Правила многозадачности: как эффективно заниматься сразу несколькими делами. Как научиться делать несколько дел одновременно


как эффективно заниматься сразу несколькими делами

Дэн Вальшмидт — маркетолог, предприниматель, автор провокационных и нестандартных идей, которые часто излагает в своем блоге.

В последние годы много спорят о том, эффективна ли многозадачность. Эксперты по производительности доказывают, что попытки делать одновременно два или несколько дел приводят к слабым результатам и недоделанным делам. В итоге ни одно дело не получает вашего полноценного внимания, и вам удается делать не больше, а меньше. И вам не удается добиться чего-то революционного или просто достойного.

Но может быть, проблема не в многозадачности. Может быть, вам просто нужно настроить свой фокус и научиться лучше планировать.

Если вы не сосредоточены, вы не сможете проявить себя с самой лучшей стороны. Вы не сможете добиться результата, способного войти в легенды. Но это не обязательно значит, что от многозадачности надо отказаться раз и навсегда. Может быть, вам просто надо лучше планировать свои дела — чтобы действительно не только делать больше, но и делать это лучше. Возможно, нужно разработать план, помогающий успевать больше сделать каждый день.

Вот несколько идей, позволяющих действовать гипермногозадачно и получать фантастически эффективные результаты.

1. Каждую неделю уделяйте некоторое время расставлению приоритетов и больших целей на следующую неделю, месяц и квартал.

2. Ставьте себе напоминания, чтобы в течение дня получать уведомления о будущих задачах. Пусть телефон диктует вам конкретные мероприятия и задачи на протяжении дня.

3. Сократите свои стандартные часовые встречи до 20 минут и доведите до сведения всех, кто претендует на ваше время, что вы уйдете раньше.

4. Загрузите приложение вроде Todoist, Wunderlist или Asana, чтобы с их помощью успевать делать мелкие дела в те моменты дня, когда у вас выдается несколько свободных минут.

5. Возьмите за правило выполнять все, что вы занесли в список дел на день. Не допускайте прокрастинации — относитесь к этому с религиозным пылом.

6. Используйте свой календарь как дневник того, кому вы звоните и что вы делаете в разные моменты дня. Это упрощает запоминание дел на будущее.

7. Когда у вас возникает важный проект, требующий полного внимания, отключите все уведомления.

8. Когда вы работаете над скучными и рутинными деловыми задачами, используйте музыку, включенный телевизор или другой фоновый шум, чтобы занять чем-то мозг на это время.

9. Используйте несколько компьютеров или экранов для работы над разными частями вашего текущего проекта.

10. Измените продолжительность своего списка дел и число встреч в своем календаре, исходя из своей способности эффективно и систематически заканчивать поставленные задачи.

11. Отвечайте на письма, отправляйте их в архив или помечайте их «к исполнению» в течение 30 секунд после прочтения. Как можно быстрее отодвигайте их в сторону.

Если вы делаете сразу больше одного дела, это не значит, что вы не стараетесь и не проявляете себя эффективно. Возможно, ваши большие цели как раз и требуют, чтобы вы делали больше окружающих. Так действуйте героически. Будьте чемпионом многозадачности.

Оригинал — danwaldschmidt.com/2014/09/business/12-ways-multi-task-like-superhero

Читайте также:

— 100 приемов продуктивной жизни на все времена

— 20 правил тайм-менеджмента, которые вы не успели освоить

— 7 навыков высокоэффективных посредственных людей

Интересная статья? Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать на почту еженедельный newsletter с анонсами лучших материалов «Идеономики» и других СМИ и блогов.

ideanomics.ru

Ошибка Цезаря или Многозадачность убивает интеллект

multitasking300Кого вам напоминает этот мужчина?

Наверняка, иногда вы сами на него очень похожи и пытаетесь сделать  много дел одновременно.

И это приводит к тому, что вы крутитесь как белка в колесе пытаясь решить множество вопросов, а в результате вы ничего не успеваете, или успеваете, но чувствуете себя обессиленным и разорванным на части.

Так вот, умение делать несколько дел одновременно — это самый плохой навык, который вы только можете в себе развить. Да простит меня Гай Юлий Цезарь.

Когда нам нужно сделать несколько вещей одновременно, мы получаем намного более плохой результат, чем если бы делали эти все дела последовательно. Плюс выматываемся физически.

