Как написать рекомендательное письмо? Как написать рекомендательное письмо


Как написать рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо не входит в перечень документов, который работодатель вправе потребовать от работника при трудоустройстве. Но его наличие, при прочих равных условиях, может являться конкурентным преимуществом. До того, как писать рекомендательное письмо, рекомендатель должен ознакомиться с правилами оформления деловых документов, чтобы обеспечить своей рекомендации юридическую силу.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое рекомендательное письмо;
  • каковы правила оформления рекомендательного письма;
  • какие элементы должно содержать рекомендательное письмо;
  • кем заверяется рекомендательное письмо.

Что такое рекомендательное письмо

Практика составления письменных рекомендаций широко применяется за рубежом и российские работодатели также берут ее на вооружение. При поступлении на работу от соискателя, как правило, требуется предъявить рекомендательные письма. В качестве рекомендателей могут выступать:

  • бывшие работодатели;
  •  коллеги по прошлым местам работы;
  •  специалисты-эксперты, имеющие опыт сотрудничества с рекомендуемым.

Рекомендательное письмо сотруднику, который собрался уволиться, может написать работодатель. По своей сути оно является производственной характеристикой. Но объем такого документа меньше, чем объем характеристики, поскольку в письме не следует перечислять этапы трудовой деятельности, в нем отражается только тот опыт взаимодействия, который имеется у рекомендателя.

Трудовым кодексом РФ установлен список документов, которые работник должен предъявить при оформлении на работу. Рекомендательное письмо с предыдущего места работы в этом списке не значится. То есть, новый работодатель не может потребовать, чтобы такой документ был ему предоставлен.

Но, если на руках у соискателя имеются письма с самыми положительными отзывами о нем как о квалифицированном специалисте и опытном профессионале, это будет дополнительным преимуществом при отборе. Тем более, если такое письмо будет подписано директором крупной компании или уважаемым в своей области экспертом.

Увольняющийся сотрудник может обратиться к своему руководителю с просьбой оформить такой документ только в том случае, когда он уверен, что характеристика его будет положительной. Таким образом, рекомендательное письмо от работодателя, характеризующего своего бывшего сотрудника с хорошей стороны, становится свидетельством цивилизованных деловых взаимоотношений. И все большее число руководителей предприятий подписывают такие письма, увеличивая шансы достойных специалистов при поиске нового места работы.

Читайте по теме в электронном журнале

Правила оформления рекомендательного письма

Вне зависимости от того, кто является рекомендателем — юридическое лицо или частное, письменная рекомендация является деловым документом. 

К основным признакам, документа, придающим ему юридическую значимость, относится оформление в соответствии с установленными требованиями и наличие обязательных реквизитов. Поэтому до того, как писать рекомендательное письмо, необходимо ознакомиться с документом, регламентирующим порядок оформления деловых бумаг — ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: до того, как написать рекомендательное письмо, автор должен освежить в памяти конкретные даты, наименования, показатели. Та информация, которая будет представлена в письме, должна быть максимально достоверной, тем более, что проверить ее не составит труда.

Текст рекомендательного письма сотруднику, подписанного руководителем компании от ее лица должен быть напечатан на официальном бланке. Если такое письмо эксперт или бывший коллега по работе составляет в частном порядке, текст размещается по установленным правилам на стандартном листе писчей бумаги формата А4. Объем содержимого не должен быть большим, как правило, бывает вполне достаточно сведений, которые поместились на одном листе.

«Вес» изложенной в рекомендательном письме информации придает емкое содержание, изложенное без употребления общих и нейтральных фраз.

Какие элементы должно содержать письмо

Прежде всего, рекомендательное письмо должно содержать такие основные реквизиты, обеспечивающие документу юридическую силу, как:

  • полное наименование организации от лица которой дается рекомендация или фамилия, инициалы, должность и место работы физического лица-рекомендателя;
  • справочная информация о юридическом или физическом лице-рекомендателе — почтовый адрес, контактный телефон, электронная почта;
  • наименование документа - «Рекомендательное письмо»;
  • дата и место составления рекомендации;
  • текст рекомендательного письма;
  • подпись руководителя организации, от лица которой составлена рекомендация или подпись частного лица — рекомендателя с расшифровкой;
  • печать, заверяющая подпись составившего рекомендацию должностного лица.

