5 приложений тайм-менеджмента для эффективного рабочего процесса. Инструменты тайм менеджмента для планирования рабочего дня


Как я приручила тайм-менеджмент, или пять инструментов ТМ для человека-оркестра

Ольга Кошелева Оптимистка, идеалистка, автор сайта home-and-work.com «Простые правила работы из дома». Фрилансер, копирайтер, seo-оптимизатор. Люблю читать. Ищу способы быть продуктивной и гармонично совмещать работу и семью.
  • home-and-work.com
  • facebook.com/olga.kosheleva.ok
  • Что делать, если жесткие рамки и конкретные планы не только не помогают вам стать эффективней, но и, наоборот, расхолаживают и навевают грусть? Может ли помочь тайм-менеджмент тому, кто вечно опаздывает и никогда не знает, как выбрать цели на пять лет вперед? Думаю, да. Мне, по крайне мере, помог. Главное, найти именно те инструменты, которые будут созвучны именно вам.

    Начну с того, что я человек-хаос. Если в нашей квартире и бывают разбросаны носки, то это не носки мужа, они мои, родные. Свои муж сворачивает аккуратными клубочками и сразу же относит в стирку. Зато мои могут оказаться и под столом, и на столе и за кроватью.

    У меня вечно море планов в голове и еще больше на бумаге, но четко следовать намеченному плану удается крайне редко. А ещё я уже 10 лет работаю из дома, и девять из них я — мама. Выполнить за один раз дело, на которое требуется 2-3 часа усидчивой и вдумчивой работы — фантастика и редкая удача.

    Вопрос эффективного планирования времени и продуктивности волнует меня давно. А с тех пор, как мне приходится совмещать детей, семью и работу, его не получается игнорировать или откладывать на потом.

    Тайм-менеджмент помогает мне лучше понимать себя, свои цели и делать ежедневную жизнь более осознанной и спокойной. Однако путь к нему был непростой. А начался он с того, что однажды я ощутила, что не успеваю вообще ничего.У меня было несколько проектов в работе, на руках годовалый сын и большой перечень дел по дому. Самые срочные дела я, конечно, делала, но большая часть списка изо дня в день так и оставалась нетронутой.

    Я чувствовала себя белкой в колесе. И так, наверное, и выглядела. Пока я сосредотачивалась на работе, у меня потихоньку зарастал пылью дом. Если бросала работу и сосредотачивалась только на семье, падала самооценка. Я пыталась успеть все и найти идеальный баланс между работой и домом. Но получилось у меня это с переменным успехом.

    Тогда я начала целенаправленно изучать искусство управления временем. Вначале я прослушала аудиоверсию книги«Тайм-драйв» Глеба Архангельского, затем «Семь навыков…»Стивена Кови и«365 дней очень творческого человека» Яны Франк, прошла тренинг по успеванию c детьми. К сожалению, многие методики тайм-менеджмента я так и не смогла встроить в свою жизнь, так как они требовали хотя бы какого-то подобия регулярного графика. Зато нашла те, которые выручают меня на 100%.

    И сейчас я хочу поделиться теми инструментами, которые стали мне полезны и, которые я использую практически каждый день. А также теми, которые мне не подошли, но может быть подойдут вам.

    Тайм-менеджмент: что мне не подошло

    1.  Хронометраж

    Во многих книгах и тренингах по тайм-менеджменту первым заданием является проведение хронометража времени. Ведь только узнав, на что реально уходит наше время, можно определить, какие резервы у нас имеются. Звучит хорошо и логично. Но имея на руках маленького ребенка и целый список дел по дому, которые ни отменить, ни отложить, провести хронометраж оказывается совсем не просто.

    Я честно пыталась записывать все свои дела дней 5 подряд. Но уже с 11 утра список записанных дел начинал редеть, хотя в реальности обязанности и дела разной степени важности накатывали большими волнами. Каждый раз я испытывала ужасный стресс от того, что приходится фиксировать все эти «почитала, поиграла, убрала, две строчки написала».

    Несмотря на то, что зафиксировать весь свой день полностью мне так ни разу и не удалось, это упражнение помогло мне понять, что мне нужно искать не столько резервы времени, сколько возможности качественно отдохнуть. Потому что большая часть моего свободного времени уходила на «тупление» в интернете или чтение книг запоем. В те моменты, когда наступал перерыв, а времени на полноценный отдых было мало, я пыталась изобразить бурную деятельность и не замечала, как обманывала себя.

