Жизненные приоритеты: как понять, что на самом деле важно. Не важно не срочно


Как справляться с задачами | Полезное чтение

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

222

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

матрица Эйзенхауэра

Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.

Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.

Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.

Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге
Написать клиентскую историю компании
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное

 

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Написать клиентскую историю компании
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Почитать книгу
Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги Выйти на пробежку
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок Пролистать ленту фейсбука

 

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

555

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

 

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

megaplan.ru

Все, что важно, не бывает срочно. Все, что срочно — только суета!!! ▷ Socratify.net

ПОХОЖИЕ ЦИТАТЫ

ПОХОЖИЕ ЦИТАТЫ

Никогда не бывает поздно начать все сначала.

Лето. Одноклассники. Любовь (10+)

Все думают, что придет время, а время только уходит.

Неизвестный автор (1000+)

Ничего не бывает случайного, все имеет первопричину.

Зигмунд Фрейд (100+)

Мы все люди и не важно, где мы живем. Важно лишь то, что мы несем этому миру, что мы создаем и во что мы верим!

Неизвестный автор (1000+)

Мы все люди и не важно, где мы живем. Важно лишь то, что мы несем этому миру, что мы создаем и во что мы верим!

Неизвестный автор (1000+)

Мы все люди и не важно, где мы живем. Важно лишь то, что мы несем этому миру, что мы создаем и во что мы верим!

Неизвестный автор (1000+)

Не важно, кто и что говорит о вас – принимайте все это с улыбкой и продолжайте делать свое дело.

Мать Тереза (50+)

Говорят, есть такая связь на свете, что не важно, сколько раз ты её разрываешь. Вы все равно встретитесь.

Мальчики краше цветов (9)

Только с возрастом начинаешь понимать, что не во все закрытые двери надо стучаться, и не во все открытые заходить.

Неизвестный автор (1000+)

Однажды, проснувшись утром, ты вдруг поймешь, что все осталось во вчерашнем дне и не важно, хорошее или плохое, оно потеряло свою значимость. Есть только ты. Новый день. Новая жизнь. Чистый лист . И теперь все зависит только от того, какими красками ты начнешь рисовать...

Неизвестный автор (1000+)

socratify.net

Как расставить приоритеты? Матрица Эйзенхауэра

Друзья, приветствую!

Бывало ли у Вас такое✔️ У вас накопилась целая гора дел и вы устали ее бесконечно разгребать?✔️ У вас непрерывно появляются новые задачи и вы не знаете, в каком порядке их лучше выполнять?✔️ Вы не знаете точно, какие дела нужно сделать в кратчайшие сроки, а что можно отложить в «долгий ящик»?✔️ Вам сложно определять приоритет дел, чтобы эффективнее достигать поставленных целей?

Чтобы решить подобные проблемы, разработано множество методов организации и приоритизации дел. Все они отличаются сложностью, точностью и наглядностью. Для более удобного их использования разработано множество разных инструментов: специальные ежедневники, компьютерные программы, онлайн-органайзеры, мобильные приложения и т.п.

Одним из самых популярных методов является матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов. Его разработал президент США Дуайт Эйзенхауэр для организации своих дел и их более эффективного выполнения, когда его начали мучать проблемы, описанные в начале статьи.

Для применения этого метода нужно каждое дело оценить по двум критериям: является ли оно важным или нет и срочным или нет. Для визуализации используется прямоугольная таблица (матрица) с 4-мя клетками.

1. Важно-Срочно.

Это самые важные дела, которые нужно выполнить в ближайшее время. Кто-то таким делам, так сказать, рад, они мобилизуют человека и он выполняет их быстрее.А для кого-то даже небольшое количество таких дел может создавать эмоциональную напряженность, стресс. Тогда человек может впадать в ступор, паниковать и откладывает такие дела, хотя осознает, что их нужно сделать как можно быстрее.Но из-за спешки в их реализации, качество результатов может оказаться ниже, чем ожидалось. Поэтому лучше стремиться к тому, чтобы эта область была пустой.

