Как найти того, кому делегировать полномочия, и как сделать это правильно. Делегировать как


Как правильно делегировать полномочия фрилансеру

делегирование задач фрилансерам

Многие руководители жалуются на то, что исполнителям нельзя ничего доверить и что проще «сделать всё самому». Причём, зачастую не важно, штатный это сотрудник или фрилансер на удалёнке. Мол, всё равно приходится заниматься рутиной, поэтому на важные управленческие решения времени практически не остаётся. Такие жалобы — признак проблем с делегированием. О том, как руководителям делегировать задачи фрилансерам, расскажем в нашей статье.

Делегирование — не поручение

Делегировать — не передать другому свою нелюбимую пыльную работу, а передать полномочия и ответственность. Чтобы выполнить задачу, исполнитель подключает необходимые ресурсы и сам отвечает за результат.

Например, скоро 8 марта, и нужно сделать рассылку о праздничной акции. Вы придумали идею, подготовили графику и заказали текст. А потом пошли с пачкой материалов к фрилансеру и поставили задачу — разослать письмо по списку клиентов. Это поручение. А делегирование — когда вы только ставите задачу, а остальное исполнитель делает сам: придумывает идею, составляет план, выполняет сам или привлекает других исполнителей. За вами только финальное утверждение.

При работе с фрилансерами к поручениям будут относиться процессные задачи: транскрибировать, перевести, набрать текст. А к делегированию — результатные задачи: написать статью, Java-скрипт, создать сайт под ключ, придумать сценарий видеоролика.

После делегирования, в отличие от поручения, на выходе должен получиться именно работоспособный продукт. За работоспособность отвечает исполнитель. Например, если вы заказали «транскрибация текста», то на выходе вам отдадут текст, который надо править и редактировать, публиковать такое сразу нельзя. А вот «вычитаю и отредактирую вашу книгу» — серьёзная заявка на делегирование исполнителю полномочий.

Зачем вообще делегировать полномочия

Какой бы руководитель ни был железный, он физически не сможет делать всё сам. Учиться делегированию — такой же необходимый навык руководителя, как выстраивание бизнес-процессов.

Контрибьютор Форбс Мартин Цвиллинг, ссылаясь на исследование профессора лондонской бизнес-школы Джона Ханта, отмечает, что только 10% сотрудников отзываются о своём руководителе как о человеке, который хорошо распределяет задачи. Также он говорит, что для руководителя-перфекциониста делегирование может стать сверхсложной задачей.

Когда руководитель отказывается делегировать и делает всё сам, он попадает в плен рутины. Повторяющиеся процессы, постоянная нехватка времени, эмоциональное истощение. Всё это не оставляет времени на то, что должен делать эффективный руководитель — управлять компанией и развивать её.

Вот что дает делегирование:

  • Фокусировка на главных задачах. Руководитель, влезающий в каждую мелочь, превращается в контрол-фрика. Делегирование разгружает руководителя. Пока фрилансер занят написанием и версткой лендинга, директор может подумать о позиционировании и каналах продвижения.
  • Обучение кадрового резерва. Регулярное делегирование превращает фрилансеров в стабильных удалённых работников. Постепенно вы сформируете кадровый резерв, на который можно положиться в любое время.
  • Высокое качество работы. Часто руководитель считает, что никто лучше него не выполнит задачу, касающуюся его бизнеса. Но если он возьмется не за своё дело, например, за вёрстку сайта, если он не верстальщик, то пострадает качество. Узкий специалист выполнит задачу быстрее и лучше.
  • Время на отдых. Руководитель физически не справится с объёмом работы, который по зубам нескольким фрилансерам. Таким образом, с делегированием у вас остаётся свободное время для восстановления сил.

Неделегируемо!

С задачами, которые можно делегировать, всё просто: это рутинные процессы, дела, на обучение которым не нужно тратить много времени, и специализированная работа. Но есть категория задач, которые нельзя передавать ни в коем случае.

  • Стратегические решения. Только вы знаете, какую цель преследует компания и как её достигнуть. Даже если попытаться делегировать эту задачу, то контроль всё равно будет съедать много времени. К стратегическим решениям относятся долгосрочные планы компании, маркетинговая стратегия и всё, где задействованы крупные суммы денег.
  • Задачи с высокими рисками. Когда речь идёт о крупном клиенте или репутации компании, берите задачу на себя или на личный контроль — слишком многое на кону.
  • Срочные задачи. Если сроки проекта поджимают, подумайте — может, вы справитесь с задачей быстрее, чем фрилансер, которого нужно вводить в курс дела и давать ему время разобраться в проблеме.
  • Дела с конфиденциальной информацией. Если задача касается коммерческой тайны или потенциального компромата, будьте осторожны. Лучше делегировать задачу надёжному сотруднику или взяться самому.

На что обратить внимание при поиске фрилансера

Анкета. Проверьте, как оформлена страница исполнителя. Настоящему специалисту незачем скрывать свои личные данные, поэтому в профиле, помимо имени для идентификации в системе, должны быть реальные фотография (не аватар) и имя.

IПрофиль специалиста по контекстной рекламе

Если фрилансер указал ссылки на страницы в социальных сетях, проверьте его там. Часто по страницам можно оценить адекватность автора. Обратите внимание на фотоальбом владельца. Откровенные фотографии или фотосеты с вечеринок должны насторожить. Также важно, на что подписан потенциальный исполнитель. Идеально, если это профессиональные сообщества.

Портфолио. Ознакомьтесь с работами из портфолио. Проведите быстрый аудит, чтобы понять, насколько фрилансер подкован технически. Например, если вы смотрите разработанный интернет-магазин, попробуйте заказать товар. Проверьте, присутствуют ли в магазине все необходимые элементы. Бывает так, что разработчик пытается впечатлить дизайном, а вот функционал сайта оставляет желать лучшего. Убедитесь, что работы из портфолио действительно принадлежат фрилансеру. Если смотрите сайт — поищите ссылку внизу.

IIОсобое внимание в портфолио стоит уделить работам, которые похожи на вашу задачу

Отзывы. Заказчики охотно делятся отзывами о проделанной работе, особенно если результат им не понравился. Проверьте, как работодатели оценивают исполнителя и что о нём пишут. Даже если есть отрицательный отзыв, посмотрите на ответ исполнителя: обычно по ответу видно, случайно ли был получен отрицательный отзыв и насколько адекватно общается фрилансер.

IIIОтсутствие отрицательных отзывов — хороший знак

Многопрофильность. Среди фрилансеров можно встретить мастеров на все руки: программирование на PHP, настройка контекстной рекламы, разработка дизайна. Сторонитесь таких исполнителей — не бывает мастеров, у которых всё получается одинаково хорошо. Выбирайте фрилансера, который специализируется в одной узкой отрасли.

«Процессник» или «результатник». Посмотрите, в каких терминах фрилансер описывает свою работу. «Создам контент-план для публикации в VK или Facebook» — указан видимый результат, это результатник, можно рассматривать для делегирования. «Сделаю рутинную работу за вас» — здорово, но это процессник, нежелателен для делегирования полномочий.