И к сожалению, с этим явлением сталкиваються почти все люди и называеться оно многозадачность. Хотя уже сейчас научно доказано что многозадачность снижает интеллект намного сильнее чем курение марихуаны.

Как она проявляеться?

Например, на работе вы думаете об предстоящем отпуске, или о том, чтобы как можно скорее пришел вечер и вы наконец, увиделись с вашим любимым человеком.

А когда вы, наконец, вместе с любимым человеком, вы постоянно ловите себя на мыслях о вашей работе или бизнесе. И так во всех сферах жизни.

Или вот еще хороший пример, вы сосредоточенно работаете над проектом, а вам то позвонят со срочным вопросом, то вы вспомните что нужно срочно ответить на письмо, то вас отвлечет кто-то сообщением в skype. И в результате вместо одно задачи — работа над проетом, вы уже решаете 3-4 одновременно.

Зачем с ней бороться?

Ваша эффективность вырастет минимум в пару раз, если вы будете сфокусировано делать только одно дело в единицу времени, ни на что не отвлекаясь. Плюс у вас пропадет чувство загнанности, которое возникает когда нужно все и сразу.

Что делать чтобы избавиться от многозадачности?

  • Во-первых, учитесь фокусироваться на одном деле в единицу времени.
  • Во-вторых, исключите все прерывания, то есть, если ли вы работаете над чем-то важным, то попросите коллег вас не беспокоить, отключите мобильный телефон, почту, skype и т.д.
  • В-третьих, планируйте свой день, то есть в какой момент времени над каким делом вы работаете. И как только вы замечаете, что занимаетесь не тем, что у вас в плане — вернитесь к тому, что у вас в плане, а то что вас отвекло — доделайте потом.

Отлично теперь вы знаете, что нужно делать чтобы избавиться от многозадачности, начните применять эти фишки в вашей жизни и вы сможете значительно увеличить вашу эффективность.

Напиши в комментариях, замечаете ли вы многозадачность в вашей жизни и как она на вас влияет, и какие именно технологии  ликвидации многозадачности вы применяете.

Кстати, более детально о том, как именно избавиться от многозадачности мы с вами поговорим на тренинге «Мастер результатов: Секреты экстремальной продуктивности».

Причем не только поговорим, но и за две недели тренинга, внедрим самые успешные техники в этой области в вашу жизнь. И, гарантию, вы получите очень классные результаты.

До встречи на тренинге «Мастер Результатов»!

И успешной вам ликвидации многозадачности из вашей жизни!

Успеха и удачи!Елена Грезина.Тренер финансового успехаhttp://ElenaGrezina.com

freedomway.ru

Старайтесь не делать несколько дел одновременно, когда общаетесь с людьми. | Выкрутасы...

В нашем стремлении сделать несколько дел одновременно, нет ничего нового, и именно оно является причиной многих наших проблем. Да и уровень технологичности нашей жизни растет, а вместе с ним растет количество возможностей для отвлечения нашего внимания, что значительно усугубляет ситуацию.

Лорд Честерфилд в 1740-ом году(да, да… ещё до наступления эры e-mail) давал следующий совет своему сыну: «На все хватит времени в течении дня, если делать одно дело в одну единицу времени, но может не хватит и года, если ты возьмешься за два дела одновременно».

vnimanie_1_450x304

Так почему же не стоит потакать желанию сделать несколько дел одновременно?

Во-первых, это плохо влияет на сам бизнес. Будучи уверенным, в том, что вы можете успешно выполнять больше чем одно дело единовременно, можно предсказать, почти со 100%-ой вероятностью, что вы обязательно что-нибудь забудете, тем самым существенно понизив эффективность выполнения каждого из них.

Во-вторых, это производит плохое впечатление и подает плохой пример. Человек, с которым вы ведете дискуссию, осознает, что вы не уделяете ему должного внимания, и этот акт неуважения плохо скажется на его энтузиазме, и будет иметь пагубное влияние на общую культуру в компании. «Если мой босс не уделяет мне должного внимания, почему мои коллеги и подчиненные заслуживают, с моей стороны, большего?!». В какой-то момент, осознав это, я перестал сам и запретил всем остальным пользоваться смартфонами на менеджерских встречах.