Такие дела могут появляться из-за ошибочного планирования, неверного определения требуемых ресурсов для их выполнения, недостатка опыта, неадекватной оценки, форс-мажоров, лени и т.п.При появлении таких дел нужно сразу проанализировать их, определить причины, по которым важное дело стало срочным, устранить их и быстро реализовать такие дела.

2. Не важно-Срочно.

Это дела, которые по каким-то причинам стали срочными, но их выполнение не особо влияет на достижение целей. Обычно в этой области находятся «чужие» дела, которые обязаны выполнять, а не которые хочется.Такие дела лучше делегировать или отказаться от них, конечно если это не приведет к негативным последствиям (штрафам, наказаниям и т.п.).

Большое количество дел в этой области может говорить о том, что человек сильно зависит от кого-то, кто ставит перед ним задачи и использует его в качестве ресурса.Это означает, что человек не может полноценно заниматься своими делами, а значит, не приближается к личным целям. В этом случае нужно стать свободнее, определить, кто навязывает цели, избавиться от отношений с ним или сделать их взаимовыгодными. Поэтому эту область также лучше делать пустой.

3. Важно-Не срочно.

Это самые важные дела, которые не имеют срока или он пока достаточно большой.

Эти дела нужно выполнять сразу после того, как выполнены все срочные дела. Наличие большинства дел в этой области говорит об эффективном планировании, приоритизации и управлении своей жизнью.

Такие дела выполняются равномерно, в комфортном режиме (но не медленном), а качество результатов обычно превосходит ожидания.Следовательно, эти дела лучше всего влияют на достижение целей, поэтому нужно стараться, чтобы большинство дел находилось именно в этой области.

4. Не важно-Не срочно.

Это самые бесполезные дела, которые не стоит выполнять или можно выполнять в свободное время, например, для отдыха, развлечений. Такие дела, как правило, появляются вследствие недостаточного планирования или некорректной постановки целей. Если нельзя от таких дел отказаться, то лучше заменить их аналогичными, но более важными делами, которые окажутся в области «Важно-Не срочно». Например, вместо дела «поиграть в игру» можно выполнить «потренировать какой-то навык» или «позаниматься спортом». Также старайтесь, чтобы эта область оставалась пустой.

Таким образом, согласно этому методу, самой полезной областью является «Важно-Не срочно». Поэтому нужно выполнять постановку целей и планировать их так, чтобы большинство дел оказывались именно в этой области (но делать это нужно адекватно, а не так, что поместили сюда дело, а на самом деле его нужно было выполнить еще вчера). Тогда достижение целей будет наиболее успешным, эффективным и комфортным.

При определении порядка выполнения дел пользуйтесь следующим правилом: сначала выполняйте самые важные и срочные дела, затем – срочные неважные, затем важные несрочные. А несрочные неважные дела, возможно, и вовсе не стоит выполнять.

Чтобы метод был еще более точным, можно использовать не 4 области, а шкалы «Важность» и «Срочность» со значениями от 0 до 10.Тогда каждое дело нужно субъективно оценить: насколько оно важно по шкале от 0 до 10, и насколько срочным оно является также по шкале от 0 до 10.Затем дело располагается в клетке матрицы на пересечении поставленных значений.Аналогично изначальному варианту метода, наилучшей считается область важных и не срочных целей, т.е. с важностью 5-10 и срочностью 0-5.

Да, и еще, по матрице Эйзенхауэра – есть мобильное приложение, основанное на этой системе:

iOS: https://goo.gl/txXbmB (прямая ссылка на AppStore)

Напишите в комментариях, какие инструменты эффективности вы используете?

А я позже поделюсь с вами системой, с которой я сам работаю сейчас. Это простая система с приложением на смартфон и все другие платформы, которая помогла и помогает мне разобраться с моим потоком дел, задач, проектов и т.д.

