6 способов эффективно делегировать работу. Делегировать работу


Как правильно делегировать полномочия фрилансеру

делегирование задач фрилансерам

Многие руководители жалуются на то, что исполнителям нельзя ничего доверить и что проще «сделать всё самому». Причём, зачастую не важно, штатный это сотрудник или фрилансер на удалёнке. Мол, всё равно приходится заниматься рутиной, поэтому на важные управленческие решения времени практически не остаётся. Такие жалобы — признак проблем с делегированием. О том, как руководителям делегировать задачи фрилансерам, расскажем в нашей статье.

Делегирование — не поручение

Делегировать — не передать другому свою нелюбимую пыльную работу, а передать полномочия и ответственность. Чтобы выполнить задачу, исполнитель подключает необходимые ресурсы и сам отвечает за результат.

Например, скоро 8 марта, и нужно сделать рассылку о праздничной акции. Вы придумали идею, подготовили графику и заказали текст. А потом пошли с пачкой материалов к фрилансеру и поставили задачу — разослать письмо по списку клиентов. Это поручение. А делегирование — когда вы только ставите задачу, а остальное исполнитель делает сам: придумывает идею, составляет план, выполняет сам или привлекает других исполнителей. За вами только финальное утверждение.

При работе с фрилансерами к поручениям будут относиться процессные задачи: транскрибировать, перевести, набрать текст. А к делегированию — результатные задачи: написать статью, Java-скрипт, создать сайт под ключ, придумать сценарий видеоролика.

После делегирования, в отличие от поручения, на выходе должен получиться именно работоспособный продукт. За работоспособность отвечает исполнитель. Например, если вы заказали «транскрибация текста», то на выходе вам отдадут текст, который надо править и редактировать, публиковать такое сразу нельзя. А вот «вычитаю и отредактирую вашу книгу» — серьёзная заявка на делегирование исполнителю полномочий.

Зачем вообще делегировать полномочия

Какой бы руководитель ни был железный, он физически не сможет делать всё сам. Учиться делегированию — такой же необходимый навык руководителя, как выстраивание бизнес-процессов.

Контрибьютор Форбс Мартин Цвиллинг, ссылаясь на исследование профессора лондонской бизнес-школы Джона Ханта, отмечает, что только 10% сотрудников отзываются о своём руководителе как о человеке, который хорошо распределяет задачи. Также он говорит, что для руководителя-перфекциониста делегирование может стать сверхсложной задачей.

Когда руководитель отказывается делегировать и делает всё сам, он попадает в плен рутины. Повторяющиеся процессы, постоянная нехватка времени, эмоциональное истощение. Всё это не оставляет времени на то, что должен делать эффективный руководитель — управлять компанией и развивать её.

Вот что дает делегирование:

  • Фокусировка на главных задачах. Руководитель, влезающий в каждую мелочь, превращается в контрол-фрика. Делегирование разгружает руководителя. Пока фрилансер занят написанием и версткой лендинга, директор может подумать о позиционировании и каналах продвижения.
  • Обучение кадрового резерва. Регулярное делегирование превращает фрилансеров в стабильных удалённых работников. Постепенно вы сформируете кадровый резерв, на который можно положиться в любое время.
  • Высокое качество работы. Часто руководитель считает, что никто лучше него не выполнит задачу, касающуюся его бизнеса. Но если он возьмется не за своё дело, например, за вёрстку сайта, если он не верстальщик, то пострадает качество. Узкий специалист выполнит задачу быстрее и лучше.
  • Время на отдых. Руководитель физически не справится с объёмом работы, который по зубам нескольким фрилансерам. Таким образом, с делегированием у вас остаётся свободное время для восстановления сил.

Неделегируемо!

С задачами, которые можно делегировать, всё просто: это рутинные процессы, дела, на обучение которым не нужно тратить много времени, и специализированная работа. Но есть категория задач, которые нельзя передавать ни в коем случае.

  • Стратегические решения. Только вы знаете, какую цель преследует компания и как её достигнуть. Даже если попытаться делегировать эту задачу, то контроль всё равно будет съедать много времени. К стратегическим решениям относятся долгосрочные планы компании, маркетинговая стратегия и всё, где задействованы крупные суммы денег.
  • Задачи с высокими рисками. Когда речь идёт о крупном клиенте или репутации компании, берите задачу на себя или на личный контроль — слишком многое на кону.
  • Срочные задачи. Если сроки проекта поджимают, подумайте — может, вы справитесь с задачей быстрее, чем фрилансер, которого нужно вводить в курс дела и давать ему время разобраться в проблеме.
  • Дела с конфиденциальной информацией. Если задача касается коммерческой тайны или потенциального компромата, будьте осторожны. Лучше делегировать задачу надёжному сотруднику или взяться самому.

На что обратить внимание при поиске фрилансера

Анкета. Проверьте, как оформлена страница исполнителя. Настоящему специалисту незачем скрывать свои личные данные, поэтому в профиле, помимо имени для идентификации в системе, должны быть реальные фотография (не аватар) и имя.

IПрофиль специалиста по контекстной рекламе

Если фрилансер указал ссылки на страницы в социальных сетях, проверьте его там. Часто по страницам можно оценить адекватность автора. Обратите внимание на фотоальбом владельца. Откровенные фотографии или фотосеты с вечеринок должны насторожить. Также важно, на что подписан потенциальный исполнитель. Идеально, если это профессиональные сообщества.