    Большинство дел умело маскировались под рабочие задачи. Казалось бы, ну что плохого в том, чтобы в очередной раз проверить позиции сайта или посмотреть статистику посещений? Ничего, кроме того, что никакого следующего действия дальше не предполагалось.

    2. Четкие приоритеты

    Еще одной практикой тайм-менеджента является определение приоритетов. Нужно перечислить все сферы своей жизни и расставить их в порядке убывания,от самых важных к второстепенным. И планировать свое время исходя из этого.

    Я долго билась над этим заданием. Выбрать самой главной сферой своей жизни детей и успокоиться, что не получается полноценно работать? Или выбрать работу и отдать детей в садик, чтобы ничего отвлекало? А быть может, выбрать здоровье и наконец-то отоспаться?

    А потом я поняла, что хотя упражнение и полезное, но для работающей мамы — оно лишний повод погрызть себя и упиться чувством вины. Ведь важно всё. И единственный выход — не выбирать. А если точнее, то стараться комбинировать.

    3. Идеальный день

    На одном тренинге по тайм-менеджменту мне дали упражнение — написать свой идеальный день. Расписать день подробно и обстоятельно — когда, как и что за чем. Я написала. Просмотрела внимательно то, что получилось, и дописала еще пару пунктов. Пункты не влезали. Я переписала его еще раз. И еще раз. Потом попробовала прожить хотя бы один день по этому плану. И у меня ничего не вышло. Ну вот ни разу!

    Недавно я нашла этот листок и поняла, в чем была беда. В этом дне были дела и обязанности, но совсем не было места экспромту, отдыху и приятным случайностям. Получалось, что любое отступление от плана сбивало весь график и делало день неидеальным.

    Но мы не роботы, мы не можем планировать свои дни по минутам. А мамы маленьких детей и подавно. И это не нужно. Иногда важнее выглянуть на улицу, увидеть там солнышко и пойти гулять. Просто так, без всякого плана, потому что захотелось.

    Со старшим сыном я очень переживала, что я недостаточно идеальная. И так, конечно, и было. Иногда сорвусь от усталости, иногда пол не помою. Сейчас я уже лучше понимаю, что вообще-то это нормально. К идеалу можно стремиться, но нужно быть реалистами и понимать, что если я сегодня спала три часа, потому что у младшего режутся зубки или заложен нос, то вряд ли я накопила достаточно сил, чтобы быть спокойной как слон весь последующий день.

    Гибкое планирование

    Есть люди, для которых следовать режиму легко и естественно. Но это точно не по меня. Жесткий режим дня для меня — это жизнь в постоянном стрессе и бег за уходящим вдаль поездом. Моя жизнь наполнена разными делами, которые сложно планировать по времени, мой график пестрит прерываниями. Для комфортного существования мне нужна гибкость, свобода и место для спонтанности.

    В общем, пройдя несколько тренингов по тайм-менеджменту, и успев расстроиться, что большинство инструментов и техник, которые там дают,подходят всем, кроме меня, я все-таки нашла для себя несколько инструментов, которые помогают мне быть более эффективной и уменьшают количество стресса в моей жизни.

    5 инструментов тайм-менеджмента для человека-оркестра

    1. Маленькие дела

    В тайм-менеджменте есть техника, которая называется «съесть слона по частям». Заключается она в том, что любое большое дело можно поделить на маленькие части, которые можно легко сделать за один присест. Работая дома с маленьким ребенком, я полюбила этот инструмент от всей души. Именно детальная разбивка помогает мне работать.

    Вроде бы, что можно успеть за 5 минут? А оказывается можно:

    • Написать план статьи

    • Набросать несколько вариантов тем

    • Найти информацию

    • Подобрать картинку

    • Сделать мета-теги для страницы сайта

    • Запустить проверку позиций

    • Ответить на письмо

    • И даже почистить картошку, чтобы сварить её чуть позже.

    Работать с прерываниями сложно, но если по-другому невозможно, такие небольшие шаги делают это реальным. Не все можно сделать заходами по 5-15 минут, но этого времени достаточно для качественной подготовки к задаче, которая требует гораздо большей концентрации и внимания.