Обратите внимание: Если рекомендательное письмо с места работы написано на бланке организации, печать, заверяющая подпись рекомендателя, может отсутствовать.

Но, кроме наличия необходимых реквизитов, следует уделить особое внимание тестовому содержанию документа и постараться объективно и непредвзято описать деловые качества и достижения рекомендуемого.

Письма – просьбы и запросы

Письма информационного характера

Как составить письмо-предложение?

При желании, примеры рекомендательных писем можно найти в интернете, но они могут использоваться только как образцы оформления и стиля изложения основного текста. Рекомендация каждый раз составляется в индивидуальном порядке и оптимально — просто перечислить в ней известные рекомендателю факты, указав при этом:

  • период делового сотрудничества или взаимодействия;
  • занимаемую рекомендуемым должность;
  • наименование выполняемой им трудовой функции;
  • достижения, которые ему удалось добиться, подтвержденные конкретными цифрами — процентами увеличения продаж, повышения производительности труда, снижения себестоимости продукции и пр.

В некоторых случаях, например, когда адресатом рекомендательного письма является вышестоящая организация, куда сотрудник направляется на повышение, последний абзац может содержать заключение, подтверждающее такую возможность карьерного роста. Образец рекомендательного письма от работодателя представлен ниже.

 

Кто заверяет рекомендательное письмо

В небольших организациях, где руководитель лично знает каждого сотрудника и в курсе его трудовых успехов, он может лично заверить даваемое от имени предприятия рекомендательное письмо. В больших компаниях этот документ может быть составлен и заверен непосредственным руководителем сотрудника.

Поскольку сегодня в большинстве компаний созданы службы по персоналу, составление рекомендательных писем занимаются их работники. В таких случаях заверить документ может и руководитель HR-службы.

Бывает так, что человек проходил обучение на курсах дополнительного образования, МВА или повышения квалификации. В этом случае, при необходимости, он может попросить заверить рекомендательное письмо руководителя этих курсов.

Но самое главное, на что следует обратить внимание, при оформлении документа, это наличие реквизитов, содержащих справочные сведения о рекомендателе. В письме обязательно должны быть указаны все контактные данные этого человека или должностного лица, чтобы в любой момент информация, изложенная в нем, могла быть проверена и подтверждена.

Скачать образец рекомендательного письма вы можете здесь.

Рекомендуем материалы по теме:

www.sekretariat.ru

Как лучше написать рекомендательное письмо для молодого специалиста

«Спасение утопающих – дело самих утопающих», поэтому подготовка рекомендательных писем в реальности полностью возлагается на самих молодых специалистов и студентов. Существуют общие правила составления рекомендательных писем, а для молодых специалистов есть еще некоторые нюансы.

Так или иначе Вам самим придется готовить рекомендательное письмо. Поэтому, что этот процесс не вызывал у Вас затруднений вопрос о том, как написать рекомендательное письмо самостоятельно, мы привели в этой статье несколько основных правил составления рекомендательного письма.

Используйте фирменные бланки!

Рекомендательное письмо, составленное на обычном листе без указания реквизитов компании, где Вы проходили стажировку или работали, не вызовет доверия ни у кого.

В первом абзаце укажите кто, когда и где работал или проходил стажировку.

Фамилию, имя, отчество следует указывать полностью, для названия компании допускаются принятые общеупотребительные сокращения, например, ООО «БКС». Обязательно следует указать полное название должности, на которой Вы работали.

Пример этого абзаца:

«…Александров Алексей Александрович в период 01.09.2012 г. по 31.12.2012 г. проходил стажировку в ООО "Поканачинающие-Россия" (г. Москва) на должности помощника бухгалтера»

Во втором абзаце перечислите основные должностные обязанности.

Здесь следует писать только то, чем именно Вы занимались. Для молодого специалиста или студента не возбраняется писать даже ничего не значащие обязанности, например, доставка почты или ксерокопирование документов. Если Вы молодой специалист, то скорей всего будущий работодатель сможет оценить эти записи.

В третьем абзаце дайте общую оценку работы и укажите ключевые достижение.

Безусловно, что характеризовать себя нужно исключительно с положительной стороны, но оценка должна быть наиболее объективной. И просто крайне важно показать ключевые достижения. Опять же, здесь следует помнить, что события, незначительные для опытного специалиста, для молодого специалиста они могут быть выглядеть как некое достижение, как, допустим, в примере ниже

Пример этого абзаца:

«…В период прохождения стажировки проявил себя аккуратным и ответственным сотрудником. Активно участвовал в подготовке квартального отчета. Интересовался всеми аспектами и нюансами работы, постоянно повышал квалификацию..»