Манера общения. Когда вы проверили анкету и портфолио исполнителя, посмотрите, как он общается. Как он отвечает на отзывы, насколько он вежлив. После заказа во время обсуждения деталей проекта сдержанность и заинтересованность — хорошие признаки. Дилетанты часто многословны и обещают золотые горы.

IVПроверьте, насколько адекватно исполнитель реагирует на уточняющие вопросы

Условия оплаты. Сравните расценки исполнителя со средней стоимостью по рынку. Если цифра сильно отличается — это повод проверить фрилансера ещё раз.

Дао делегирования фрилансеру

Мы уже выяснили, что делегирование в отличие от поручения подразумевает результирующие цели, а не процессные. Тем не менее, нельзя просто написать фрилансеру «сделай мне интернет-магазин» и ждать. Фрилансер не знает специфики вашего бизнеса, даже если опыта в создании интернет-магазинов у него больше. Руководствуйтесь принципом «ружьё всегда заряжено» — то, что может быть понято неправильно, скорее всего будет понято неправильно. Поэтому:

1. Поставьте чёткую задачу. Развернуто и на понятном языке. Для начала расскажите, какую проблему вы решаете. Почему вы считаете, что решение фрилансера вам подходит. Спросите у фрилансера, что он думает о подходе. Возможно, у него есть предложения или комментарии.

  • «Владимир, мы запускаем интернет-рассылку по клиентам и посетителям сайта. Сейчас будем собирать базу подписчиков. Нужна форма для сбора контактов, которая работала бы с API сервиса Unisender. Что думаете?»

Если бы это было поручение, то вы бы написали для исполнителя техническое задание. При делегировании более вероятно, что исполнитель составит ТЗ сам и согласует его с вами. Попросите исполнителя описать сценарий работоспособного продукта: если это форма сбора контактов, то что произойдёт, если пользователь неправильно заполнит поле или отправит пустую форму, должны ли подсвечиваться поля по ходу заполнения, что увидит пользователь, когда успешно отправит свой e-mail.

Чтобы приблизить результат к вашим ожиданиям, покажите фрилансеру примеры работ, которые вам нравятся и которые не нравятся. Это упростит задачу и добавит ясности — некоторые элементы сложно описать словами.

И помните о заряженном ружье! Не бывает никаких «это подразумевалось» или «мне казалось, это очевидно». Если вы думали, что по умолчанию пользователю должно приходить письмо об успешной подписке, то для фрилансера «очевидно», что это дополнительная функция. Поэтому вот самый важный лайфхак, о котором обычно забывают:

Перед тем, как фрилансер приступит к работе, попросите его рассказать, как он понял задачу

  • «Владимир, повторите пожалуйста, как вы поняли задачу. Я не профессионал в этом деле, поэтому мог что-то неправильно сказать. Хочу убедиться, что мы оба правильно друг друга поняли. Так мы избежим большого количества правок в будущем».

Пусть фрилансер по пунктам повторит, что он будет делать. Такой пересказ исключит ситуацию, когда вы и фрилансер под одними и теми же словами поняли разные вещи. Если фрилансер отказывается повторять задачу и говорит «да и так всё понятно», лучше искать другого. Отказ от согласования обычно значит, что исполнитель будет неадекватно реагировать на правки и спорить.

2. Чётко обозначьте сроки. Самая популярная проблема при работе с фрилансерами — срыв сроков. Это потому, что исполнитель берёт одновременно несколько проектов. Он выполняет заказы сразу друг за другом, чтобы обеспечить себя заработком. Сейчас в основном на площадках подбора фрилансеров система сама следит за соблюдением сроков и при просрочке предлагает отменить или перенести заказ.

Поэтому всегда закладывайте сроки с запасом — минимум 20% дополнительного времени. Спросите у исполнителя, что будет, если вдруг он не управится по времени. Самый надёжный исполнитель тот, который  гарантирует сроки финансово: за каждый день просрочки фрилансер предоставляет дополнительный объём работ. К такому «извинению» подрядчики периодически прибегают за просрочку. За досрочное выполнение заказа по возможности назначайте бонус — докупить дополнительную опцию. Такой ход повысит приоритет вашего проекта в очереди. Иногда фрилансеры или площадка сами закладывают возможность чаевых.

Если проект срочный и ответственный — оставьте его проверенным фрилансерам. Новичкам лучше давать не горящие задачи. Но при этом обозначьте жёсткие сроки — если что-то пойдёт не так, можно будет перекинуть задачу. Так вы протестируете, насколько ответственно фрилансер подходит к делу.

3. Запланируйте контрольные точки. Если вы делегировали приличную по объёму задачу, например, создание лендинга, лучше разбейте задачу на несколько подзадач и обсудите их с фрилансером. Для каждой подзадачи установите контрольные точки — время, когда вы будете проверять результат работы. Договоритесь, что через 24 часа фрилансер покажет вам прототип, а через 48 — текст в гуглдоке. Чтобы контролировать было ещё проще, можно использовать специальные сервисы. Дайте фрилансеру доступ к вашему Trello или Asana, это мотивирует.

С контрольными точками вы можете вовремя предотвратить серьёзные проблемы. На первой же точке будет понятно, справляется ли подрядчик с задачей. Если вас не устраивает скорость работы или качество, прощайтесь с исполнителем тут же. Так вы сэкономите время на поиски нового фрилансера.

VДоска задач в Trello

Создайте три типа карточек: список задач, задачи в работе и задачи на проверку. Заполните задачами первый список. Для каждой карточки укажите крайний срок. Все необходимые файлы и ссылки можно оставить в комментариях.

VIСоздание карточки с задачей

Пусть фрилансер сам перетаскивает задачи по мере их выполнения. Так вы будете постоянно в курсе дел: какие задачи уже можно принимать, и где исполнитель не успевает. Кроме того, не нужно постоянно дергать фрилансера с вопросами о ходе работы.

Как принимать работу и просить о правках

Итак, фрилансер закончил работу и вам нужно её принять. Проверьте работоспособность проекта: если это форма подписки — подпишитесь. Если интернет-магазин — сделайте заказ. Проверьте всю цепочку, через которую придётся пройти обычному пользователю. Параллельно записывайте вопросы, которые у вас возникают.

На этапе проверки важно собрать все замечания и доработки в одном списке. Иначе придётся мучать фрилансера постоянными мелкими правками после сдачи. Поэтому повторите тестирование несколько раз.

Каждый пункт правки нужно описывать подробно. Например, вам кажется, что кнопка отправки должна быть на одном уровне с полем ввода. Комментарий «переместить кнопку на уровень поля ввода» будет выглядеть, как обычная хотелка. Правильно — аргументировать каждое замечание: «На сайтах наших конкурентов кнопка обычно расположена на одном уровне с полем ввода. Пользователям будет привычнее видеть нашу форму такой же». Почему стоит аргументировать, подробно рассказывает Роберт Чалдини в своей книге «Психология влияния».