Портфолио. Ознакомьтесь с работами из портфолио. Проведите быстрый аудит, чтобы понять, насколько фрилансер подкован технически. Например, если вы смотрите разработанный интернет-магазин, попробуйте заказать товар. Проверьте, присутствуют ли в магазине все необходимые элементы. Бывает так, что разработчик пытается впечатлить дизайном, а вот функционал сайта оставляет желать лучшего. Убедитесь, что работы из портфолио действительно принадлежат фрилансеру. Если смотрите сайт — поищите ссылку внизу.

IIОсобое внимание в портфолио стоит уделить работам, которые похожи на вашу задачу

Отзывы. Заказчики охотно делятся отзывами о проделанной работе, особенно если результат им не понравился. Проверьте, как работодатели оценивают исполнителя и что о нём пишут. Даже если есть отрицательный отзыв, посмотрите на ответ исполнителя: обычно по ответу видно, случайно ли был получен отрицательный отзыв и насколько адекватно общается фрилансер.

IIIОтсутствие отрицательных отзывов — хороший знак

Многопрофильность. Среди фрилансеров можно встретить мастеров на все руки: программирование на PHP, настройка контекстной рекламы, разработка дизайна. Сторонитесь таких исполнителей — не бывает мастеров, у которых всё получается одинаково хорошо. Выбирайте фрилансера, который специализируется в одной узкой отрасли.

«Процессник» или «результатник». Посмотрите, в каких терминах фрилансер описывает свою работу. «Создам контент-план для публикации в VK или Facebook» — указан видимый результат, это результатник, можно рассматривать для делегирования. «Сделаю рутинную работу за вас» — здорово, но это процессник, нежелателен для делегирования полномочий.

Манера общения. Когда вы проверили анкету и портфолио исполнителя, посмотрите, как он общается. Как он отвечает на отзывы, насколько он вежлив. После заказа во время обсуждения деталей проекта сдержанность и заинтересованность — хорошие признаки. Дилетанты часто многословны и обещают золотые горы.

IVПроверьте, насколько адекватно исполнитель реагирует на уточняющие вопросы

Условия оплаты. Сравните расценки исполнителя со средней стоимостью по рынку. Если цифра сильно отличается — это повод проверить фрилансера ещё раз.

Дао делегирования фрилансеру

Мы уже выяснили, что делегирование в отличие от поручения подразумевает результирующие цели, а не процессные. Тем не менее, нельзя просто написать фрилансеру «сделай мне интернет-магазин» и ждать. Фрилансер не знает специфики вашего бизнеса, даже если опыта в создании интернет-магазинов у него больше. Руководствуйтесь принципом «ружьё всегда заряжено» — то, что может быть понято неправильно, скорее всего будет понято неправильно. Поэтому:

1. Поставьте чёткую задачу. Развернуто и на понятном языке. Для начала расскажите, какую проблему вы решаете. Почему вы считаете, что решение фрилансера вам подходит. Спросите у фрилансера, что он думает о подходе. Возможно, у него есть предложения или комментарии.

  • «Владимир, мы запускаем интернет-рассылку по клиентам и посетителям сайта. Сейчас будем собирать базу подписчиков. Нужна форма для сбора контактов, которая работала бы с API сервиса Unisender. Что думаете?»

Если бы это было поручение, то вы бы написали для исполнителя техническое задание. При делегировании более вероятно, что исполнитель составит ТЗ сам и согласует его с вами. Попросите исполнителя описать сценарий работоспособного продукта: если это форма сбора контактов, то что произойдёт, если пользователь неправильно заполнит поле или отправит пустую форму, должны ли подсвечиваться поля по ходу заполнения, что увидит пользователь, когда успешно отправит свой e-mail.

Чтобы приблизить результат к вашим ожиданиям, покажите фрилансеру примеры работ, которые вам нравятся и которые не нравятся. Это упростит задачу и добавит ясности — некоторые элементы сложно описать словами.

И помните о заряженном ружье! Не бывает никаких «это подразумевалось» или «мне казалось, это очевидно». Если вы думали, что по умолчанию пользователю должно приходить письмо об успешной подписке, то для фрилансера «очевидно», что это дополнительная функция. Поэтому вот самый важный лайфхак, о котором обычно забывают:

Перед тем, как фрилансер приступит к работе, попросите его рассказать, как он понял задачу

  • «Владимир, повторите пожалуйста, как вы поняли задачу. Я не профессионал в этом деле, поэтому мог что-то неправильно сказать. Хочу убедиться, что мы оба правильно друг друга поняли. Так мы избежим большого количества правок в будущем».

Пусть фрилансер по пунктам повторит, что он будет делать. Такой пересказ исключит ситуацию, когда вы и фрилансер под одними и теми же словами поняли разные вещи. Если фрилансер отказывается повторять задачу и говорит «да и так всё понятно», лучше искать другого. Отказ от согласования обычно значит, что исполнитель будет неадекватно реагировать на правки и спорить.

2. Чётко обозначьте сроки. Самая популярная проблема при работе с фрилансерами — срыв сроков. Это потому, что исполнитель берёт одновременно несколько проектов. Он выполняет заказы сразу друг за другом, чтобы обеспечить себя заработком. Сейчас в основном на площадках подбора фрилансеров система сама следит за соблюдением сроков и при просрочке предлагает отменить или перенести заказ.