    2. Список дел на день

    Еще в институте я выписывала на листок список курсовых, лабораторных и других важных дел и помещала его на видном месте, чтобы не забывать и с удовольствием вычеркивать выполненные пункты. Однако когда я оказалась дома с детьми и работой, оказалось, что:

    • Этот список можно смело называть «100 неотложных дел», поскольку дел действительно очень много.

    • Многие дела повторяются изо дня в день с небольшими вариациями, и конца-края им нет.

    Поэтому я стала записывать список дел на каждый день. В этот список вначале входили все дела, которые мне нужно было сделать сегодня. Например, там были и «записаться к врачу», и «постирать белье», и «сварить борщ» и «погулять с ребенком».

    Когда повторяющиеся дела становились через какое-то время рутиной и начинали выполняться на автомате, я их понемножку из этого списка убирала. А иногда что-то и не делала. Но перед глазами всегда был список того, чем можно заняться, и это помогало не опускать руки.

    3. План дел на неделю

    Хотя список дел на день — отличный инструмент, к сожалению, он не дает возможности увидеть перспективу на несколько дней вперед. И иногда возникает ощущение, что сделать нужно срочно и все.  Горящие дела делаются, а важные и не срочные — откладываются на потом.

    И однажды, на тренинге по тайм-менеджменту, который был основан на книге Стивена Кови, я узнала, что можно планировать сразу на неделю.

    Вначале это пугало. Ведь, если у меня столько дел на день, то, сколько же их окажется в целой неделе. Но все оказалось не так страшно. И все те дела, которые я безуспешно пыталась впихнуть в  один день, а  потом переносила на следующий и следующий,  я равномерно распределила по всей неделе.

    В одной колонке я записываю дела, которые я хочу сделать, в другой — встречи или звонки, которые мне нужно сделать в определенный день. Расписывая дела на среду, оказывалось, что список, который казался бесконечным, равномерно (и без напряга!) распределяется по неделе и еще остается время для отдыха.

    4. Использование кайросов

    Кайрос в тайм-менеджменте — это удобный момент для выполнения чего-то. Как я уже писала, жесткие привязки ко времени мне плохо подходят. Зато гораздо эффективней получилось привязывать одно дело к другому. Например: «выпить витамины сразу после завтрака», «почитать сыну книгу во время прогулки» или «почитать профессиональную литературу, пока укладываю ребенка спать».

    5. Планирование отдыха

    И еще один момент, который я вынесла из тренингов и книг по тайм-менеджменту — планировать отдых нужно также тщательно, как  работу. Обычно отдых у нас идет по остаточному принципу и не считается важным делом. Мы привыкли оценивать свою продуктивность по количеству выполненных дел. А отдых делом не считается.

    Но факт в том, что организм не может долго и счастливо функционировать без качественного отдыха и выдавать хорошие результаты. Мы начинаем лениться, уставать, в некоторых случаях даже здоровье дает сбой. Производительность от такой жизни падает, и счастья не прибавляется. И оказывается, что вместо того, чтобы планировать свои «хочу», список дел превращается в сплошное «надо».

    Сейчас я стараюсь не работать на выходных и оставлять себе буферное время между делами. И больше спать. Как ни странно, успевать сильно меньше я не стала, но зато жить стало спокойней и как-то более расслабленно.

    Вот такие вот инструменты использую я. А как вы планируете свое время вы? Что вам помогает находить баланс и просто больше успевать?

    Саморазвитие #Дети #Планирование #Тайм-менеджмент #фриланс 

    Система Orphus

    interesno.co

    Тайм менеджмент руководителя: инструменты управления собственным временем | Обеспечить эффективное управление временем - одна из основных направлений

     Технологии и принципы управления временем давно разработаны и описаны в книгах и методических пособиях. По мнению экспертов, внедрению культуры тайм менеджмента должны предшествовать следующие шаги:

    1. Руководители и рядовые сотрудники должны осознать тот факт, что их личную эффективность необходимо повышать.
    2. Нужно понять, что управление собственным временем обеспечит повышение такой эффективности.
    3. Внедрить инструменты тайм менеджмента в повседневную практику.