По возможности спрашивайте мнение фрилансера, а не просто указывайте на правки и возможные доработки

Так вы можете получить ценный совет специалиста и, кроме того, обозначить, что уважаете исполнителя как эксперта. Последнее поможет в дальнейших отношениях.

Когда список с доработками готов, отправьте его фрилансеру. Небольшие правки исполнитель, скорее всего, реализует сразу же. За серьёзные доработки, которые не учли на этапе сценариев, придется доплатить. Решения по правкам вне оговоренного сценария исполнитель принимает на своё усмотрение, поэтому важную роль здесь играют сложившиеся между вами отношения. Если вы были вежливы и доверительны, то фрилансер пойдет на уступки.

В ваших интересах продолжить сотрудничество с адекватным подрядчиком, чем каждый раз тратить время на поиски нового. Поэтому, после приёмки, дайте качественную обратную связь: отметьте, что у исполнителя получилось лучше всего и над чем стоит поработать.

Чек-лист для выбора фрилансера

Поиск фрилансера и делегирование задачи — ответственный процесс. От него зависит бюджет, сроки и качество проекта. Вот чек-лист, который закрепляет все тезисы статьи. Когда вам понадобится фрилансер — проверьте, соответствует ли он всем необходимым критериям.

Список кандидатов

  • Выбрать понравившиеся предложения услуг.
  • Из понравившихся выбрать исполнителя по профилю.

Анкета исполнителя

  • Убедиться, что профиль живой: с фотографиями и настоящими данными о себе.
  • Ознакомиться с портфолио.
  • Почитать отзывы.
  • Проверить, профильный ли специалист.

Общение с фрилансером

  • Проверить на адекватность: приветлив ли, вежлив ли, интересуется ли проектом.

Постановка задачи

  • Рассказать в общих чертах о проекте и задаче.
  • Составить сценарий по пунктам.
  • Показать, что нравится у других.

Согласование задачи

  • Попросить исполнителя рассказать, как он понял задачу.

Определение сроков

  • Согласовать крайний срок сдачи.
  • Определить контрольные точки.
  • Договориться о мерах, если сроки не будут соблюдены.
  • Назначить бонус за сдачу раньше срока.

Приёмка работы

  • Изучить и протестировать проект.
  • Составить список всех вопросов и доработок.
  • Согласовать список с фрилансером.

Завершение задачи

  • Заплатить.
  • Поблагодарить.
  • Дать обратную связь: что хорошо и над чем стоит поработать.
  • Предложить дальнейшее сотрудничество.

Статья опубликована на портале Biz360

Похожие записи

blog.kwork.ru

Делегирование. Что? Кому? Как?

Источник: Vmasterclass.ru

 

Два руководителя между собой:

— Коллега, как вы думаете, секс — это работа или развлечение?

— Думаю, что развлечение… Была бы работа — давно бы делегировали.

— Спасибо за отличную идею, коллега!

Делегирование — это передача задания, проекта или функций для выполнения другому человеку.

Три вопроса, неизбежно возникающих при делегировании: Что делегировать? Кому? Как?

Что нужно делегировать? И почему это не всегда получается?

1. Рутинную работу. Если простые действия повторяются постоянно, то их выполнение несложно организовать. Но до того приятно бывает заняться чем-то привычным, хорошо знакомым. Добавляет уверенности, успокаивает, доставляет удовольствие. Появляется гордость за собственную умелость. Дополнительное удовольствие заключается в недовольном ворчании «чертова рутина», «кручусь, как белка в колесе». Мечта работоголика. Занятие еще называют «руководитель в песочнице». «Смотрите, как быстро я умею счета оформлять».

2. Специализированную деятельность. Не стоит выполнять работу специалистов. У них, как правило, лучше и быстрее получается. Да и дешевле, с учетом стоимости времени руководителя. Хотя иногда очень хочется доказать, что и мы не лыком шиты, и ничего тут сложного нет, в принципе. «Отчет я могу не хуже бухгалтера подготовить. Только уйдет на это неделя чистого времени, и вопросы у налоговой возникнут непременно…».

3. Частные вопросы. Отдельные, слабо связанные с основной работой дела увлекают именно своей непохожестью на рутину. Так приятно поломать голову над тем, какого цвета стол поставить в каморку сисадмина. Хотя разницы нет ни для кого.

4. Подготовительную работу (проекты и т. п.). Трудно бывает смириться с мыслью, что Яндекс выдает одинаковый ответ на запрос генерального и на запрос стажера, а стрелочную диаграмму в состоянии построить даже школьник, если потратить 15 минут на объяснения. А вот разобраться в том, что получилось, и куда это можно применить — здесь-то и потребуется терпение, управленческий талант и стратегическое мышление. Решение все равно принимать руководителю.

5. Важные средне- и долгосрочные задачи из сферы вашей деятельности, которые могут мотивировать сотрудника и способствовать росту его профессионального уровня. Развивающие эксперименты и тренировка подчиненных хороши, когда на них есть время. А чтобы не переживать, что сотрудники перегонят руководителя, свой уровень тоже приходится непрерывно повышать. Стимулирует.

Что нельзя делегировать?

1. Такие функции руководителя, как установление целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль результатов и т. п. Управленческие функции, одновременно предполагающие глубокое понимание работы всех внутренних систем предприятия и знание ситуации во внешней среде. Вряд ли кто-то из подчиненных ориентируется в этом лучше руководителя.

2. Руководство сотрудниками, их мотивация. То есть то, собственно, за что руководителя называют руководителем. Подчиненные могут себя мотивировать сами. Но вот то, на что они себя мотивируют, вам может не понравиться.

3. Задачи особой важности. Все равно, пока не будет сделано, ни о чем другом думать не получится.

4. Задачи высокой степени риска. Возможно, вы готовы риск переложить на подчиненного, но готов ли он его принять? А шампанским вы готовы делиться? Кстати, в случае неуспеха можно будет обойтись без увольнений — себя-то вы сможете простить и оправдать.

5. Необычные, исключительные дела. У руководителя шире взгляд на ситуацию. Больше шансов справиться. К тому же будет что вспомнить вам и вашим сотрудникам. И PR-щик вам спасибо скажет за информационный повод. Так рождаются легенды.

6. Актуальные, срочные дела , не оставляющие времени для объяснения и перепроверки. Собрать и распечатать документы — не ваша работа, но 10 вечера, и поезд через полчаса.

7. Задачи строго доверительного характера. Тс-с-с. Об этом — ни слова. Еще один полезный вопрос, который стоит задавать себе при выборе задач для делегирования: А нужно ли это делать вообще? Бессмысленные задания убивают мотивацию сотрудников надежно и надолго.

Кому делегировать?

Звонит генерал полковнику:

— Слушай, у тебя там не найдется пары толковых майоров? Мне дома диван надо передвинуть.

