рекламный характер. Необходимо уделять внимание и таким «мелочам» как сорт бумаги, фирменный бланк, современные печатающие средства и прочее. Результативность рассылки предложений обеспечивается также правильным ответом на такие вопросы как: куда, кому и когда посылать оферту. Большое количество оферт при наличии взаимной информации между фирмами могут привести к преувеличенному представлению о количестве предлагаемых товаров или особой заинтересованности экспертов в срочной продаже. В итоге покупатели могут не откликнуться на предложение, ожидая снижения цены.

В отдельных случаях оферта может быть использована в качестве инструмента для негласного раздела рынка между членами монополистических объединений – так называемая защитная оферта. Она содержит условия, явно не выгодные для покупателя. Это делается с целью, чтобы направить покупателя к тому члену объединения, который обслуживает данный рынок.

Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то он обращается к продавцу с запросом. Цель запроса – получить от экспортеров предложения, из которых выбирается наилучшее. Запросы рассылаются фирмам различных стран, конкурирующих между собой. В них указывается: наименование товара, его качество, сорт, количество, сколько времени покупатель будет ждать оферту. В целом, запросы более лаконичны, чем оферты, и к их оформлению жестких требований не предъявляется. Цена в запросе, в основном, не указывается. Однако импортер выражает пожелания, чтобы в оферте было оговорено на какой базе и в какой валюте будет предложена цена товара.

Импортеры обычно запрашивают предложения на количество товара меньше, чем подлежит закупке, для того, чтобы получить в дальнейшем скидку на количество.

В запросах нежелательно употребление таких формулировок, как «просим срочно дать предложение», «срочная поставка», так как это может привести к завышению цены, неуступчивости контрагента и пр.

Правила при рассылке запросов. Большое количество запросов нежелательно, так как фирмы:

  • могут быть связаны между собой различными соглашениями;

  • требуется большая работа по анализу запрошенных оферт;

  • многим фирмам придется отказать, а это нежелательно, поскольку в будущем, возможно, к ним придется обращаться.

Покупатель может обращаться к продавцу и с определенным заказом. В нем указываются все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все основные элементы, необходимые для заключения контракта.

Заказы направляются постоянным партнерам, которые, получив заказ, либо подтверждают его принятие к исполнению, либо отклоняют.

studfiles.net