Поэтому всегда закладывайте сроки с запасом — минимум 20% дополнительного времени. Спросите у исполнителя, что будет, если вдруг он не управится по времени. Самый надёжный исполнитель тот, который  гарантирует сроки финансово: за каждый день просрочки фрилансер предоставляет дополнительный объём работ. К такому «извинению» подрядчики периодически прибегают за просрочку. За досрочное выполнение заказа по возможности назначайте бонус — докупить дополнительную опцию. Такой ход повысит приоритет вашего проекта в очереди. Иногда фрилансеры или площадка сами закладывают возможность чаевых.

Если проект срочный и ответственный — оставьте его проверенным фрилансерам. Новичкам лучше давать не горящие задачи. Но при этом обозначьте жёсткие сроки — если что-то пойдёт не так, можно будет перекинуть задачу. Так вы протестируете, насколько ответственно фрилансер подходит к делу.

3. Запланируйте контрольные точки. Если вы делегировали приличную по объёму задачу, например, создание лендинга, лучше разбейте задачу на несколько подзадач и обсудите их с фрилансером. Для каждой подзадачи установите контрольные точки — время, когда вы будете проверять результат работы. Договоритесь, что через 24 часа фрилансер покажет вам прототип, а через 48 — текст в гуглдоке. Чтобы контролировать было ещё проще, можно использовать специальные сервисы. Дайте фрилансеру доступ к вашему Trello или Asana, это мотивирует.

С контрольными точками вы можете вовремя предотвратить серьёзные проблемы. На первой же точке будет понятно, справляется ли подрядчик с задачей. Если вас не устраивает скорость работы или качество, прощайтесь с исполнителем тут же. Так вы сэкономите время на поиски нового фрилансера.

VДоска задач в Trello

Создайте три типа карточек: список задач, задачи в работе и задачи на проверку. Заполните задачами первый список. Для каждой карточки укажите крайний срок. Все необходимые файлы и ссылки можно оставить в комментариях.

VIСоздание карточки с задачей

Пусть фрилансер сам перетаскивает задачи по мере их выполнения. Так вы будете постоянно в курсе дел: какие задачи уже можно принимать, и где исполнитель не успевает. Кроме того, не нужно постоянно дергать фрилансера с вопросами о ходе работы.

Как принимать работу и просить о правках

Итак, фрилансер закончил работу и вам нужно её принять. Проверьте работоспособность проекта: если это форма подписки — подпишитесь. Если интернет-магазин — сделайте заказ. Проверьте всю цепочку, через которую придётся пройти обычному пользователю. Параллельно записывайте вопросы, которые у вас возникают.

На этапе проверки важно собрать все замечания и доработки в одном списке. Иначе придётся мучать фрилансера постоянными мелкими правками после сдачи. Поэтому повторите тестирование несколько раз.

Каждый пункт правки нужно описывать подробно. Например, вам кажется, что кнопка отправки должна быть на одном уровне с полем ввода. Комментарий «переместить кнопку на уровень поля ввода» будет выглядеть, как обычная хотелка. Правильно — аргументировать каждое замечание: «На сайтах наших конкурентов кнопка обычно расположена на одном уровне с полем ввода. Пользователям будет привычнее видеть нашу форму такой же». Почему стоит аргументировать, подробно рассказывает Роберт Чалдини в своей книге «Психология влияния».

По возможности спрашивайте мнение фрилансера, а не просто указывайте на правки и возможные доработки

Так вы можете получить ценный совет специалиста и, кроме того, обозначить, что уважаете исполнителя как эксперта. Последнее поможет в дальнейших отношениях.

Когда список с доработками готов, отправьте его фрилансеру. Небольшие правки исполнитель, скорее всего, реализует сразу же. За серьёзные доработки, которые не учли на этапе сценариев, придется доплатить. Решения по правкам вне оговоренного сценария исполнитель принимает на своё усмотрение, поэтому важную роль здесь играют сложившиеся между вами отношения. Если вы были вежливы и доверительны, то фрилансер пойдет на уступки.

В ваших интересах продолжить сотрудничество с адекватным подрядчиком, чем каждый раз тратить время на поиски нового. Поэтому, после приёмки, дайте качественную обратную связь: отметьте, что у исполнителя получилось лучше всего и над чем стоит поработать.

Чек-лист для выбора фрилансера

Поиск фрилансера и делегирование задачи — ответственный процесс. От него зависит бюджет, сроки и качество проекта. Вот чек-лист, который закрепляет все тезисы статьи. Когда вам понадобится фрилансер — проверьте, соответствует ли он всем необходимым критериям.

Список кандидатов

  • Выбрать понравившиеся предложения услуг.
  • Из понравившихся выбрать исполнителя по профилю.

Анкета исполнителя

  • Убедиться, что профиль живой: с фотографиями и настоящими данными о себе.
  • Ознакомиться с портфолио.
  • Почитать отзывы.
  • Проверить, профильный ли специалист.

Общение с фрилансером

  • Проверить на адекватность: приветлив ли, вежлив ли, интересуется ли проектом.

Постановка задачи

  • Рассказать в общих чертах о проекте и задаче.
  • Составить сценарий по пунктам.
  • Показать, что нравится у других.

Согласование задачи

  • Попросить исполнителя рассказать, как он понял задачу.

Определение сроков

  • Согласовать крайний срок сдачи.
  • Определить контрольные точки.
  • Договориться о мерах, если сроки не будут соблюдены.
  • Назначить бонус за сдачу раньше срока.