А теперь немного поподробнее…

И так, вы можете спросить: «Это действительно плохо для бизнеса?». Ответ – Да. Если вы во время общения с оппонентами, будете стремиться делать что-то ещё, вы неминуемо будет терять часть контакта с людьми. Я это пережил на собственном опыте. В течении многих лет, присутствуя на совещаниях, я имел практику разбирать накопившуюся почту. Выработав тем самым привычку, слушать людей и отвечать на почту одновременно. И когда я небрежно пропускал что-нибудь, то боялся показаться невнимательным и попросить коллег повторить сказанное. В результате, я чаще всего молчал на встречах и не редко чувствовал себя абсолютно не разбирающимся в деталях вопроса обсуждения, предварительно упустив часть информации, и свои дальнейшие решения относительно данного вопроса принимал не совсем понимая его сути. Тем самым не производя того влияния на бизнес, которое следовало бы. Это были небольшие вопросы и решения(иначе, я бы аккуратно попросил их повторить), но вместе взятые они негативно влияли на бизнес компании в целом. Как минимум они сдерживали рост компании от того качественного уровня, который мы могли бы подняться, при должном уровне владения информацией.

Ещё не убеждены? Тогда, можете проигнорировать, этот не совсем очевидный пример и обратите внимание, на то, как вы выполняете два действия одновременно – читаете-отвечаете на почту и общаетесь с  собеседником. Вы опускаете глаза к своему смартфону и теряете визуальный контакт с собеседником. А ведь слова, это всего лишь часть того, что хотят донести до вас собеседники. Да, конечно же, они значимы, но есть ещё и более тонкие, эмоциональные сигналы, которые посылаются одновременно со словами. Зачастую, этот эмоциональные сигналы гораздо важнее слов. Практически, со 100%-ой вероятностью, вы не уловите их, когда будете печатать свой e-mail и этот момент послужит предпосылкой, к принятию опосредованного решения в бизнесе.

Все это приводит ко второй проблеме: насколько хорошо вы воспринимаетесь вашими собеседниками и как вы влияете на общую культуру организации. Занимаясь чем-либо параллельным на встрече, вы тем самым искусственно снижаете значимость того, что говорят вам ваши сослуживцы, подчиненные, начальник или партнер по бизнесу. Несомненно, они чувствуют это. После такой встречи они будут себя чувствовать менее значимыми, и это возымеет влияние на весь их последующий день и на их общение с окружающими сослуживцами. Поверьте, Ваша культура поведения, во время общения, всегда должна быть на высоте и служить примером, в ином случае, сообщение, которое вы посылаете своим поведением, дает понять, что они не так значимы для вас и не могут претендовать на ваше полноценное внимание. Так, почему же, они должны поступать иначе, общаясь с другими?

Я призываю вас попробовать изменить свое поведение, хотя бы на неделю. Каждый раз, когда вы будете общаться с кем-либо, уберите ваш смартфон, сверните все приложения запущенные на вашем рабочем столе, и реально сконцентрируйтесь на том, что говорит вам собеседник. Держу пари, вы узнаете что-то новое, что вы пропустили бы, занимаясь чем-либо ещё параллельно. И так же, держу пари, что человек, с которым вы будете общаться, уйдет гораздо более замотивированным на выполнение возложенных на него задач!

Прочитав совет Лорда Честерфилда, я попытался дать такой же совет моему 14-ти летнему сыну на счет уделения полноценного внимания одной задаче. Он буквально не слышал меня, потому что был поглощён своим смартфоном, играя в «Столкновение кланов», общаясь в Facebook со своими друзьями и смотря 30 Rock. Посмотрев на это, я решил попробовать дать такую же рекомендацию более взрослой аудитории. А вдруг получится…

Перевод и интерпретация статьи «Don’t Multitask: Simple but Impactful (Rule #2 for Motivating People and Organizations)» Richard Rosenblatt (Chairman and CEO at Demand Media). (перевод Kayot-а)

Хорошего дня,

kayot

Понравилось? Тогда читайте ещё:

trickythoughts.ru

Как заниматься несколькими делами одновременно - мультизадачность в работе. Часть 2.

Продолжение. Начало по ссылке ниже.

Мы продолжаем наш разговор - и остановились на планировании. Так вот - сверстали вы план работы. В плане, как правило, достаточно сложно проставить количество времени, которое вам на то или иное действие понадобится. Может быть, вы на проект “А” всего пару часов потратите. И все будет сделано в лучшем виде. А может быть - будете сидеть месяц, и вообще с мертвой точки не сдвинетесь. Ну как тут планнинг составить? В таких случаях, принято из пессимистического сценария исходить. В нашем примере - заложить на работу месяц, а не два часа. Месяц и еще чуточку времени - на всякие непредвиденные моменты.