Делегируя, руководитель рискует. Дело может быть сделано не вовремя, некачественно, или не сделано вообще. Хочется подстраховаться и поставить на выполнение задания как можно более опытного сотрудника. Поэтому их вечно не хватает. И стоит время таких сотрудников дорого. А бюджеты не резиновые. Кому что поручать?

Когда сотрудник только приступает к новой деятельности, он обычно практически ничего не умеет, но работать хочет, и стремится сделать все как можно лучше. Берется за все, что скажут. Выкладывается. Так и хочется делегировать человеку что-нибудь ответственное. Поручили. Забыли. Лучше бы потом и не вспоминали. Ресурсы затрачены впустую. Руководитель в ярости. «Никто ничего делать не умеет». «Лучше бы и не брался». Сотрудник (если его не уволили сразу) в печали. «Но я же старался». «Да чтобы я еще раз…»

Новичкам необходимы четкие пошаговые инструкции и практически непрерывный контроль. Поручать выполнение самостоятельных заданий можно разве что для оценки уровня навыков. Несколько неуспехов — и мотивация на нуле. Напротив, ничто так не поддерживает у новичка желание работать, как ощущение «у меня получается».

Начальная мотивация новизны рано или поздно заканчивается. Взгляд сотрудника потухает. Умеет он ненамного больше новичка. А желание работать уже пропало. «Наверное, я вообще не создан для этой работы». Руководителю такого исполнителя сильнее всего хочется пристрелить из милосердия, или хотя бы уволить. Поручать такому что-либо — да что я, враг делу? «Мало того, что ничего не умеют, так ничего и не хотят делать» «Только из-под палки». Самые трудные подчиненные. «А ведь когда только пришел, как старался. Не иначе, прикидывался».

Исполнителю стоит делегировать малоответственные, несложные задания. Желательно с пошаговыми инструкциями. Идеально — рутинные задачи. На исполнителях держится конвейер. Почаще напоминать и контролировать. Обязательно отмечать успехи. В целях профессионального роста — менять задачи.

Как делегировать так, чтобы не возникло проблем? Что необходимо учесть? Правила делегирования

1. Желаемые результаты

— Все понял?

— Все понял!!!

— Что понял?

— Что понял!!!

Придется потратить время, чтобы понятно описать сотруднику то, чего вы от него хотите. Для начала, это необходимо понять самому. Описание должно быть ярким и образным, конкретным и логичным. Хорошо запросить обратную связь и проверить, что именно понял сотрудник. Вы должны объяснить, ЧТО и КОГДА должно быть сделано, а вот думать КАК — это уже задача сотрудника.

2. Правила и условия

«Только седьмую дверь не открывай…»

«Не влезай — убьет!»

Слишком много правил — сотрудник теряет самостоятельность и может запутаться. Слишком мало — рискует совершить дорогостоящую ошибку. Для особо важных правил иногда стоит обозначить последствия нарушения.

3. Ресурсы

— Шура, жарьте рыбу!

— Так рыбы же нет!

— Вы, Шура, пока жарьте! Рыба — будет!

Не забудьте предоставить в распоряжение сотрудника все необходимые ресурсы: финансовые, технические, организационные. Обязательно ограничьте объем, оговорите действия в случае нехватки и спросите у сотрудника, чего ему еще не хватает. Иначе вместо сделанной работы получите любимую отговорку.

— Почему не стреляли?

— На это была тысяча причин. Во-первых, не было патронов…

4. Отчетность

— Ой, что это?!

— А мне нравится.

Оговорите с подчиненным сроки и критерии оценки результатов. Возможно, стоит назначить даты промежуточного контроля, чтобы иметь возможность исправить ошибки на ранних стадиях проекта.

5. Последствия

«Грудь в крестах или голова в кустах»

Что ждет сотрудника в случае успеха, а что — в случае неуспеха. Важно оговорить заранее, чтобы сотрудник мог взвесить соотношение риска и вознаграждения. Отсутствие четких договоренностей рождает домыслы, страхи и необоснованно высокие ожидания.

Умело используя навыки делегирования, руководитель высвобождает собственное время, помогает развиваться сотрудникам и повышает эффективность работы организации.

hr-portal.ru

Как найти того, кому делегировать полномочия, и как сделать это правильно

В каких случаях руководителям следует делегировать полномочия и как это делать с минимальными рисками. Рассказывает бизнес-тренер по развитию управленческих компетенций Вероника Коппек.

Фото с сайта jumpintotheword.com

– О том, что мешает белорусским менеджерам делегировать полномочия и к чему это приводит, мы писали ранее. Сегодня речь о том, как правильно раздать задачи, чтобы работа была сделана качественно.

Делегировать полномочия нужно только тогда, когда вы видите, что в коллективе есть человек, который справится с задачей. 

Фото с сайта cotes.ru

Причины передать часть нагрузки могут быть следующими:

  • Вы хотите внести разнообразие в работу своего подчиненного
  • Вы хотите дать импульс развитию сотрудника или готовите заместителя, преемника
  • У вас есть более важные и срочные управленческие задачи
  • У вас остается слишком мало времени для того, чтобы думать и принимать управленческие решения

Есть ряд вопросов, которые нельзя делегировать

Ни при каких обстоятельствах не стоит отдавать рядовым сотрудникам:

  • Решения, связанные со стратегическим развитием компании
  • Кадровые решения (найм, увольнение, ротация, распределение вознаграждения)
  • Дисциплинарные решения (наказания, штрафы)
  • Контроль за важными бизнес-процессами
  • Задачи, сопряженные с большим риском для стабильной работы компании
  • Задачи, связанные с работой с конфиденциальной информацией
  • Личные просьбы вышестоящего руководителя или клиента

Если ваш подчиненный – линейный менеджер, тогда вы естественным образом передаете ему часть управленческих полномочий в рамках его зоны ответственности. Но исполнителям этот круг задач отдавать нельзя.

Как правильно выбирать того, кому и что делегировать

Независимо от того, насколько хорошо вы знаете своих подчиненных, я рекомендую делать анализ каждый раз, когда вы решаете вопрос – кому отдать задачу?

Анализ предполагает взвешивание альтернатив по определенным критериям. По каждому сотруднику нужно задать себе ряд вопросов:

1. Компетенция. Есть ли у человека опыт выполнения аналогичных задач? Есть ли у него необходимые способности, знания и навыки?

2. Мотивация. Будет ли ему интересна эта работа? Могу ли я мотивировать его?

Фото с сайта life.ma

3. Загруженность. Есть ли у него время для выполнения этого задания? Есть ли у меня возможность перераспределить его нагрузку?

4. Развитие. Может ли эта работа помочь сотруднику в достижении его целей? Нужно ли мне выявлять его способности к этой работе?

Делегируйте тому, кто лучше всего соответствует этим критериям.

Как правильно делегировать полномочия

Последовательность действий при делегировании может быть такой:

1. Сформируйте список задач, которые вы планируете поручить.