     Последние 2 пункта взаимосвязаны, поскольку невозможно убедиться в эффективности тайм менеджмента, не проверив на практике его методы. Поэтому далее описаны простые инструменты, которые легко применить и которые приведут к немедленным и ощутимым результатам.

    Тайм менеджмент руководителя: планирование рабочего дня

     Посвятите первые 10 минут своей работы планированию дня. Составьте список «жестких» задач, которые должны быть выполнены строго в определенные часы. К таким задачам обычно относятся встречи. Оставляйте между ними промежутки, ведь ваш партнер может задержаться, беседа может затянуться и т.п. Вы будете нервничать, что опаздываете на следующую встречу, ее придется откладывать, весь ваш график начнет рушиться, задачи на день перемешаются. Поэтому тайм менеджмент руководителя предусматривает составление двух списков: первый – «жесткие задачи», а второй – «гибкие», то есть те, которые можно выполнять в любое время в течение дня, в том числе, и между встречами.

     Далее, чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо распределить «гибкие» задачи по приоритетности. Начинать нужно с выполнения самых главных. Следующим этапом является «бюджетирование» времени для выполнения крупных задач. Вы знаете, например, что для составления отчета необходимо 2 часа. Но как только вы за него садитесь, вас начинают отвлекать по разным причинам. В итоге на написание отчета уходит не 2 часа, а 4,5. Много времени «съедает» процесс вхождения в то самое состояние работы, во время которого вас отвлекли.

     Принципы управления временем не поддаются арифметике. Поэтому приходится учитывать не только фактические минуты, на которое вас прервали, но и время на очередное «погружение» в работу. Поэтому если вы решили написать отчет за 2 часа, то создайте для этого условия. В этом поможет личный секретарь. Но если такого не имеется, то включите на телефоне автоответчик, а также сообщите всем и каждому, что отвлекать вас с 14.00 до 16.00 не следует. Если с телефоном все понятно, то каждый день сообщать всем о своих намерениях как-то нелогично.

     В такой ситуации спасет техника т. н. «красного флажка», которая также является составляющей тайм менеджмента руководителя. Кстати, этот метод должен стать частью корпоративной культуры, поскольку имеет прямое отношение к командной договоренности. Договоритесь с коллегами, что вас не нужно отвлекать, когда на столе стоит красный флажок, светофор, открытка и т.п. Только не стоит этим способом злоупотреблять. Оговорите ограничения: «флажок» можно выставлять раз в день на 2 часа.

     Еще один принцип управления временем – не планируйте больше 60-70% своего рабочего дня. То есть вы сможете контролировать только часть своего времени, все остальное поглотят авральные, неожиданно возникшие дела, требующие срочного решения. Если вы будете знать, что у вас в запасе 30-40% рабочих часов, то вы сможете без стрессов и результативно решить непредвиденные проблемы. Авралов нет – отлично! Потратьте время на разработку стратегических задач. Возможно, вас давно посещают мысли о построение франчайзингового бизнеса. Начните составлять план действий. Также можно заняться и саморазвитием: изучите нормативные акты, почитайте профессиональную литературу.

    Учет рабочего времени

     Если вы весь день вертитесь, как белка в колесе, ваш рабочий день заканчивается где-то в 21.00, и вы не можете понять, на что потрачен весь день – ведите хронометраж. Фиксируйте, что вы делали и сколько времени на каждое дело потратили. Анализируйте записи в конце дня. Выявление «времяпоглотители» - это еще один метод тайм менеджмента. Ваше рабочее время могут отнимать: телефонные разговоры, частый просмотр электронной почты, совещания и другие дела, расход времени на которые вы хотели бы уменьшить.

     Еще один инструмент для эффективного управления временем - борьба с поглотителями времени. Такую работу нужно объединить в блоки и нормировать для них время. Например, сделайте сразу несколько звонков, заведите правило просматривать почту дважды в день, а в остальное время отключите уведомление о новых письмах. Также следите за тем, чтобы вам не приходилось по несколько раз выполнять одну и ту же задачу. На совещаниях должны присутствовать все задействованные в работе лица. Все решения нужно протоколировать и ставить на контроль.