Если это интересно и полезно, напишите в комментарии, поставьте лайк, поделитесь в соцсети.

До связи,

Александр.

Кстати, вот мой бот-помощник в Телеграм, который найдет любую информацию на этом сайте по вашему запросу.

А также подключайтесь к каналу в Telegram и получите информацию первым! (там, кстати, много эксклюзива и личного, которого нет здесь в блоге)

 

Похожее

ratinsky.com

Дела не важные и срочные

В еще одном квадранте «Матрицы Эйзенхауэра» - «С» расположились дела из категории «Не важно и срочно».

Прежде чем решить, как с этими делами поступать, неплохо бы задуматься: а как вообще может возникнуть подобное сочетание признаков? Не важно и срочно…

Именно эта категория дел туманнее всего описана в различных источниках, так или иначе использующих «Матрицу Эйзенхауэра». Я смотрю на это так: всё, что не имеет ни одного из описанных в ранее опубликованных постах признаков важности, является… не важным.

Но откуда-то на этом деле висит срок, который говорит: прямо сейчас. Или: это какое-нибудь абсолютно бессмысленное по сути, но очень любимое многими недостаточно профессиональными руководителями или коллегами определение: «немедленно», «срочно», «очень срочно», «нужно было ещё вчера».

Так вот, что делать с теми делами, в которых признаков важности не обнаружено, а есть только признак срочности? Я предлагаю два подхода. На ваше усмотрение.

ПОДХОД 1: делегируем это дело кому-либо из подчинённых. Вопрос: с каким приоритетом? Некоторые источники рекомендуют ставить высокий приоритет: мол, раз руководитель поручает, то…

Но: подумайте о себе, «примерьте шляпу» подчинённого: наверное, вы бы прекрасно поняли, насколько порученная вам работа важна реально? Чтобы не говорил ваш босс. И насколько бы вас мотивировала попытка «надувать щёки» и преувеличивать – видимо для повышения старательности – истинное значение работы? Наверное, вам бы это не понравилось?

Поэтому, на мой взгляд, и не стоит использовать такой вот подход. Возможно, что вы беспокоитесь за то, что если не обозначить высокую важность, то дело может быть вообще не выполнено? Но почему? Давайте просто скажем сотруднику что-нибудь вроде «Эта работа не имеет большой важности, но по таким-то причинам её бы лучше сделать. В какие сроки – без нарушения приоритетов – это возможно?».

А если подчинённый названные сроки нарушит? Тоже не очевидно плохо. Вопрос – по какой причине? Если появятся дела более важные – так и правильно. Он проинформирует вас о конфликте приоритетов и, наверное, вы ему разрешите перенести ранее запланированную работу.

Именно такой алгоритм уместен, если вы не предоставили подчинённому полномочий самому переустанавливать приоритеты в случае конфликта оных.

А если подчинённый просто будет эту работу динамить? Это плохо в принципе, вопрос нужно решать уже не только с помощью компетенции «управленческое планирование», а применять ещё и «управление властью», «регламентирование» и «наказание». Так что: вместо постоянного «запугивания важностью» формируем правильные подходы координирования в процессе работы.

ПОДХОД 2: делаем сами, если находится свободное время. Дело в том, что не всегда даже не важную работу можно поручить подчинённому. Есть разовые работы, для выполнения которых необходима совокупность знаний и опыта, отсутствующая у подчинённых. Выполнить работу можете только вы, подчинённого же обучать этому просто бессмысленно. Поэтому и: есть свободное время – делаем. Нет – и чёрт с ним.

Да, всё выполнить невозможно в принципе, так гласит «Первый парадокс хаос – менеджмента». Что-нибудь всегда будет оставаться «в очереди», так пусть это будут дела категории «С»: «Не важно и срочно». Но ведь срочно? Да. Но не важно.