2. Четко сформулируйте для себя ЧТО вы должны делегировать, КОГДА и КАК это лучше сделать. Выбор времени и способа постановки задачи особенно важен, поскольку повлияет на качество ее понимания сотрудником и, соответственно, результат. То есть задачу нужно ставить в тот момент, когда подчиненного ничего не будет отвлекать и он сможет понять ее суть правильно.

3. Определите лучшего исполнителя, который способен справиться с задачей и мотивирован на выполнение этой работы.

4. Подумайте как вы могли бы поощрить хорошее выполнение поручения.

5. Оцените все риски делегирования и постарайтесь их снизить.

Фото с сайта expertbeacon.com

6. Поставьте задачу, обсудите с сотрудником ее суть и объем работы, объясните значимость вашего поручения.

7. Поделитесь с исполнителем своими наработками и опытом, чтобы лучше подготовить его к выполнению этой работы. Важно чтобы сотрудник не столько запомнил суть задания, сколько понял почему он должен его выполнить. Для этого нужно пояснять, почему нужно сделать именно так или к этому сроку.

8. Определите, какие полномочия понадобятся сотруднику, чтобы решить задачу и предоставьте необходимые ресурсы.

9. Консультируйте и контролируйте сотрудника в процессе работы. Даже если вы привыкли считать его компетентным и ответственным, то в выполнении новой для себя работы он может допустить ошибки. Уделяя внимания исполнителю, вы сможете снизить вероятность их появления.

10. Оцените результаты и наградите сотрудника. Даже если в первый раз итоги вас не устроят, поблагодарите его за то, что взял на себя ответственность. Проанализируйте причины неудачи и примите решение – стоит ли в будущем отдавать эту работу именно ему.

При делегировании важно определить случаи, когда сотрудник может принимать решения сам, а также составить список коллег, с которыми ему нужно контактировать. Необходимо пресекать попытки переделегирования: когда сотрудник пытается переложить работу на руководителя или другого специалиста.

Очень важно то, как вы поговорите с подчиненным, которому собираетесь что-то поручить. Почувствуйте разницу между вариантами: 

Признак того, что вы говорите правильно – у сотрудника возникает желание выполнить ваше поручение.

Чем еще можно мотивировать сотрудника при делегировании

Список такой:

  • Новыми интересными задачами или уменьшением доли рутины
  • Более высоким уровнем ответственности
  • Возможностью получить новый опыт/знания
  • Подготовкой к более высокой должности, возможностью проявить себя в новой роли
  • Возможностью получить дополнительное вознаграждения/надбавку/ повысить оклад
  • Повышением статуса в коллективе
  • Получением дополнительных льгот или привилегий (отгул, график работы, право выбирать задачи и т.п.)

И еще. Делегирование – это один из способов удержания талантливых инициативных сотрудников, а не только возможность высвободить время руководителя. Поэтому даже если у вас очень много свободного времени – есть причина задуматься о делегировании.

Вероника Коппек

Бизнес-тренер по развитию управленческих компетенций. 

15 лет опыта работы в сфере управления человеческими ресурсами, 10 из которых на управленческих должностях (руководитель департамента рекрутинга КГ «Здесь и сейчас», директор по персоналу ГК «Дольче вита» (дистрибьютор концерна L'Oreal в Беларуси), сountry HR manager в компании Yota Bel.  

Среди клиентов такие компании, как EPAM, Wargaming, «Сквирел», Caparol, Proplex (РФ), Heliopark (РФ) и др. 

Опыт преподавания для сотрудников Google (США, Калифорния).

probusiness.io

почему мы не умеем делегировать и как этому научиться

Облом заключается в том, что вещи, которые вы делаете очень хорошо, точно так же хорошо и даже быстро может делать кто угодно еще. И вот сюрприз: у вас нет больше преимуществ, потому что в сутках всего 24 часа и у любой персональной эффективности есть предел.

Это похоже на бег во сне: стараешься изо всех сил, а в результате не можешь сдвинуться с места.

И тут вы понимаете, что без умения делегировать об успешной карьере и говорить нечего. Даже если вы фрилансер, работающий исключительно на себя, всегда есть что-то, что правильнее всего поручить кому-то еще. Не обязательно человеку. Для начала не стоит игнорировать достижения технического прогресса: полезные приложения или CRM-системы .

А еще почти у каждого бывает отпуск, который не должен становиться проблемой ни для компании, ни для работника. И в этом случае без умения правильно делегировать свои обязанности приходится особенно туго.

В некотором смысле нежелание и неумение делегировать оправдывается тем, что это не так просто, как кажется.

Итак, почему мы не умеем и не любим делегировать?

Проблема: многие процедуры слишком запутаны

Во-первых, иногда в процедурах нужно разобраться самому, особенно если эти процедуры сложились исторически. Есть большая вероятность, что в процессе разбирательства у вас откроются глаза на то, что «исторически» у вас сложилось что-то не то.

Рутина — на то она и рутина, чтобы не думать, почему одни и те же бумаги путешествуют из бухгалтерии к коммерческому директору через отдел распространения трижды, хотя здравый смысл подсказывает нам, что, если хоть кто-то в этой цепочке включит голову, процесс пойдет куда быстрее.

Решение: внесите ясность

Так или иначе, перед тем как что-либо делегировать, составьте подробный план и запишите, что, когда и в какой последовательности нужно делать. Шаг за шагом. И чем проще и подробнее, тем лучше.

У большинства из нас есть некоторое количество простых, но раздражающих задач, которые мы должны выполнять на «полурегулярной» основе, но от них, к сожалению, иногда зависит работа всей системы.

Примерно раз в год редактор одного научно-популярного сайта Юля С. должна была контролировать оплату хостинга (почему в большом издательском доме при живых техническом директоре, системном администраторе и еще куче специально обученного народа оплату хостинга должен был контролировать редактор — другой вопрос). Задача была повторяющейся, но выходила за рамки привычного круга должностных редакторских обязанностей. Собираясь в очередной отпуск и передавая дела коллеге, Юля просто упустила ее из виду. Хостинг оплатили с опозданием, и ресурс был отключен на сутки.

Чтобы не повторить Юлино «достижение», когда вы в следующий раз столкнетесь с подобной «полурегулярной» задачей, не доверяйте своей памяти, а лучше занесите задачу в календарь и составьте четкую инструкцию на случай, если ее выполнение нужно будет делегироватькому-то еще. Да, вы потратите несколько минут сейчас, зато сэкономите время и исключите возможность серьезных провалов в будущем.

Проблема: это требует времени

Сама мысль о том, что нужно потратить какое-то время сейчас, чтобы обучить коллегу или подчиненного выполнять часть ваших задач, для того чтобы сэкономить время в будущем, мало кого мотивирует. Особенно когда понимаешь, что сам ты можешь сделать это гораздо быстрее.