     Тайм менеджмент руководителя также предусматривает варианты использования вынужденных простоев или периодов ожидания. Часто в рабочее время приходится простаивать в пробках, ждать кого-то в аэропорту и т.п. В такие минуты управление личным временем тоже должно быть эффективным. Вы можете:

    • делать телефонные звонки;
    • просматривать электронную почту;
    • читать книгу;
    • давать поручения сотрудникам;
    • делать полезные наблюдения и записывать появившиеся идеи на диктофон.

     Возможно, вас заинтересовала необычная реклама или оформление офиса, в котором вы побывали. Все наблюдения можно записать, а затем использовать на благо собственному делу.

    Эффективное управление временем – это еще и отдых

     Нельзя поощрять стремление своих подчиненных засиживаться допоздна, работать без обеда и перекуров. Усталость имеет свойство накапливаться, а затем перерастать в нервные срывы, болезни или просто в неэффективную работу. В деловом мире хорошо знаком термин «кароши», что значит «смерть от переутомления». В Японии ведется статистика смертей на работе. Их основная причина – инсульт, инфаркт из-за стресса.

     Эффективное управление временем должно предусматривать ритмичный отдых. Не зря еще в советские времена практиковалась производственная гимнастика, а в школах и вузах уроки длятся по 45-90 минут. Затем наступает «переменка». Многие компания и сегодня разбивают свои плотные графики двумя 15-минутными перерывами на зарядку.

      Следующее правило тайм менеджмента руководителя – отдых должен быть регулярным. Оптимально отвлекаться от дел на 5 минут каждый час или на 15 минут каждые полтора часа. Если вы работали перед компьютером, нужно встать и подойти к окну, пройтись по улице, позвонить родителям и т.п. То есть нужно полностью «отключиться» от рабочего процесса и сменить обстановку.

    Тайм менеджмент: планирование сложных и крупных задач

     Перед каждым руководителем часто встают большие задачи, которые невозможно решить за пару часов. Они кажутся глобальными и от того постоянно откладываются на потом. Между тем, такие задачи часто работают на перспективу. Например, ими могут быть: обновление существующей концепции, построение новой бизнес-стратегии и т.п. Эксперт тайм менеджмента Глеб Архангельский называет такие задачи «слонами» и предлагает их «съесть», разрезав на «бифштексы».

     Итак, следующий метод результативного тайм менеджмента руководителя - разделить работу на порции и включать по одной порции в план дня. Например, если «слон» - развитие бизнеса по франчайзингу, то «бифштексами» будут:

     Если и эти задачи остаются довольно емкими, то их тоже можно поделить на более простые. Есть цели и попроще, например, руководителю необходимо освоить иностранный язык. Порциями от такого «слона» могут стать ежедневное общение по 15-минут с носителями языка.

     Еще один эффективный инструмент тайм менеджмента – это принцип «швейцарского сыра». Нужно написать статью, диссертацию, отчет, бизнес-план? Начинайте выполнять проект не по порядку, а с самого простого и понятного места. «Выгрызая» кусочки из разных мест, вы и не заметите, как работа будет проделана целиком.

    Тайм менеджмент руководителя имеет философский смысл

     Основной принцип управления временем – это расходовать его в соответствии со своими личными жизненными ценностями. То есть тайм менеджмент учит управлять всей своей жизнью в целом. Цели любого человека указывают на его личные приоритеты, в соответствии с которыми строятся планы. Тайм менеджмент – планирование времени, его эффективное использование. Но возникает вопрос: к чему все это? Куда спешить? Зачем рабочее время экономить? Кому нужна вся эта эффективность, кроме начальника?

     Задача руководителя – совместить интересы всей компании и интересы каждого ее работника. При успешном решении этой задачи, достижение личных целей каждого сотрудника будет способствовать развитию компании. И наоборот – когда компания достигает своих целей, создаются условия для самореализации сотрудников.

    Жизненными ценностями могут быть:

    • семья;
    • отдых;
    • здоровье;
    • друзья;
    • хобби;
    • карьера
    • материальное благополучие.

     Составьте на листе план: каких целей в этом году вы хотите достичь в каждой из этих ключевых областей. Назначьте реальные сроки. Поместите лист в то место, куда вы заглядываете каждый день. Постоянное напоминание о ваших стратегических целях не позволит погрязнуть в повседневной «текучке».

    kupi-franshizu.ru

    начало, середина, окончание. Тайм менеджмент. Инструменты

    Специалистам по тайм менеджменту известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько есть распоряжении. Другими словами: абсолютно любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

    Принципы и правила планирования рабочего дня, не носят обязательного характера. Многие из них даже могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

    Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

    • правила начала дня;
    • правила середины дня;
    • правила окончания дня.