Если вы видите - что все пытались распланировать, - но не выходит. Не хватает времени на все. Трезво оценили, и получается - не успеете. То значит - надо в планнинге менять что-то. А именно - или что-то выкидывать, или оптимизировать время. Грубо говоря - вы видите, что у вас есть время на проект “А”. И немного времени на проект “Б”. Проект “С” не влезает в расписание никак. И приоритет проекта - невысок. Не сделаете - будет неприятно, но ничего фатального. Тогда имеет смысл смириться с тем, что провалили вы этот проект. Смотря по ситуации - заранее можно сказать, что не будете вы за проект браться. Или же - по истечении сроков о срыве проекта объявить. Первый вариант более честный и верный - но иногда по обстоятельствам правильнее будет второй.

Или же - вы оптимизируете время на проекты. С потерей качества. В приведенном выше примере - проект “А”, который может быть выполнен за два часа или за месяц не выполнен. Ставите себе времени - неделю. И если за неделю никакого прогресса вы не достигли - считаете проект проваленным, и начинаете заниматься следующим. Возможно, потрать вы еще неделю, у вас все получилось бы. Но у вас нет этой недели, а есть еще несколько столь же приоритетных проектов. Или вариант “2” - когда от вас ждут некоего объема работ. А вы этот объем снижаете, по договоренности. Грубо - поручили вам яму вырыть в 10 кубов. Вы видите, что не успеваете. Подходите, разговариваете. Честно говорите, что не успеваете. Предлагаете выполнить меньший объем работ. Допустим, 5 кубов. Возможно, заказчик будет и этому рад. Возможно, это для него будет лучше, чем ничего. Или - пытаетесь сдвинуть срок. Обещаете выкопать яму - но не сегодня, а через неделю. Кому-то критично именно сегодня - а кому-то и нет. Пытайтесь оптимизировать.

Если два проекта вам надо сделать одновременно, в рамках одной корпорации, и оба проекта заявлены с одинаковым приоритетом - попытайтесь свести заказчиков между собой. Пусть они сами определят, который из проектов важен. Грубо говоря - пусть ругаются между собой, а не с вами. Метод хороший, но возможен далеко не всегда.

И да. Юлий Цезарь делал несколько дел одновременно. Вам вполне достаточно будет делать несколько дел последовательно. Но - надо очень высокую у себя переключаемость развить. Потому что чисто психологически это тяжело. Когда до 15 ты делал проект “А”, все силы ему отдавал. А в 15.01 вы проект откладываете - и все силы отдаете проекту “Б”. Вам все еще звонят по проекту “А”. Вам письма пишут. Вам в дверь стучатся. У вас вся голова еще этим проектом занята. А вы смотрите в бумаги следующего проекта - и думаете о предыдущем проекте. Сложно. Надо один раз научиться себя переключать. Заранее настраиваетесь - “в 15-01 я займусь проектом “Б” и проект “А” отложу до завтра”. Потому что пытаться одновременно что-то сделать и по одному проекту, и по другому - очень велик шанс оба дела запороть. Точно так же жесткий фильтр всего входящего траффика - писем, звонков, личных обращений. Если есть возможность - то отвечаете, что сейчас заняты другим делом, но через N минут (дней, часов, недель) непременно займетесь и обозначенной проблемой. Когда у вас и по графику время заниматься данным проектом настанет.

Кстати - очень часто бывает, что уперся в какую-то деталь и не можешь с места дальше сдвинуться. Не идет проект. Когда проектов много - такое происходит реже. Потому что мозг отвлекается, переключается. Но - какая-то часть ресурсов мозга все равно над предыдущей проблемой работает. И решение само собой приходит. Проблема отлежалась - и решилась. Так что есть в режиме работы мультизадачном свои преимущества. Пробуйте!

 

А если поплыть под прямым углом,то, в Швецию словно, упрешься в страсть.А если кружить меж Добром и Злом,Левиафан разевает пасть.И я, как витязь, который гордконя сохранить, а живот сложить,честно поплыл и держал Норд-Норд.Куда -- предстоит вам самим решить.Прошу лишь учесть, что хоть рвется духвверх, паруса не заменят крыл,хоть сходство в стремлениях этих двухеще до Ньютона Шекспир открыл.

 

Alexander Chernykh

psychomedia.org