Приёмка работы

  • Изучить и протестировать проект.
  • Составить список всех вопросов и доработок.
  • Согласовать список с фрилансером.

Завершение задачи

  • Заплатить.
  • Поблагодарить.
  • Дать обратную связь: что хорошо и над чем стоит поработать.
  • Предложить дальнейшее сотрудничество.

Статья опубликована на портале Biz360

Похожие записи

blog.kwork.ru

6 способов эффективно делегировать работу

Делегирование задач – сильная сторона лидера. Но насколько правильно вы это делаете?

Тогда как многие понимают важность делегирования задач, некоторые испытывают затруднения в этом деле. Одни считают, что только они сами способны выполнить такую работу, другие боятся, что их должность окажется под угрозой, если кто-то другой справится с их задачами более эффективно, третьи – просто не знают, в какой момент и как можно передать часть своей работы другим.

Если вам это знакомо, вы не одиноки. Согласно исследованиям агентства Gallup, 75% работодателей и руководителей имеют низкий уровень способности делегирования. Но если вы хотите, чтобы ваша компания развивалась, если вы хотите успешно продвигаться вверх по карьерной лестнице, вам придётся научиться передавать кому-то часть ваших обязанностей и задач. Вот несколько полезных советов о том, как делать это наиболее эффективно.

1. Знайте, кого попросить

Не раздавайте задачи случайно, на кого Бог пошлёт. Это даст неоднозначные результаты и может обозлить ваших сотрудников. У них у всех разные способности. Если один хорош в одном, то может быть слаб в другом. Как следует изучите своих сотрудников, чтобы знать кому что поручать. Убедитесь в том, что этот человек ответственный и надёжный. Не нагружайте его слишком большим объёмом работ.

Даже если у вас появилось право перепоручать свою работу кому-то, это не значит, что теперь вы можете делать это всегда. Перегруженный разнообразными задачами сотрудник вряд ли почувствует себя счастливым от такой своей чрезмерной востребованности.

2. Протестируйте выбранного сотрудника

Когда вы выберете сотрудника, подходящего, на ваш взгляд, для выполнения определённых задач, дайте ему несложное пробное поручение, исход которого не сильно повлияет на бизнес-процессы. Будет большой ошибкой дать непроверенному человеку слишком ответственное задание, если вы не знаете, как он поведёт себя под сильным давлением. А если он успешно выполнит первое несложное поручение, это придаст ему уверенности в себе и спровоцирует стремление к покорению следующих вершин.

3. Поставьте задачу чётко и ясно

Убедитесь, что работник ясно понял, что от него требуется. Конечно, проще всего молча оставить его наедине с кучей дел, которые вы на него свалили, чем терпеливо разложить всё по полочкам. Но поверьте, чёткое видение поставленной задачи сейчас равно успеху в будущем. Проинструктируйте и отметьте нюансы. Сообщите, каких результатов вы ждёте и как часто следует отчитываться о проделанной работе. Обеспечьте всем необходимым для работы. Проведите некоторое время, наблюдая за выполнением – так вы оба будете знать, что работник действительно понимает, что делает, и он не будет дёргать вас каждый раз, когда споткнётся о какую-нибудь мелочь.

4. Установите сроки

Сроки делегированных задач всегда должны устанавливаться по обоюдному согласию. 

Избегайте расплывчатых фраз вроде «срочно», «как сможешь», «брось всё и займись этим» и т.п. Может быть, для вас «срочно» значит через час, а для работника – к концу недели.

Если поручаете сразу несколько дел, установите их очередность, важность и срок для каждой задачи. Это поможет сотруднику распределить задачи по расписанию для более эффективного управления своим временем.

5. Не забывайте о делегированной задаче

Помните, что в конечном итоге только вы отвечаете за успех делегированной задачи – ведь это по-прежнему ваша задача. Не думайте, что если «с глаз долой – из сердца вон». 

Не ждите, что работник выполнит новую задачу идеально с первого же раза. Дайте ему свободу, но не теряйте интерес. И всегда проверяйте результат.

6. Не переделывайте работу

Забирая задачу обратно и переделывая её по-своему, вы даёте понять, что вы не доверяете вашему подчинённому. Ответьте на вопросы, дайте подсказку, но пусть работник доделает или исправит всё сам – завершённый проект даст ему уверенность в собственных силах и способностях для дальнейшей работы. Пусть не идеально, но самостоятельно. Если задача выполнена, обязательно поблагодарите исполнителя.

Источник: money.usnews.com. Перевод: Лиза Потёмкина, RJob

rjob.ru

6 способов эффективно делегировать работу

Делегирование задач – сильная сторона лидера. Но насколько правильно вы это делаете?

Тогда как многие понимают важность делегирования задач, некоторые испытывают затруднения в этом деле. Одни считают, что только они сами способны выполнить такую работу, другие боятся, что их должность окажется под угрозой, если кто-то другой справится с их задачами более эффективно, третьи – просто не знают, в какой момент и как можно передать часть своей работы другим.

Если вам это знакомо, вы не одиноки. Согласно исследованиям агентства Gallup, 75% работодателей и руководителей имеют низкий уровень способности делегирования. Но если вы хотите, чтобы ваша компания развивалась, если вы хотите успешно продвигаться вверх по карьерной лестнице, вам придётся научиться передавать кому-то часть ваших обязанностей и задач. Вот несколько полезных советов о том, как делать это наиболее эффективно.