    Правила начала дня

    1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

    1. Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
    2. Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
    3. Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

    Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

    2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

    3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

    4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

    5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

    6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

    7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

    Правила планирования середины дня

    1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

    2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

    3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

    4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

    5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

    6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

    7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

    8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

    9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

    10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

    11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

    Правила завершения рабочего дня

    1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

    2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

    3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

    bishelp.ru

    Десять рекомендаций по тайм-менеджменту рабочего времени / Хабр

    В работе веб-студии менеджер является одним из ключевых лиц. От его решений и действий зависит большая часть успешного завершения проекта. Планирование своей работы и задач исполнителей выходит для него на первый план.

    Мы сформулировали несколько тезисов, которые рекомендуем соблюдать в нашей компании для эффективного планирования рабочего времени.

    Хотим поделиться ими с вами:

    1. Пустой INBOX Создайте папку «Обработанные», в случае потребности создайте папки по названию клиентов или проектов. Все прочтенные письма переносите в соответствующие папки, чтобы во входящих было пусто. Если письмо требует ответа и Вы можете ответить сразу — сделайте это (пункт 3). Если письмо требует времени на ответ, то запланируйте время на него (пункт 4) и так же перенесите в соответствующую папку. Ответ почему так стоит делать есть в видео в конце поста.

    На письма с новостными рассылками, уведомлениями настройте автоматическую фильтрацию в соответствующие папки.

    2. Отключите уведомления в почте и skype Чтобы не отвлекаться каждый раз, когда вы сосредоточены на выполнении задач, просто отключите уведомления о новой почте, о том кто пришел и кто ушел в Skype.

    3. Если на задачу требуется 2-3 минуты — сделайте сразу Если задачу можно выполнить за быстро — выполните ее сразу. Вы ответили клиенту — и «мячик» на его стороне, вы дали комментарии коллеге, и он продолжил выполнять свою задачу, вы поставили задачу на выполнение в план и забыли про нее. Если на решение задачи требуется больше времени, задачу следует добавить в список задач (пункт 4).

    4. Планируйте задачи на день/неделю Используйте инструменты планирования: BITRIX24, keep.google.com или любые другие. Задачи на день/неделю должны быть спланированы таким образом, чтобы не было просроченных задач. Если задача переносится или по каким-то причинам не может быть выполнена в срок, ее следует перенести и изменить ее срок выполнения. Данная процедура требует систематического выполнения и вашего контроля для поддержания задач в актуальном состоянии.

    5. Правильно формулируйте задачи Не надо писать «сделать всё». Главное правило — задача должна отвечать на вопрос, что нужно конкретно сделать. Неправильная постановка задач: проблемы с сайтом, все плохо, поиграть со шрифтами и т.п. Единственный вариант, что если вы так называете задачу, то далее она детально структурирована (пункт 7).

    6. Структурируйте план выполнения задач Производите ежедневные/еженедельные обзоры задач исполнителей. Переносите задачи «на позже», если они не являются приоритетными и не требуют срочного выполнения, переносите задачи «на сегодня», если задачи требуют скорейшего выполнения, являются приоритетными.

    7. Используйте чек-листы По возможности в задачах используйте чек-листы, разбивая задачу тем самым на более мелкие подзадачи.

    8. Делегируйте задачи Если задачу можно делегировать — делегируйте ее! Тем самым вы высвобождаете время для решения других своих задач.

    9. Выполняйте задачи согласно плану Не распыляйтесь и не хватайтесь за все и сразу. Решили одну задачу, закрыли ее, приступайте к следующей.

    10. Следите за чистотой: рабочее место, рабочий стол компьютера, входящая электронная почта Лишние документы вокруг компьютера, грозди иконок документов, раскиданных по рабочему столу монитора, сотни писем в почте — создают приятный творческий хаос, который эффективно снижает вашу эффективность.