Решение: наберитесь терпения

Ничего не поделаешь — обучение требует времени, просто примите это как факт, и все. Когда вы наконец созреете или будете вынуждены делегировать задачи коллегам, убедитесь что вы:

— не торопитесь. Помните: то, что для вас является доведенным до автоматизма навыком, для всех остальных — совершенно новая информация, для осознания которой требуется гораздо больше времени;

— не забыли проверить, как коллеги справляются с новой для себя задачей, и помогли им в случае необходимости;

— полностью передали ответственность за выполнение задачи. Это значит, что вы не вмешиваетесь без лишней необходимости.

Например, если у вас был клиент, с которым вы общались по электронной почте пару раз в месяц, и по каким-то причинам вы передали этого клиента своему коллеге, то предупредите клиента, что впредь он будет иметь дело не с вами.

Если речь идет о единовременном делегировании (отпуск, больничный, командировка), лучшим вариантом является подробная письменная инструкция. Ни в коем случае нельзя просто сваливать свою работу на кого-то другого в надежде, что сами не дураки и как-нибудьразберутся. А еще в идеале вы должны быть доступны, когда у сменщика возникнет важный вопрос.

Проблема: это требует смелости

«Если хочешь, чтобы работа была сделана хорошо, сделай ее сам» — выбросьте из головы эту дурацкую идиому. Лучше задумайтесь о том, как ловко нежелание делиться простыми задачами отвлекает вас от сложных, и вот уже, вместо того чтобы делать настоящую работу, вы заняты рутинными процедурами.

Самая главная проблема делегирования заключается в осознании, что большая часть работы, которую ты ежедневно выполняешь, строго говоря, не является настоящей работой и может быть сделана кем угодно.

Речь идет о принятии того факта, что ты не единственный человек на планете и даже в отдельно взятом офисе, который может справиться со своей работой. И если ты уйдешь в отпуск на пару недель, мир точно не рухнет.

Решение: избегайте бесполезной занятости

Бесполезная занятость — это видимость работы, которая создает иллюзию, что мы трудимся в поте лица. Типичный пример бесполезной занятости — это бесконечная проверка электронной почты, зависание в соцсетях, составление однотипных договоров или простых, шаблонных отчетов.

Так что, если вы выстроили рабочие процессы достаточно четко и передали адекватным коллегам «сакральные» знания о том, как тут все работает, нет никаких оснований сомневаться, что они сделают эту работу не хуже вас.

thebigplans.ru

hr-portal.ru

Что можно делегировать и что нельзя

В жизни каждого предпринимателя или профи-фрилансера рано или поздно наступает момент, когда успеть все самостоятельно становится невозможно. А если возможно, то это требует забыть обо всем и полностью посвятить себя работе. Если вам надоело пахать сутками и не видеть белого света, значит, пришло время разобраться, что можно делегировать, а что нельзя делегировать в вашей работе, и как сделать этот процесс наименее стрессовым и наиболее эффективным.

Нам все время кажется, что лучше нас не сделает никто. Возможно, это так, а возможно, что и нет. Есть люди, предрасположенные к рутинной работе, а есть те, кому легко дается решение креативных или организационных задач. К какой категории вы бы ни относились, у вас в руках козырь: под каждую задачу можно найти человека, который будет делать ее хорошо или даже очень хорошо.

От ошибок никто не застрахован. Не стоит рассчитывать на то, что наемные работники будут стараться так же, как вы для себя. Но золотая формула делегирования гласит, что нужно определить минимально допустимый уровень качества, ниже которого опускаться нельзя. Решите, где он, в вашем понимании, а потом запишите, чтобы обсудить это на собеседованиях.

Многие предприниматели так боятся, что их будущие сотрудники будут работать плохо, что откладывают поиск помощников месяцами или даже годами. В этой ситуации важно понять, что делать все самостоятельно – тупиковый путь.

Узнайте про типичные ошибки начинающих предпринимателей в статье по ссылке и не попадайтесь в эти ловушки.

Что нельзя делегировать в процессе управления, так это принятие стратегических решений. Вы должны понимать, как работает ваш бизнес в целом, и искать исполнителей под конкретные направления. Задачи, которые можно делегировать, зависят от масштаба бизнеса. Иногда даже самостоятельному специалисту стоит нанять личного помощника, чтобы освободить свое время для решения действительно важных вопросов. Для более крупных бизнесов актуально делегирование продаж, работ по продвижению в социальных сетях, SEO, технических моментов и так далее.

Решиться делегировать – это только полдела. Вторая половина успеха кроется в грамотном подходе к этому процессу. Давайте разберемся в деталях грамотной передачи части своей работы другим людям.

Как правильно делегировать обязанности:

1. Определите, какие именно дела вы готовы передать другому. От этого будет зависеть перечень задач и требований к исполнителю.

2. Тщательно выбирайте сотрудника, а потом доверяйте ему. Делегировать полномочия стоит тому, кто хорошо знает свою работу, способен самостоятельно принимать решения в мелких вопросах и не будет дергать вас по двадцать раз в день. Постарайтесь проверить это качество на этапе собеседования и начинать работу только с теми людьми, у которых «есть голова на плечах». Но имейте в виду, что хороших исполнителей не нужно проверять каждую секунду. Договоритесь о контрольных точках и спокойно занимайтесь своими делами.

3. Составляйте инструкции. Четкий регламент необходимых от исполнителя действий сильно упрощает жизнь обеим сторонам. Сотрудник понимает, что от него нужно и как это сделать, а вы уверены в том, что задача сформулирована корректно. Да, создание инструкций требует времени, но грамотное делегирование полномочий всегда требует системного подхода. Сделав инструкцию однажды, вы сможете использовать ее годами, внося корректировки только при необходимости.

4. Введите систему отчетности. Уже на этапе обсуждения вакансии сотрудник должен понимать, как ему предстоит отчитываться о проделанной работе. Придумайте удобный формат в Word, Ecxel, Evernote или другой программе, задайте периодичность и требуйте четкого исполнения этого пункта.

5. Разделяйте компетенции между сотрудниками и давайте им распределенный доступ к информации. Это даст вам уверенность в том, что хитрый подчиненный не сможет «увести» ваш бизнес. В решении этой задачи также поможет создание сильного личного бренда. Клиенты будут знать, что лицо компании – именно вы, и не согласятся работать с самозванцем.

Что значит делегировать в мире высоких скоростей? Это значит быть на шаг впереди, потому что делать много и делать важное – совсем не одно и то же. Как только вы это осознаете, все само собой встанет на свои места. В этой статье мы постарались рассказать, как делегировать с максимальной пользой и безопасностью. Вы можете закрыть вкладку и оставить все как было, а можете взять работающий инструмент и сделать свою жизнь и свою работу более интересной и разнообразной. Выбор за вами!

Если Вас интересует предпринимательство, попробуйте свои силы в 10-дневной бизнес-игре «Твой Старт», в которой Вы начнете зарабатывать на своем деле, используя свои таланты и сильные стороны!

bizcase-lab.ru

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя – Клуб директоров

Делегирование упрощает жизнь и помогает выделить время на действительно важные проекты. Но, оказывается, оно положительно влияет и на тех, кто получает в свое распоряжение новый участок работы.