Надо уметь отказываться от не важного, пусть его и можно быстро сделать. Это намного правильнее и лучше для дела, чем бессмысленные по самой сути попытки «сделать всё» и в итоге – невыполненные «А» и «В», на которые, почему-то, как раз и не хватило времени. Но мы – то с вами знаем, почему…

www.asfridman.com

Матрица Эйзенхауэра в Todoist – Todoist Help

Матрица Эйзенхауэра – метод американского президента Дуайта Д. Эйзенхауэра, основанный на оценке задач по критериям важно / не важно и срочно / не срочно. Этот метод представляет задачи в виде Матрицы Решений Эйзенхауэра (или просто «Матрицы Эйзенхауэра»). На горизонтальной оси X показана срочность, от наиболее срочного слева до наименее срочного справа. Вертикальная ось Y показывает степень важности, от наименее важного внизу до наиболее важного наверху.

В результате получается четыре сектора: срочное и важное; менее срочное, но важное; менее важное, но срочное; менее важное и менее срочное. Вы можете распределить все свои задачи по этим секторам, чтобы получить ясное представление о том, что нужно сделать сейчас, а что можно (и нужно) отложить на потом. Узнать больше…

Как работать с Матрицей Эйзенхауэра в Todoist с помощью меток:

  1. Создайте четыре метки: @важное, @не-важное, @срочное и @не-срочное.
  2. Создайте фильтр с названием «Матрица Эйзенхауэра»: @важное & @срочное, @важное & @не-срочное, @не-важное & @срочное, @не-важное & @не-срочное.
  3. Добавляйте одну из четырех созданных меток к каждой новой задаче.
  4. Сначала беритесь за важные и срочные задачи. Устанавливайте конкретный срок выполнения для всех важных, но не срочных задач. Назначайте другим как можно больше не важных, но срочных задач. Не важные и не срочные задачи нужно выполнять в последнюю очередь (если нужно вообще).

Как работать с Матрицей Эйзенхауэра в Todoist с помощью приоритетов:

  1. Создайте фильтр с названием «Матрица Эйзенхауэра»: p1, p2, p3, p4.
  2. Назначайте один из четырех созданных приоритетов каждой новой задаче.
    • P1 = Важное и срочное
    • P2 = Важное, но не срочное
    • P3 = Не важное, но срочное
    • P4 = Не важное и не срочное
  3. Сначала беритесь за задачи P1. Устанавливайте конкретный срок выполнения для всех задач P2. Назначайте другим как можно больше задач P3. Задачи P4 нужно выполнять в последнюю очередь (если нужно вообще).

support.todoist.com

Матрица Эйзенхауэра

матрица эйзенхауэра

В жизни каждого современного человека важное место занимает умение управлять своим временем. Мы все куда-то спешим, суетимся, но в конце дня не видим результатов своей деятельности. Жалуемся на нехватку времени, а сами беспечно проводим его в пустых разговорах и бесполезных делах. Как же научиться правильно управлять своим временем и повысить эффективность его использования?

Матрица Эйзенхауэра - это пример правильного распределения нашего времени, так называемый инструмент тайм-менеджмента. Впервые данный метод был описан Стивеном Кови в книге "Главное внимание - главным вещам". Но идея методики принадлежит Эйзенхауэру, 34 президенту США.

Согласно тайм менеджменту, все дела, с которыми сталкивается человек, должны быть проанализированы и оценены по критериям важно - неважно, срочно - не срочно. Матрица Эйзенхауера - это схематичное представление данной формулы. Она разделена на четыре квадрата, в каждом из которых записываются дела в зависимости важности и срочности.

Для использования матрицы Эйзенхауэра необходимо занести в нее все дела, которые планируете выполнить в течение определенного срока.

1. Важные и срочные дела. В эту категорию входят дела, нетерпящие отлагательств. Решение этих задач первостепенно. Ни лень, ни форс-мажорные обстоятельства не должны повлиять на их выполнение.