1. Знайте, кого попросить

Не раздавайте задачи случайно, на кого Бог пошлёт. Это даст неоднозначные результаты и может обозлить ваших сотрудников. У них у всех разные способности. Если один хорош в одном, то может быть слаб в другом. Как следует изучите своих сотрудников, чтобы знать кому что поручать. Убедитесь в том, что этот человек ответственный и надёжный. Не нагружайте его слишком большим объёмом работ.

Даже если у вас появилось право перепоручать свою работу кому-то, это не значит, что теперь вы можете делать это всегда. Перегруженный разнообразными задачами сотрудник вряд ли почувствует себя счастливым от такой своей чрезмерной востребованности.

2. Протестируйте выбранного сотрудника

Когда вы выберете сотрудника, подходящего, на ваш взгляд, для выполнения определённых задач, дайте ему несложное пробное поручение, исход которого не сильно повлияет на бизнес-процессы. Будет большой ошибкой дать непроверенному человеку слишком ответственное задание, если вы не знаете, как он поведёт себя под сильным давлением. А если он успешно выполнит первое несложное поручение, это придаст ему уверенности в себе и спровоцирует стремление к покорению следующих вершин.

3. Поставьте задачу чётко и ясно

Убедитесь, что работник ясно понял, что от него требуется. Конечно, проще всего молча оставить его наедине с кучей дел, которые вы на него свалили, чем терпеливо разложить всё по полочкам. Но поверьте, чёткое видение поставленной задачи сейчас равно успеху в будущем. Проинструктируйте и отметьте нюансы. Сообщите, каких результатов вы ждёте и как часто следует отчитываться о проделанной работе. Обеспечьте всем необходимым для работы. Проведите некоторое время, наблюдая за выполнением – так вы оба будете знать, что работник действительно понимает, что делает, и он не будет дёргать вас каждый раз, когда споткнётся о какую-нибудь мелочь.

4. Установите сроки

Сроки делегированных задач всегда должны устанавливаться по обоюдному согласию. 

Избегайте расплывчатых фраз вроде «срочно», «как сможешь», «брось всё и займись этим» и т.п. Может быть, для вас «срочно» значит через час, а для работника – к концу недели.

Если поручаете сразу несколько дел, установите их очередность, важность и срок для каждой задачи. Это поможет сотруднику распределить задачи по расписанию для более эффективного управления своим временем.

5. Не забывайте о делегированной задаче

Помните, что в конечном итоге только вы отвечаете за успех делегированной задачи – ведь это по-прежнему ваша задача. Не думайте, что если «с глаз долой – из сердца вон». 

Не ждите, что работник выполнит новую задачу идеально с первого же раза. Дайте ему свободу, но не теряйте интерес. И всегда проверяйте результат.

6. Не переделывайте работу

Забирая задачу обратно и переделывая её по-своему, вы даёте понять, что вы не доверяете вашему подчинённому. Ответьте на вопросы, дайте подсказку, но пусть работник доделает или исправит всё сам – завершённый проект даст ему уверенность в собственных силах и способностях для дальнейшей работы. Пусть не идеально, но самостоятельно. Если задача выполнена, обязательно поблагодарите исполнителя.

Источник: money.usnews.com. Перевод: Лиза Потёмкина, RJob

podolsk.rjob.ru

6 способов эффективно делегировать работу

Делегирование задач – сильная сторона лидера. Но насколько правильно вы это делаете?

Тогда как многие понимают важность делегирования задач, некоторые испытывают затруднения в этом деле. Одни считают, что только они сами способны выполнить такую работу, другие боятся, что их должность окажется под угрозой, если кто-то другой справится с их задачами более эффективно, третьи – просто не знают, в какой момент и как можно передать часть своей работы другим.

Если вам это знакомо, вы не одиноки. Согласно исследованиям агентства Gallup, 75% работодателей и руководителей имеют низкий уровень способности делегирования. Но если вы хотите, чтобы ваша компания развивалась, если вы хотите успешно продвигаться вверх по карьерной лестнице, вам придётся научиться передавать кому-то часть ваших обязанностей и задач. Вот несколько полезных советов о том, как делать это наиболее эффективно.

1. Знайте, кого попросить

Не раздавайте задачи случайно, на кого Бог пошлёт. Это даст неоднозначные результаты и может обозлить ваших сотрудников. У них у всех разные способности. Если один хорош в одном, то может быть слаб в другом. Как следует изучите своих сотрудников, чтобы знать кому что поручать. Убедитесь в том, что этот человек ответственный и надёжный. Не нагружайте его слишком большим объёмом работ.

Даже если у вас появилось право перепоручать свою работу кому-то, это не значит, что теперь вы можете делать это всегда. Перегруженный разнообразными задачами сотрудник вряд ли почувствует себя счастливым от такой своей чрезмерной востребованности.

2. Протестируйте выбранного сотрудника

Когда вы выберете сотрудника, подходящего, на ваш взгляд, для выполнения определённых задач, дайте ему несложное пробное поручение, исход которого не сильно повлияет на бизнес-процессы. Будет большой ошибкой дать непроверенному человеку слишком ответственное задание, если вы не знаете, как он поведёт себя под сильным давлением. А если он успешно выполнит первое несложное поручение, это придаст ему уверенности в себе и спровоцирует стремление к покорению следующих вершин.