Кейт Мацудайра (Kate Matsudaira), опытный тимлид, рассказывает о том, каких правил стоит придерживаться при делегировании задач, чтобы оно пошло всем на пользу.

Начав свою карьеру в качестве младшего инженера, я не могла дождаться повышения. Регулярно перечитывала внутреннюю документацию, регламентирующую продвижение по карьерной лестнице, и оценивала свои достижения в соответствии с ней. Тогда я еще не понимала, что значит быть старшим специалистом.

Старший инженер должен быть подкован в техническом плане, уметь общаться с людьми, быстро принимать решения в неоднозначных ситуациях, стремиться к росту и нести ответственность за других людей. Можно сказать проще — он должен быть лидером.

Я работала со многими талантливыми инженерами и заметила, что они предоставляют возможности для развития всем, кто рядом. Если такие люди приходят в команду, окружающие становятся более продуктивными и мотивированными.

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя

Зачем делегировать?

Разница между инженером и старшим инженером — в умении обучать и развивать своих коллег. Важная составляющая обучения — делегирование.

Если научиться делегировать правильно, происходит вот что:

  • внезапно появляется время для работы над новым проектом. Вам больше не нужно тратить его на рутинные действия, контролировать каждый шаг и исправлять чужие ошибки;
  • вы наблюдаете за тем, как коллеги растут и учатся, принимая на себя все большую ответственность и «прокачивая» свои умения;
  • вы замечаете, что люди вокруг становятся более продуктивными и трудолюбивыми, имея возможность учиться на своих ошибках и принимать новые вызовы.

Почему некоторые руководители боятся делегировать?

  • когда вы — единственный, кто разбирается в тонкостях работы системы, все знают о вас и обращаются за помощью. Осознавать свою незаменимость приятно;
  • всем нам нравится работать над тем, в чем мы являемся экспертами;
  • вы переживаете о том, что те, кому будет передан проект, сведут на нет всю проделанную ранее работу;
  • на то, чтобы объяснить другому, как работает система, нужно больше времени, чем на самостоятельное выполнение задачи. А кто не любит быть эффективным?

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя

7 правил успешного делегирования

Даже если вы осознаете все плюсы, делегирование остается сложной задачей. Придется не только научиться доверять другим, но и правильно оценить объем необходимой им для развития информации. Опираясь на личный опыт, я составила список из семи основных правил успешного делегирования:

1. Измените свое мышление.

Вы, думаю, слышали фразу:

«Дайте человеку рыбу, и он будет сыт один день. Научите человека ловить рыбу, и он будет сыт всю жизнь».

Ее можно применить и к работе.

Если вам жаль времени, которое придется потратить на пояснения, то вы никогда не сможете научить чему-то другого. Конечно, быстрее сделать самому. Но вы должны сосредоточиться на перспективах, а не на текущей эффективности.

2. Передавайте дела постепенно.

Начните с легких задач — например, с исправления простых ошибок, написания тестов или разработки документации. Это позволит человеку разобраться в процессе и не получить шок от внезапно свалившегося на него объема работ. Важно также, чтобы эти задачи не были срочными.

3. Позвольте людям находить решения самостоятельно.

Услышав вопрос, мы обычно стремимся сразу на него ответить. Это объяснимая, но не самая верная реакция. В следующий раз постарайтесь сдержаться и вместо готового решения предложить коллеге ответить на такие вопросы:

  • какие способы решения проблемы ты уже испробовал?
  • ты говоришь, что пытался. Что именно ты делал?
  • какие материалы ты изучил? В чем не смог разобраться?
  • ты искал ___________________________? (Вместо пробела подставьте то, что вы используете в аналогичной ситуации, чтобы найти ответ).

Нужно продемонстрировать, как вы обычно решаете задачи такого типа, а не предлагать варианты.

Учимся делегировать. 7 главных правил для руководителя

4. Помогите составить план.

Не позволяйте человеку действовать на свое усмотрение — попросите написать план и показать его вам. Обязательно дайте обратную связь (в идеале — задавая наводящие вопросы, а не предлагая готовые решения). Такая совместная работа поможет вам чувствовать себя увереннее, а коллеге — использовать ваши знания и опыт.

5. Выберите способ контроля.

Это необходимо делать каждый раз, когда кто-то в вашей команде получает новые обязанности и ответственность. Подумайте, какая информация и как часто вам нужна, чтобы понимать, как продвигается работа, и утвердите график встреч с определенной регулярностью. Важно сделать так, чтобы получить необходимые данные можно было, не отвлекая людей и не придираясь к деталям.

6. Не стремитесь к совершенству.

Человек, который осваивает новую для себя область, вряд ли поймет все правильно с первого раза. К тому же, у каждого из нас есть свой подход к решению задач. Будьте готовы к этим различиям и смиритесь с тем, что другие люди поступают не так, как вы. Если беспокоитесь о результате, на старте не забудьте рассказать исполнителю о своих критериях оценки качества выполнения задачи.

7. Создайте команду лидеров.

Недавно я прочла книгу Дэвида Маркета (L. David Marquet) «Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders» и влюбилась в нее. Один из главных уроков, который я вынесла, заключается в следующем: быть хорошим лидером, значит, позволить людям вокруг стать экспертами в своих областях.

Когда кто-то из членов команды обращается с вопросом, я спрашиваю: «Как ты думаешь, что я скажу?». В большинстве случаев ответ совпадает с моими мыслями.

Если этого не происходит, я понимаю, что исполнителю не хватает какой-то важной информации, которой я пренебрегла при постановке задачи. Такой подход изменил моих коллег — они перестали задавать мне вопросы и вместо этого начали давать рекомендации и просить подтверждения.

Обучать других и делегировать — сложные задачи, но, научившись этому, вы станете еще более ценным для своей команды. С этого момента вы из эксперта превратитесь в человека, способного помочь другим стать лучше. Что может быть интереснее, чем работать с таким специалистом бок о бок?

Екатерина Бакланова

Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.

dirclub.ru

Делегирование полномочий руководителем – путь к успеху

Всем привет! Я уже как-то рассказывал свою историю того, как я начал делегировать полномочия, но в этот раз хочу коснуться не денежного аспекта делегирования (хотя о нём тоже пойдёт речь), а того, когда нужно начинать делегировать, как почувствовать, что нужно делегировать, зачем это делать и нужно ли вообще отдавать работу другим людям.

Содержание статьи:

Немного философии

Прежде чем переходить непосредственно к описанию принципов делегирования хочу немного рассказать о том, как я себе представлял данный процесс раньше.

Также сразу хочу оговориться, что всё написанное – это чисто мой опыт, я никаких книжек не читал по этому вопросу, может быть, я делаю или делал что-то неправильно, я не претендую на то, чтобы по моей статье учили студентов в институте.  Однако, раз у меня всё получается и идёт так как я запланировал, значит я всё делаю правильно и имею право делиться опытом с другими, возможно, кому-то эта информация будет полезной.