В данном примере ключевым достижением является участие подготовка квартального отчета. Для потенциального работодателя это очень важная информация, говорящая об определенном опыте и в возможностях потенциального роста молодого специалиста в ближайший период. То есть, скажем в приведенном примере, молодому специалисту уже можно будет поручить самостоятельную подготовку квартального отчета.

В четвертом абзаце дайте оценку квалификации и уровню знаний.

Здесь также нужно подойти к описанию максимально честно и объективно. Изложите только ту информацию, которую бы Вы рассказали при собеседовании

Пример абзаца:

«…Обладает прекрасными теоретическими знаниями, на практике освоил все азу бухгалтерского дела, в том числе изучил как пользователь специализированное программное обеспечение (пакет программ "1С" и пр.) …»

В пятом абзаце охарактеризуйте личные качества.

Поскольку молодому специалисту нельзя похвастаться значительным опытом. Более детальное и не «формальное» описание личных качеств будет только на пользу. Например, не писать «целеустремленный», а постараться раскрыть, что это значит, например, «правильно определяет цели и последовательно достигает их», или «умеет ставить задачи и последовательно решать их».

В шестом абзаце необходимо сделать итоговую рекомендацию.

Необходимо дать четкую рекомендацию на конкретную должность или вид деятельности. Например, «…Рекомендую Александрова Алексея Александровича на должность бухгалтера (младшего бухгалтера) …»

В седьмом абзаце необходимо разместить подпись рекомендующего

Необходимо, чтобы фамилия, имя, отчество были указаны полностью без сокращений. Также необходимо указать контактные данные: телефон или электронную почту.

В самом конце письма после контактов работодателя мы рекомендуем оставить ссылку на рекомендации оставить он-лайн, например в LinkedIn, или на WhileBeginners.com.  В последнем, можно разместить традиционное резюме, а также скан-копию рекомендательного письма, или же отзыв направленный через специальную форму отзывов.

Рекомендуем также ознакомиться (и поделиться с друзьями!) с инфографикой к данной статье.

Как написать рекомендательное письмоКак написать рекомендательное письмо

Внимание! Если Вы являетесь владельцем веб-сайта или блога в области HR, поиска работы и трудоустройства, то предлагаем Вам разместить у себя данную инфографику с активной ссылкой на данную статью. По другим вопросам сотрудничества просим обращаться в раздел "Партнерство".

Рекомендуем также ознакомиться со статьями:

"Как получить опыт работы для резюме на WhileBeginners.com?"

"Как найти персонал на WhileBeginners.com?"

С уважением, команда WhileBeginners

ru.whilebeginners.com

Как написать рекомендательное письмо в b2b-сегменте?

Копирайтинг — искусство многогранное. Копирайтинг не ограничивается текстами для сайтов, продающих страниц, коммерческими предложениями, пресс-релизами и другими «попсовыми» форматами.

ЛЮБОЕ ТЕКСТОВОЕ СООБЩЕНИЕ, созданное для клиента, которое справляется с поставленной задачей, можно смело называть продающим текстом.

Лично меня как практика продаж удивляет, что очень мало клиентов заказывают нам подготовку такого вида текста — как рекомендательное письмо.

Когда мы все-таки получаем такой заказ, у меня снова загораются глаза. Поэтому очень часто мы сами в том или ином случае рекомендуем клиентам обратить внимание на этот формат бизнес-текста.

Давайте сразу дадим понятие рекомендательному письму в маркетинге. Я считаю, что это официальное письмо от конкретного лица (или компании), в котором сообщается такое же конкретное мнение-отзыв.

К примеру, ваша компания занимается покраской труб и габаритных конструкций. После сотрудничества с очередным заказчиком вы обращаетесь к нему с просьбой подготовить рекомендательное письмо.

Зачем? Затем, что оно будет выступать четким доказательством вашего профессионализма. Но вопрос не в письме…

Самое главное — что и как написать, чтобы «бумажка» превратилась в инструмент маркетинга.

 

Рекомендательное письмо лучше отзыва

К отзывам в последнее время все меньше доверия.