3. Поставьте задачу чётко и ясно

Убедитесь, что работник ясно понял, что от него требуется. Конечно, проще всего молча оставить его наедине с кучей дел, которые вы на него свалили, чем терпеливо разложить всё по полочкам. Но поверьте, чёткое видение поставленной задачи сейчас равно успеху в будущем. Проинструктируйте и отметьте нюансы. Сообщите, каких результатов вы ждёте и как часто следует отчитываться о проделанной работе. Обеспечьте всем необходимым для работы. Проведите некоторое время, наблюдая за выполнением – так вы оба будете знать, что работник действительно понимает, что делает, и он не будет дёргать вас каждый раз, когда споткнётся о какую-нибудь мелочь.

4. Установите сроки

Сроки делегированных задач всегда должны устанавливаться по обоюдному согласию. 

Избегайте расплывчатых фраз вроде «срочно», «как сможешь», «брось всё и займись этим» и т.п. Может быть, для вас «срочно» значит через час, а для работника – к концу недели.

Если поручаете сразу несколько дел, установите их очередность, важность и срок для каждой задачи. Это поможет сотруднику распределить задачи по расписанию для более эффективного управления своим временем.

5. Не забывайте о делегированной задаче

Помните, что в конечном итоге только вы отвечаете за успех делегированной задачи – ведь это по-прежнему ваша задача. Не думайте, что если «с глаз долой – из сердца вон». 

Не ждите, что работник выполнит новую задачу идеально с первого же раза. Дайте ему свободу, но не теряйте интерес. И всегда проверяйте результат.

6. Не переделывайте работу

Забирая задачу обратно и переделывая её по-своему, вы даёте понять, что вы не доверяете вашему подчинённому. Ответьте на вопросы, дайте подсказку, но пусть работник доделает или исправит всё сам – завершённый проект даст ему уверенность в собственных силах и способностях для дальнейшей работы. Пусть не идеально, но самостоятельно. Если задача выполнена, обязательно поблагодарите исполнителя.

Источник: money.usnews.com. Перевод: Лиза Потёмкина, RJob

shcherbinka.rjob.ru

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя – Клуб директоров

Делегирование упрощает жизнь и помогает выделить время на действительно важные проекты. Но, оказывается, оно положительно влияет и на тех, кто получает в свое распоряжение новый участок работы.

Кейт Мацудайра (Kate Matsudaira), опытный тимлид, рассказывает о том, каких правил стоит придерживаться при делегировании задач, чтобы оно пошло всем на пользу.

Начав свою карьеру в качестве младшего инженера, я не могла дождаться повышения. Регулярно перечитывала внутреннюю документацию, регламентирующую продвижение по карьерной лестнице, и оценивала свои достижения в соответствии с ней. Тогда я еще не понимала, что значит быть старшим специалистом.

Старший инженер должен быть подкован в техническом плане, уметь общаться с людьми, быстро принимать решения в неоднозначных ситуациях, стремиться к росту и нести ответственность за других людей. Можно сказать проще — он должен быть лидером.

Я работала со многими талантливыми инженерами и заметила, что они предоставляют возможности для развития всем, кто рядом. Если такие люди приходят в команду, окружающие становятся более продуктивными и мотивированными.

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя

Зачем делегировать?

Разница между инженером и старшим инженером — в умении обучать и развивать своих коллег. Важная составляющая обучения — делегирование.

Если научиться делегировать правильно, происходит вот что:

  • внезапно появляется время для работы над новым проектом. Вам больше не нужно тратить его на рутинные действия, контролировать каждый шаг и исправлять чужие ошибки;
  • вы наблюдаете за тем, как коллеги растут и учатся, принимая на себя все большую ответственность и «прокачивая» свои умения;
  • вы замечаете, что люди вокруг становятся более продуктивными и трудолюбивыми, имея возможность учиться на своих ошибках и принимать новые вызовы.

Почему некоторые руководители боятся делегировать?

  • когда вы — единственный, кто разбирается в тонкостях работы системы, все знают о вас и обращаются за помощью. Осознавать свою незаменимость приятно;
  • всем нам нравится работать над тем, в чем мы являемся экспертами;
  • вы переживаете о том, что те, кому будет передан проект, сведут на нет всю проделанную ранее работу;
  • на то, чтобы объяснить другому, как работает система, нужно больше времени, чем на самостоятельное выполнение задачи. А кто не любит быть эффективным?

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя

7 правил успешного делегирования

Даже если вы осознаете все плюсы, делегирование остается сложной задачей. Придется не только научиться доверять другим, но и правильно оценить объем необходимой им для развития информации. Опираясь на личный опыт, я составила список из семи основных правил успешного делегирования:

1. Измените свое мышление.

Вы, думаю, слышали фразу:

«Дайте человеку рыбу, и он будет сыт один день. Научите человека ловить рыбу, и он будет сыт всю жизнь».

Ее можно применить и к работе.

Если вам жаль времени, которое придется потратить на пояснения, то вы никогда не сможете научить чему-то другого. Конечно, быстрее сделать самому. Но вы должны сосредоточиться на перспективах, а не на текущей эффективности.

2. Передавайте дела постепенно.

Начните с легких задач — например, с исправления простых ошибок, написания тестов или разработки документации. Это позволит человеку разобраться в процессе и не получить шок от внезапно свалившегося на него объема работ. Важно также, чтобы эти задачи не были срочными.

3. Позвольте людям находить решения самостоятельно.