    Некоторые из этих тезисов очень хорошо объяснены на примерах Максимом Дорофеевым Cartmendum

    1. Джедайская техника пустого инбокса: www.youtube.com/watch?v=qDEOUKfa5go&noredirect=1
    2. Эффективность неэффективности: www.youtube.com/watch?v=XDF02KmgJFE

    Пожалуйста, дополняйте данный список в комментариях. Вместо вывода: Будьте эффективны!

    habr.com

    Управление временем на работе. Пошаговый алгоритм

    Шаг 4.Расставьте приоритеты и делегируйте задания

    Вы не успеваете выполнить всю работу в заранее отведенные сроки? Не беда: управление рабочим временем не исключает, а даже поощряет делегирование заданий. Просто определите, кому из сотрудников лучше передать часть задач, и сможет ли он нести ответственность за их выполнение.

    Шаг 5. Контролируйте результаты

    На первых порах самоорганизация может оказаться для вас сложной, а значит, с частью задач вы не будете справляться. В этом случае переносите их на следующий день. Но не слишком увлекайтесь: поставленные перед собой цели стремитесь выполнять в сжатые сроки.

    Рекомендации по тайм-менеджменту

    Пишите, помечайте, записывайте

    Всегда фиксируйте свои задачи в письменном виде. Даже если у вас хорошая память, из обширного списка дел, составленного в уме, в течение дня наверняка что-то «выпадет».

    Принудительные перерывы

    эффективное управление временем

    Тайм менеджмент — управление временем не только работы, но и отдыха. При интенсивном графике мы забываем о необходимости пауз. Вы привыкли трудиться без перерывов? Тогда в принудительном порядке включите в расписание получасовую прогулку по ближайшему парку. Устроив перерыв и отдохнув, вы приведете мысли в порядок и вернетесь к труду с новыми силами.

    Анализируйте ошибки

    Возьмите в привычку каждый день анализировать, какие ошибки вы допустили и что не успели сделать. Практикуя подобный подход, вы научитесь предугадывать события, нарушающие четко выстроенный рабочий график. Чтобы упростить анализ действий, во время работы фиксируйте их на бумаге в мельчайших подробностях.

    Воспользуйтесь гаджетами! Установите таймер

    Если у вас не получается вписаться в выделенный временной график, воспользуйтесь мобильным телефоном – установите на нем таймер. Настроенные через заданные промежутки времени сигналы напомнят вам о необходимости переключения с одной задачи на другую.

    piter-trening.ru

    Приложения тайм-менеджмента для лучшей эффективности работы

    Приложения тайм-менеджментаУ каждого из нас 24 часа в сутках, но далеко не все могут правильно ими распоряжаться. Навык планирования времени — неотъемлемая черта успешных людей. Если вы хотите такими стать, то один из элементов на пути к достижению данной цели — использование приложений тайм-менеджмента, о которых сегодня и поговорим. Пока что рассмотрю 5 проектов, возможно, в дальнейшем дополню заметку. 

    В общих чертах тайм-менеджмент – это умение грамотно и эффективно управлять своим временем. Без учета сна, у каждого человека в сутках где-то около 16 часов, но принимая во внимание хроническую занятость многих из нас, по факту остается еще меньше. Давайте разберемся, каким образом мечты, цели и полезный софт способны направлять нас в нужное русло.

    Цели как главный инструмент тайм менеджмента

    Они служат не только первопричинами тайм менеджмента, но и навигаторами к их исполнению. Получается, что затраты времени на достижение поставленных перед собой задач — не затраты вовсе, а ценные инвестиции. И их нужно делать с умом. Чтобы использовать время эффективно, как можно чаще задавайте себе вопрос: «Что делаю я сегодня для достижения личных целей?»

    При этом не столь важно где вы работаете в текущий конкретный момент — будь то фриланс или трудовая деятельность по найму. Главное чтобы данный процесс позволял вам двигаться к своим целям. Найдите работу, которая не только приносит деньги, но и развивает ваши профессиональные и личные качества. Это скоро приведет к тому, что вы либо станете еще большим профессионалом либо сможете открыть собственный бизнес.

    Многим из вас наверняка попадались многочисленные статьи с “кричащими” заголовками наподобие “Как заработать ХХХХХ тысяч.. либо миллион за день или несколько часов”. Очевидно, что в таких публикациях мало толка. За сутки у вас получится лишь изменить свое отношение к использованию времени, что в будущем позволит зарабатывать вам гораздо больше.