Да о чем там говорить, если к нам до сих пор обращаются клиенты с просьбой написать серию отзывов по сценарию «На ваше усмотрение, чтобы мы вызывали доверие».

Естественно, мы отказываемся.

Люди не верят отзывам (именно в том виде, в котором они их встречают на большинстве сайтов), потому что сомневаются в их достоверности и думают, что многие из них написаны «по дружбе». И рациональное зерно в этих сомнениях есть.

Поэтому с предпринимателями мы начинаем подключать более официальный и строгий вариант отзыва — рекомендательное письмо.

Оно готовится на фирменном бланке, подписывается конкретным лицом и скрепляется печатью. Необязательно у клиента брать 20 одинаковых писем и заставлять его подписывать каждое.

Цветной принтер или сканер вам подскажут, почему этого можно не делать.

Рекомендательное письмо — доказательство, а любое доказательство только улучшает продающий текст. Особенно, если оно официальное и вызывает доверие.

 

Где используется рекомендательное письмо?

Если вы думаете, что рекомендательное письмо составляется по требованию или запросу — это не так. Если такой текст станет плодом вашей собственной инициативы, в этом лично мы видим только положительные моменты.

Рекомендательное письмо — отличное приложение к коммерческим предложениям. А если их несколько, эффект только увеличивается, особенно когда имена и названия компаний-«рекомендаторов» известны читателям.

Тут есть 2 формата:

 

  1. Рекомендательное письмо прилагается к коммерческому предложению — вы сами выбираете потенциальных клиентов, которым будет отправлено КП.
  2. Коммерческое предложение прилагается к рекомендательному письму — вы работаете с контрагентами своего клиента, который рекомендует вашу компанию.

В первом случае письмо более строгое и официальное. Во втором — несколько мягче, потому что «рекомендатор» точно знает, кому пишет, у них есть определенная история взаимоотношений.

Также рекомендательные письма могут использоваться на корпоративном сайте в разделе «Отзывы». Особенно если это рынок b2b.

Покрасила ваша компания какому-то заводу трубу: сразу берите рекомендательное письмо, сканируйте его и размещайте на страницах своего сайта. Можете даже сопроводить его небольшим фото-отчетом по сценарию: как было плохо — что мы делали — как хорошо в итоге стало.

При этом рекомендательные письма можно брать не только от клиентов, но и от партнеров и даже экспертов. Все зависит от рынка и сферы деятельности.

 

Инструмент маркетинга, а не «бумажка»

Это письмо нужно вам, а не тому, кто его пишет. Поэтому вся инициатива ложится на ваши плечи. В таком случае лучше помочь своему клиенту подготовить содержательную часть этого письма.

И тут вы можете:

 

  1. Написать его сами, согласовав все пункты с клиентом.
  2. Если клиент хочет написать сам — дать ему список вопросов, ответы на которые нужно включить в текст письма.

В этом нет ничего зазорного. Если все пустить на самотек, то вы рискуете получить канцелярскую бумажку в стиле «Настоящим сообщаем…».

Итак, рекомендательное письмо в идеале должно содержать такую информацию:

 

  • название компании, от имени которой пишется письмо,
  • чем занимается эта компания,
  • в чем суть работы, которую она вам поручила,
  • чем компания руководствовалась при выборе исполнителя,
  • какие требования были выдвинуты,
  • насколько клиент остался доволен соблюдением всех договоренностей,
  • конкретное должностное лицо, ФИО, подпись, печать.

И, естественно, желательно подготовить текст на фирменном бланке.

Запомните: в рекомендательном письме важно написать то, что интересует его читателя. Представим, что его будет читать представитель другого завода, или порта, или какой-то нефтебазы.

Вы должны четко понимать, чем они руководствуются при выборе исполнителей, на какие стороны и качества обращают внимание, и в рекомендательных письмах писать именно об этом.

Письма пишутся не для вас, а для ваших новых клиентов. Поэтому хорошее рекомендательное письмо всегда конкретно и лишено общих слов восторга.

Если у вас до сих пор нет шаблона рекомендательного письма, обращайтесь в нашу Студию. Подготовим для вас пакет писем с учетом разных бизнес-задач и адресатов.

А сейчас посмотрите в видеокасте, как создается рекомендательное письмо моими ловкими пальцами. Вы не только поймете механику написания, но и разберетесь в специфике мышления при подготовке такого письма.

kaplunoff.com