Услышав вопрос, мы обычно стремимся сразу на него ответить. Это объяснимая, но не самая верная реакция. В следующий раз постарайтесь сдержаться и вместо готового решения предложить коллеге ответить на такие вопросы:

  • какие способы решения проблемы ты уже испробовал?
  • ты говоришь, что пытался. Что именно ты делал?
  • какие материалы ты изучил? В чем не смог разобраться?
  • ты искал ___________________________? (Вместо пробела подставьте то, что вы используете в аналогичной ситуации, чтобы найти ответ).

Нужно продемонстрировать, как вы обычно решаете задачи такого типа, а не предлагать варианты.

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя

4. Помогите составить план.

Не позволяйте человеку действовать на свое усмотрение — попросите написать план и показать его вам. Обязательно дайте обратную связь (в идеале — задавая наводящие вопросы, а не предлагая готовые решения). Такая совместная работа поможет вам чувствовать себя увереннее, а коллеге — использовать ваши знания и опыт.

5. Выберите способ контроля.

Это необходимо делать каждый раз, когда кто-то в вашей команде получает новые обязанности и ответственность. Подумайте, какая информация и как часто вам нужна, чтобы понимать, как продвигается работа, и утвердите график встреч с определенной регулярностью. Важно сделать так, чтобы получить необходимые данные можно было, не отвлекая людей и не придираясь к деталям.

6. Не стремитесь к совершенству.

Человек, который осваивает новую для себя область, вряд ли поймет все правильно с первого раза. К тому же, у каждого из нас есть свой подход к решению задач. Будьте готовы к этим различиям и смиритесь с тем, что другие люди поступают не так, как вы. Если беспокоитесь о результате, на старте не забудьте рассказать исполнителю о своих критериях оценки качества выполнения задачи.

7. Создайте команду лидеров.

Недавно я прочла книгу Дэвида Маркета (L. David Marquet) «Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders» и влюбилась в нее. Один из главных уроков, который я вынесла, заключается в следующем: быть хорошим лидером, значит, позволить людям вокруг стать экспертами в своих областях.

Когда кто-то из членов команды обращается с вопросом, я спрашиваю: «Как ты думаешь, что я скажу?». В большинстве случаев ответ совпадает с моими мыслями.

Если этого не происходит, я понимаю, что исполнителю не хватает какой-то важной информации, которой я пренебрегла при постановке задачи. Такой подход изменил моих коллег — они перестали задавать мне вопросы и вместо этого начали давать рекомендации и просить подтверждения.

Обучать других и делегировать — сложные задачи, но, научившись этому, вы станете еще более ценным для своей команды. С этого момента вы из эксперта превратитесь в человека, способного помочь другим стать лучше. Что может быть интереснее, чем работать с таким специалистом бок о бок?

Екатерина Бакланова

Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.

dirclub.ru

6 способов эффективно делегировать работу

Делегирование задач – сильная сторона лидера. Но насколько правильно вы это делаете?

Тогда как многие понимают важность делегирования задач, некоторые испытывают затруднения в этом деле. Одни считают, что только они сами способны выполнить такую работу, другие боятся, что их должность окажется под угрозой, если кто-то другой справится с их задачами более эффективно, третьи – просто не знают, в какой момент и как можно передать часть своей работы другим.

Если вам это знакомо, вы не одиноки. Согласно исследованиям агентства Gallup, 75% работодателей и руководителей имеют низкий уровень способности делегирования. Но если вы хотите, чтобы ваша компания развивалась, если вы хотите успешно продвигаться вверх по карьерной лестнице, вам придётся научиться передавать кому-то часть ваших обязанностей и задач. Вот несколько полезных советов о том, как делать это наиболее эффективно.

1. Знайте, кого попросить

Не раздавайте задачи случайно, на кого Бог пошлёт. Это даст неоднозначные результаты и может обозлить ваших сотрудников. У них у всех разные способности. Если один хорош в одном, то может быть слаб в другом. Как следует изучите своих сотрудников, чтобы знать кому что поручать. Убедитесь в том, что этот человек ответственный и надёжный. Не нагружайте его слишком большим объёмом работ.

Даже если у вас появилось право перепоручать свою работу кому-то, это не значит, что теперь вы можете делать это всегда. Перегруженный разнообразными задачами сотрудник вряд ли почувствует себя счастливым от такой своей чрезмерной востребованности.

2. Протестируйте выбранного сотрудника

Когда вы выберете сотрудника, подходящего, на ваш взгляд, для выполнения определённых задач, дайте ему несложное пробное поручение, исход которого не сильно повлияет на бизнес-процессы. Будет большой ошибкой дать непроверенному человеку слишком ответственное задание, если вы не знаете, как он поведёт себя под сильным давлением. А если он успешно выполнит первое несложное поручение, это придаст ему уверенности в себе и спровоцирует стремление к покорению следующих вершин.

3. Поставьте задачу чётко и ясно

Убедитесь, что работник ясно понял, что от него требуется. Конечно, проще всего молча оставить его наедине с кучей дел, которые вы на него свалили, чем терпеливо разложить всё по полочкам. Но поверьте, чёткое видение поставленной задачи сейчас равно успеху в будущем. Проинструктируйте и отметьте нюансы. Сообщите, каких результатов вы ждёте и как часто следует отчитываться о проделанной работе. Обеспечьте всем необходимым для работы. Проведите некоторое время, наблюдая за выполнением – так вы оба будете знать, что работник действительно понимает, что делает, и он не будет дёргать вас каждый раз, когда споткнётся о какую-нибудь мелочь.

4. Установите сроки

Сроки делегированных задач всегда должны устанавливаться по обоюдному согласию. 