    Приложения тайм менеджмента

    Перейдем к практике. Один из самых жизненных вопросов — как быть, если список дел намного превышает наличие свободного времени, и вашего ежедневника уже не достаточно? В этом случае желательно воспользоваться специальными инструментами – приложениями тайм-менеджмента. Они помогут достигать нужных целей гораздо быстрее.

    В интернете существует множество программ и сервисов по теме, но не все они достаточно хороши. Сходу может быть сложно выбрать подходящий и эффективный софт для организации времени, поэтому я подготовил пять наиболее интересных и востребованных приложений по теме:

    • Time Doctor.
    • Basecamp.
    • Trello.
    • Asana.
    • Матрица Ейзенхауера.

    Time Doctor

    Time Doctor

    Данная программа учета рабочего времени помогает не только грамотно использовать свои временные затраты, но и контролировать деятельность подчиненных. Как это реализуется?

    Включайте тайм трекер как только начинаете работать и выключайте по завершению. В промежутке приложение отслеживает все ваши действия, а также делает скриншоты с  неожиданной периодичностью. По завершению рабочего процесса сможете проследить, сколько часов/минут вы потратили неэффективно и каким софтом/сервисами в эти моменты пользовались.

    Time Doctor

    Прозрачная система наблюдения за рабочим процессом ваших подчиненных поможет избежать массы недоразумений в коллективе и повысить эффективность рабочего процесса в целом.

    Basecamp

    Basecamp

    Одна из самых разноплановых и наиболее мощных систем управления проектами. Здесь одновременно могут храниться дискуссии, рабочие документы и графики выполнения задач. Таким образом, программа помогает настроить коммуникацию с коллегами и деловыми партнерами.

    Как и другие системы планирования времени, Basecamp доступна в виде десктопного ПО и приложения.

    Trello

    Trello

    Аналогично решению Asana (расположенному ниже), в Trello вы создаете проекты, которые будут высвечиваться на общей стене. Своими идеями и заданиями можно делиться с остальными участниками.

    Кстати, в этом приложении допускается выделение элементов несколькими цветами, если они относятся к разным направлениям. Так вам будет проще ориентироваться в списке дел.

    Trello

    Приверженцы Trello выбирают программу по причине простоты планирования. Хотя некоторые жалуются, что можно “потеряться”, если проектов больше 10.

    Asana

    Asana

    Решение подойдет как для персонального, так и командного учета рабочего времени. В этом приложении вы можете создавать проекты, внутри которых – планировать и обсуждать задания. Более того, все объекты, созданные в Asana, попадают в общий календарь, который позволит вам спланировать свой рабочий график и оставить время для личных дел.

    Asana

    Добавьте разные цвета к вашим задачам, чтобы лучше в них ориентироваться, и используйте свое свободные моменты максимально эффективно.

    Матрица Эйзенхауэра

    Этот фундаментальный метод планирования был изобретен президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, а потому и называется в его честь. Согласно матрице, все проекты можно субъективно классифицировать на 4 основные категории:

    • важные и срочные;
    • неважные и несрочные;
    • важные, но несрочные;
    • срочные, но неважные.

    Матрица Эйзенхауэра

    Построение приоритетности – первоочередное задание, помогающее избежать выполнения дел, которые не намерены приблизить вас к целями. Избавившись от ненужных забот с помощью матрицы Эйзенхауэра, вы сможете  уделить ценным проектам больше времени.

    Выводы

    Использование приложений тайм-менеджмента – обязательная составляющая повышения эффективности рабочего процесса. Выберите себе наиболее подходящее решения, которые упростят процесс планирования и коммуникации внутри команды.

    Главное преимущество использования специального софта в том, что это приводит к образованию дополнительного свободного времени. Потратьте его на саморазвитие и общение с близкими.

    Интересно почитать ваш опыт работы с данным ПО, возможно, дополните список новыми программами? 

    tods-blog.com.ua

    5. ПЛАНИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

    Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации.

    И действительно, менеджер, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

    Планирование – одна из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех организации.

    Планировать нужно лишь тот объем задач, с которыми есть возможность реально справиться.

    Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.

    После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

    На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

    Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.

    При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

    Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

    Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

    Поделитесь на страничке

    Следующая глава >

    self.wikireading.ru