Итак, когда я только пришёл в интернет-бизнес, а это случилось почти 4 года назад, и, когда у меня начало получаться зарабатывать деньги в Интернете, я поставил себе цель, что через год я начнут зарабатывать N-ую сумму денег, часть из которой я буду платить сотрудникам, которым я полностью отдам решение всех своих задач, а сам ничего не буду делать, просто стану путешествовать по стране и миру.

Делегирование полномочий

В итоге цель я достиг, я стал зарабатывать запланированную сумму денег через год (даже немного больше), кроме того, у меня получилось раздать часть своей работы сотрудникам, но как ни странно, меньше работы у меня не стало. Я начал искать и успешно находить себе новые задачи и обязанности, которые в последствие также делегировал, но опять у меня не становилось больше свободного времени.

Вначале меня это сильно злило, хотя я понимал, что сам специально нахожу себе работу, потому что не хочу останавливаться, не хочу просто лежать и ничего не делать. Я много раз ловил себя на мысли, что отдав ту или иную задачу в чужие руки, появившееся свободное время я потрачу на новые идеи, которые на тот момент уже роились в голове, но никак не на отдых.

Со временем я понял, что так и нужно действовать и жить. Отдать всю работу другим, получать пассивный доход и отойти от дел – это эфемерная мечта, которая, по сути, недостижима. Хотя не совсем верно, она достижима, но если реально поступить так, то, я думаю, такой бизнес долго просуществовать не сможет. Нельзя отходить от дел, нельзя терять сноровку, иначе со временем можно лишиться всего, тем более в такой быстроменяющейся сфере, как Интернет.

И вот теперь, спустя почти четыре года, осознав суть делегирования полномочий, я стараюсь делегировать не для того, чтобы подольше поспать, а для того, чтобы развиваться самому и развивать компанию.

Конец философии, переходим к обсуждению важных вопросов делегирования.

Зачем делегировать?

Пожалуй, на этот вопрос ответить проще всего – чтобы освободить время, которое можно потратить на те моменты, которые до этого оставались без должного внимания, также время можно направить на развитие компании в целом.

Самое главное, как я считаю, делегировав какую-либо задачу, необходимо заполнять освободившееся время чем-то новым, тем, что сможет приносить деньги покрывать затраты на делегирование предыдущей задачи.

Когда делегировать?

Вот тут уже посложнее. Я не знаю на самом деле как правильно, но расскажу по своему опыту, когда именно я начал делегировать. До сих пор я руководствуюсь этим принципом.

Я начинаю делегировать, когда какая-либо задача начинает отнимать у меня слишком много времени. В этот момент я взвешиваю все за и против, подсчитываю возможный прирост прибыли в том случае, если я отдам эту работу другому человеку, после чего нахожу работника.

Очень важно, что перед тем как отдать задачу работнику я всегда сам ею занимаюсь. Т.е. я не отдаю ту работу, которую не выполнял сам и вот когда эта работа начинает отнимать у меня слишком много времени, я её делегирую.

Делегирование полномочий руководителем

Зачем я так поступаю?  Потому что мне сложно требовать от человека выполнения какой-либо задачи, если я сам не знаю, сколько времени на её выполнение требуется и чтобы не ставить невыполнимых дедлайнов я изначально сам проверяю её на себе, а затем уже отдаю сотрудникам.

Финансовый аспект

Стоит отметить, что прежде чем отдать какую-то работу так скажем на аутсорс, я просчитываю финансовую выгоду данного мероприятия. Иногда бывает сложно оценить в денежном эквиваленте, сколько принесёт делегирование тех или иных полномочий. В таких случаях я прибегаю к простому правилу, я высчитываю стоимость одного часа своей времени и прикидываю, сколько времени я трачу на выполнение той задачи, которую я бы хотел делегировать.

Для тех, кто не знает, как высчитать свой час времени, приведу простую формулу:

ЦенаЧаса = Зарплата/(РабочиеЧасыВДень*КоличествоРабочихДнейВНеделю*4Недели)

Для примера возьмём среднего офисного рабочего, в Волгограде такой получает порядка 20 000 рублей, значит час его работы:

ЦенаЧаса  = 20000/(8*5*4) = 125 рублей

Так вот, если общее потраченное время будет больше той зарплаты, которую я планирую платить сотруднику, то ответ становится очевидным – нужно делегировать.

Суть делегирования полномочий

Однако, здесь есть один нюансы.  На самом деле освободившееся время вы можете использовать гораздо продуктивнее и, делегировав задачу, в освободившееся время вы сможете, например, начать выполнять ту работу, которая за час сможет окупить зарплату нового сотрудника (это, конечно, нереально, но я написал про час для наглядности того, о чём я пишу). Таким образом, вы не теряете деньги, из-за того что поручили работу кому-то другому, как может показаться, а наоборот стали на этом зарабатывать.

Кроме того, при передаче дел работнику, можно добавить к его обязательствам какие-либо задачи, которые будут приносить доход. Т.е. не просто отдавать часть работы, чтобы освободить себе время для дополнительного заработка, а также заставить приносить деньги самого сотрудника.

Для того чтобы понять это, мне потребовался год, я писал про то как я переживал из-за якобы упущенных денег, потому что делегировал написание текстов, а потом и их размещение. Сейчас же при делегировании задач я понимаю и примерно оцениваю, сколько денег мне это может принести, а не сколько денег я лишусь.

Как правильно делегировать полномочия?

Собственно ответ на этот вопрос состоит частично из предыдущих, но здесь я подведу итог вышенаписанному.

Итак, как же правильно делегировать?

  1. Когда начинаете чувствовать, что из-за какой-то задачи вы зашиваетесь и не успеваете делать другую работу, то стоит задуматься над передачей этой работы сотруднику.
  2. Перед тем как делегировать задачу, необходимо просчитать финансовую выгодность данного мероприятия.
  3. Если финансовая составляющая не уходит в большой минус после передачи дел сотруднику, то без сомнений нужно делегировать данную работу.

Это вкратце, всего три пункта, но именно на них я опираюсь, когда отдаю работу другому человеку.

P.S.

На самом деле кроме финансовой выгоды, делегирование, конечно же даёт и свободу. Причём не обязательно тратить освободившееся время на поиск новых задач для выполнения, как я написал выше.

Работа ради работы не принесёт морального удовлетворения, а отдыхать очень важно. Как говориться всех денег не заработаешь, поэтому всё же некоторые задачи можно делегировать без финансового выхлопа и тратить появившееся время на отдых, семью и друзей.

Например, у меня в ближайших планах перейти на четырёхдневный рабочий день по 4-5 часов рабочего времени. Большинство задач, пожалуй, кроме финансовых, будут делегированы. Надеюсь, моя продуктивность в рабочие дни вырастит ещё сильнее, об этом я обязательно напишу через полгода-год.

С уважением, Артём Высоков, автор блога vysokoff.ru.

vysokoff.ru