Примеры важных и срочных дел:

  • рабочий проект, срок сдачи которого вот-вот истечет;
  • внеплановое посещение врача, например, в случае резкой зубной боли или серьезной травмы;
  • срочный звонок важному клиенту.

2. Дела важные, но не срочные. Эта категория включает в себя дела повышенной важности, но которые вы можете отложить на какое-либо время. Хотя эти дела могут и подождать, не стоит откладывать их надолго, так как потом вы будете вынуждены выполнять их в спешке.

Примеры дел:

  • плановая работа в компании, связанная с текущими проектами;
  • текущая работа по вашим проектам;
  • разработка новых проектов;
  • регулярное посещение спортивных тренировок.

3. Дела не важные, но срочные. Обычно в этот квадрат записываются дела, которые никак не влияют на ваши жизненные цели. Их нужно выполнить в определенное время, но никакой ценной нагрузки в вашей деятельности они не несут.

Примеры дел:

  • поздравить родственника с Днем рождения. Срочно - потому что день рождения именно сегодня, а неважно - потому что это дело не приносит никаких результатов, кроме выказывания уважения к родственнику.
  • встречи, навязанные вам другими, вы должны пойти, дабы не обидеть друзей, но это дело не столь важно для вашей жизнедеятельности.

4. Не важные и не срочные дела. Этот квадрат самый вредный. В него входят не срочные дела, которые не важны в жизни. Но, к сожалению, в эту категорию входит большинство наших дел.

Примеры дел:

  • чтение глянцевых журналов;
  • просмотр бесполезных телепередач;
  • сплетни с подружками;
  • игры на компьютере.
матрица приоритетов эйзенхауэра

Список может быть бесконечным. Многим кажется, что эти дела хорошо подойдут для отдыха. Но даже в качестве отдыха, в свободное от работы время, эти дела не просто бесполезны, но даже вредны. Отдыхать тоже надо уметь качественно.

Как работает матрица?

Распределяя все свои предстоящие дела по квадратам, вы увидите, сколько времени вы отдаете важным и полезным делам, а сколько ненужным и бессмысленным.

Заполняя матрицу приоритетов Эйзенхауэра, уделите больше внимания первой графе "срочное - важное". Выполните эти дела в первую очередь, после них выполните важные, но не срочные обязанности и срочные, но не важные. Четвертую категорию дел не выполняйте вообще - они не несут никакой ценной нагрузки в вашей жизни.

 

womanadvice.ru

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Определить первоочередные задачи в ежедневной деятельности и в перспективе особенно важно для правильного ведения бизнеса. Оперируя терминами «важные задачи» и «срочные задачи», можно решить, чем необходимо заняться в первую очередь.

Правильное определение приоритетов

Согласно пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует самореализация и общественное признание, пока мы голодны или не находимся в безопасности: сначала нужно удовлетворить потребности низшего уровня, чтобы переходить к верхнему.

По тому же принципу построена пирамида продуктивности, система, которую предлагает автор книги «Пирамида эффективности» – сертифицированный тренер по продуктивности.

Прежде чем заняться тайм-менеджментом, необходимо навести порядок у себя дома и в офисе, в своем компьютере, и только после всего этого можно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать свой потенциал.

Приоритеты

Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В своей книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты».

Распределение всех задач в порядке их приоритета дает понимание того, какие именно действия помогают вам продвинуться вперед, приближают к вашим целям и к важным делам, так чтобы последние не оказались вдруг неожиданно срочными.

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Одну из наиболее информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических исследованиях, Кови и другие авторы называют «матрицей срочности/важности». Пока я не узнала об этом простом подходе к определению приоритетов, мне было довольно сложно объяснять своим клиентам, как справиться с этой задачей.

С помощью данного метода вы гораздо проще будете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долгосрочной перспективе. Он поможет вам ответить на простой вопрос: что для меня самое важное, над чем я должен работать в первую очередь?