Избегайте расплывчатых фраз вроде «срочно», «как сможешь», «брось всё и займись этим» и т.п. Может быть, для вас «срочно» значит через час, а для работника – к концу недели.

Если поручаете сразу несколько дел, установите их очередность, важность и срок для каждой задачи. Это поможет сотруднику распределить задачи по расписанию для более эффективного управления своим временем.

5. Не забывайте о делегированной задаче

Помните, что в конечном итоге только вы отвечаете за успех делегированной задачи – ведь это по-прежнему ваша задача. Не думайте, что если «с глаз долой – из сердца вон». 

Не ждите, что работник выполнит новую задачу идеально с первого же раза. Дайте ему свободу, но не теряйте интерес. И всегда проверяйте результат.

6. Не переделывайте работу

Забирая задачу обратно и переделывая её по-своему, вы даёте понять, что вы не доверяете вашему подчинённому. Ответьте на вопросы, дайте подсказку, но пусть работник доделает или исправит всё сам – завершённый проект даст ему уверенность в собственных силах и способностях для дальнейшей работы. Пусть не идеально, но самостоятельно. Если задача выполнена, обязательно поблагодарите исполнителя.

Источник: money.usnews.com. Перевод: Лиза Потёмкина, RJob

klimovsk.rjob.ru

6 способов эффективно делегировать работу

Делегирование задач – сильная сторона лидера. Но насколько правильно вы это делаете?

Тогда как многие понимают важность делегирования задач, некоторые испытывают затруднения в этом деле. Одни считают, что только они сами способны выполнить такую работу, другие боятся, что их должность окажется под угрозой, если кто-то другой справится с их задачами более эффективно, третьи – просто не знают, в какой момент и как можно передать часть своей работы другим.

Если вам это знакомо, вы не одиноки. Согласно исследованиям агентства Gallup, 75% работодателей и руководителей имеют низкий уровень способности делегирования. Но если вы хотите, чтобы ваша компания развивалась, если вы хотите успешно продвигаться вверх по карьерной лестнице, вам придётся научиться передавать кому-то часть ваших обязанностей и задач. Вот несколько полезных советов о том, как делать это наиболее эффективно.

1. Знайте, кого попросить

Не раздавайте задачи случайно, на кого Бог пошлёт. Это даст неоднозначные результаты и может обозлить ваших сотрудников. У них у всех разные способности. Если один хорош в одном, то может быть слаб в другом. Как следует изучите своих сотрудников, чтобы знать кому что поручать. Убедитесь в том, что этот человек ответственный и надёжный. Не нагружайте его слишком большим объёмом работ.

Даже если у вас появилось право перепоручать свою работу кому-то, это не значит, что теперь вы можете делать это всегда. Перегруженный разнообразными задачами сотрудник вряд ли почувствует себя счастливым от такой своей чрезмерной востребованности.

2. Протестируйте выбранного сотрудника

Когда вы выберете сотрудника, подходящего, на ваш взгляд, для выполнения определённых задач, дайте ему несложное пробное поручение, исход которого не сильно повлияет на бизнес-процессы. Будет большой ошибкой дать непроверенному человеку слишком ответственное задание, если вы не знаете, как он поведёт себя под сильным давлением. А если он успешно выполнит первое несложное поручение, это придаст ему уверенности в себе и спровоцирует стремление к покорению следующих вершин.

3. Поставьте задачу чётко и ясно

Убедитесь, что работник ясно понял, что от него требуется. Конечно, проще всего молча оставить его наедине с кучей дел, которые вы на него свалили, чем терпеливо разложить всё по полочкам. Но поверьте, чёткое видение поставленной задачи сейчас равно успеху в будущем. Проинструктируйте и отметьте нюансы. Сообщите, каких результатов вы ждёте и как часто следует отчитываться о проделанной работе. Обеспечьте всем необходимым для работы. Проведите некоторое время, наблюдая за выполнением – так вы оба будете знать, что работник действительно понимает, что делает, и он не будет дёргать вас каждый раз, когда споткнётся о какую-нибудь мелочь.

4. Установите сроки

Сроки делегированных задач всегда должны устанавливаться по обоюдному согласию. 

Избегайте расплывчатых фраз вроде «срочно», «как сможешь», «брось всё и займись этим» и т.п. Может быть, для вас «срочно» значит через час, а для работника – к концу недели.

Если поручаете сразу несколько дел, установите их очередность, важность и срок для каждой задачи. Это поможет сотруднику распределить задачи по расписанию для более эффективного управления своим временем.

5. Не забывайте о делегированной задаче

Помните, что в конечном итоге только вы отвечаете за успех делегированной задачи – ведь это по-прежнему ваша задача. Не думайте, что если «с глаз долой – из сердца вон». 

Не ждите, что работник выполнит новую задачу идеально с первого же раза. Дайте ему свободу, но не теряйте интерес. И всегда проверяйте результат.

6. Не переделывайте работу

Забирая задачу обратно и переделывая её по-своему, вы даёте понять, что вы не доверяете вашему подчинённому. Ответьте на вопросы, дайте подсказку, но пусть работник доделает или исправит всё сам – завершённый проект даст ему уверенность в собственных силах и способностях для дальнейшей работы. Пусть не идеально, но самостоятельно. Если задача выполнена, обязательно поблагодарите исполнителя.

Источник: money.usnews.com. Перевод: Лиза Потёмкина, RJob

chehov.rjob.ru