Существует множество вариантов и интерпретаций «матрицы срочности/важности». Самый известный бразильский эксперт по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Produc­tivity Solu­tions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент – «обстоятельства» и создав таким образом, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента».

Под «обстоятельствами» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, любая активность, которая оборачивается пустой потерей времени. Возможно, вам стоит включить эту категорию, когда вы будете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».

Ниже представлена слегка измененная «матрица срочности/важности». Эти изменения я внесла в классический вариант после того, как опробовала его на своих тренингах и в деятельности консультанта и тренера. Эта же схема лежит в основе всего последу­ющего обсуждения.

Определение приоритетов

  • Важно и срочно
  • Важно и не срочно
  • Не важно и срочно
  • Не важно и не срочно

Начнем с определений «важное» и «срочное». Важные задачи – это значимые задачи. Именно от них во многом зависит ваш успех и достижение целей. Срочные задачи требуют немедленных действий или внимания, но чаще всего не имеют отношения к достижению ваших целей.

Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться в первую очередь. Мы с вами уже определили продук­тивность: это выполнение самого важного в первую очередь и, в частности, выполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При планировании деятельности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям «Важно и Срочно» и «Важно и не срочно».

Категория 1. Важно и Срочно

Задачи, которые вы отнесли к этой категории, надо выполнить в обязательном порядке:

Срочные непредвиденные задачи. Как бы тщательно вы ни планировали деятельность, всегда возникают непредвиденные обстоятельства. И тогда вам требуется потратить время на решение этих вопросов, хотя они и не были внесены в ваш календарь заранее. В зависимости от важности и срочности этих обстоятельств, возможно, вам даже придется отложить какие-то из запланированных дел, чтобы справиться с неожиданно возникшими.

Принципиально важные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры или проекта. Сроки сдачи проекта. Это не те сроки, которые вы устанавлива­ете сами для себя, а те, которые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к неблагоприятным последствиям для вас.

Следует помнить, что гораздо легче включить задачи из категории «Важно и Срочно» в ваш календарь и понять, как с ними справиться, если у вас есть четкое представление обо всех ваших делах на день или на неделю.

Категория 2. Важно и не срочно

Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех. К ним относится следующее:

Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «Важно и Срочно».

Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.

Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.

Занятия спортом, отдых и забота о себе. Не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.

Категория 3. Не важно и Срочно

Стоит научиться избавляться от всех тех задач, которые относятся к категории «Не важно и Срочно». Они вызывают ненужный стресс. К ним относится следующее:

Возможности с ограничением по времени. Иногда нам выпадает какая-то возможность, но, чтобы ею воспользоваться, необходимо успеть до конкретного срока. Поскольку ограничение по времени создает у нас ощущение срочности, очень легко потерять голову и переоценить важность. Так что сделайте паузу и решите, действительно ли это хорошая возможность или просто еще одна задача, на которую вы только впустую потратите время.

Просьбы о предоставлении информации или о помощи. Обычно, когда люди просят о помощи или запрашивают информацию, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сказать «нет» бывает затруднительно.

Дедлайны, установленные вами. Слишком часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам или результатам.

Категория 4. Не важно и не срочно

Постарайтесь избегать задач, которые попадают в категорию «Не важно и не срочно». Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, которые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.

Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания отношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие дальнейших действий.

Деловые встречи. Плохо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.

«Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, чтобы не работать по-настоящему, в том числе перекладывание бумаг, прокрастинация, просмотр сайтов или телепрограмм, присутствие в социальных сетях. Зачастую мы попусту теряем большую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю.

Конечно, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. А ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели.

Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас. Избегайте того, что «Не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья.

Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты – это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное – песок и вода – появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время.

В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение.

Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами.

Определение приоритета задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей.

Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.

Основные выводы

  • Определяйте приоритеты своих дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что наиболее важно.
  • Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их срочности и важности.
  • Следите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлека­ющие вас от действительно важных задач.

© BBF.ru

bbf.ru